W jaki sposób wprowadzić do ewidencji instalowany w jednostce system monitoringu wizyjnego

W naszej jednostce jest zaplanowana inwestycja w monitoring wizyjny w wysokości 600 tys. zł. Koszt kamer, monitorów itp. to tylko połowa. Oprócz kamer jest także wykonanie dokumentacji, projekty techniczne, materiały elektryczne (kable, przewody), nadzór nad pracami, wykonanie sieci światłowodowej, koszty dostaw i montażu itp. Jak oznakować taki środek trwały i jak ująć go w ewidencji?

System monitoringu wizyjnego jest specyficznym środkiem trwałym składającym się z wielu elementów, często zlokalizowanych w różnych trudno dostępnych miejscach. Sposób tworzenia obiektów inwentarzowych środków trwałych nie został wprost określony w ustawie o rachunkowości (dalej: u.r.). Artykuł 3 ust. 1 pkt. 15 u.r. wskazuje, że aby uznać dany składnik aktywów za środek trwały, powinien on mieć formę rzeczową, jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok, ponadto powinien taki składnik aktywów być kompletny i zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki.

Sposób ujęcia poszczególnych urządzeń w ewidencji bilansowej będzie uzależniony od sposobu ich wykorzystania oraz specyficznych potrzeb jednostki. Można przyjąć, że monitoring wizyjny będzie spełniał swoją rolę w jednostce w momencie, kiedy do systemu będą dołączone wszystkie urządzenia, tj. centrale rejestrujące, monitory, kamery. Przy sposobie ujmowania tego rodzaju elementów w ewidencji bilansowej jednostki rozstrzygające są m.in.: możliwość współpracy poszczególnych urządzeń z innymi urządzeniami, uwarunkowania techniczne i organizacyjne, przewidywany sposób i okres użytkowania urządzeń bez ich przełączania. Określić to można na podstawie dotychczasowych praktyk wykorzystywania podobnych sprzętów w jednostce.