Jak rozliczyć okulary korekcyjne dla pracownika

PROBLEM

1. Na kogo powinna być wystawiona faktura (pracownika czy firmę)?

2. Czy refundacja kosztów szkieł kontaktowych będzie uznana za koszt uzyskania przychodu?

3. W jaki sposób rozliczyć fakturę, gdy jest ona wyższa niż kwota ustalona w zarządzeniu?

RADA

Ad 1. Obowiązujące regulacje prawne (w tym ustawy o podatku dochodowym i podatku VAT) nie określają, na kogo powinna być wystawiona faktura (na pracownika czy pracodawcę). Jednakże to, na kogo jest wystawiona faktura, ma wpływ na wysokość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na refundację i możliwość odliczenia VAT z faktury.

Ad 2. Refundacja kosztów szkieł kontaktowych - w świetle wydawanych interpretacji podatkowych - może nie być uznana za koszt uzyskania przychodu.

Ad 3. W przypadku wystawienia faktury VAT na pracodawcę interpretacje podatkowe (jak też Krajowa Informacja Podatkowa) wskazują, by w koszty zaliczać tylko wartość netto wyliczoną od kwoty stanowiącej limit refundacji (traktowanej jako wartość brutto), a VAT podlega odliczeniu na ogólnych zasadach (w części proporcjonalnej). W przypadku wystawienia faktury na pracownika spółka nie może odliczyć podatku od towarów i usług wykazanego na fakturze VAT, a kwota zwrotu do limitu określonego przez pracodawcę zaliczana jest do kosztów uzyskania przychodów w momencie zapłaty (zwrotu) pracownikowi.

Szczegóły wraz z dekretacją - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Każdy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).