Okres przechowywania dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności socjalnej

Tworzymy zfśs od 5 lat. Jak długo powinniśmy przechowywać dokumentację związaną z przyznawaniem świadczeń z funduszu socjalnego? Za jaki okres możemy ją zniszczyć? Czy możemy zutylizować ją we własnym zakresie, czy musimy powierzyć tę czynność wyspecjalizowanej firmie?

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentów związanych z działalnością socjalną określa pracodawca jako administrator zfśs. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie odnoszą się bezpośrednio do okresu przechowywania dokumentacji powstałej na potrzeby prowadzonej działalności socjalnej. Zatem należy posłużyć się tu ogólną zasadą, zgodnie z którą pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi lub świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Tym samym okresy przechowywania dokumentacji, a co jest z tym związane - przetwarzanie danych na potrzeby działalności socjalnej, muszą być ustalane indywidualnie, w ramach dokonywanych przez pracodawcę, nie rzadziej niż raz w roku, przeglądów danych osobowych, z uwzględnieniem przedawnienia roszczeń lub praw. Kwestie techniczne dotyczące niszczenia dokumentacji związanej z działalnością socjalną nie zostały bezpośrednio uregulowane w przepisach. Przy braku szczególnych wskazań można przyjąć, że nie ma przeszkód do samodzielnego niszczenia dokumentów. Jednak w przypadku większych pracodawców rekomenduje się powierzenie tej czynności wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.