Wyszukaj według identyfikatora
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
Data publikacji: 2022-09-21

Kontrole PIP, ZUS, UODO i US – obowiązki i uprawnienia pracodawcy

Pracodawca może zostać skontrolowany w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych przez różne organy kontrolne. Najczęściej będzie kontrolowany przez PIP w zakresie stosowania regulacji bhp i prawa pracy oraz przez ZUS w kwestii przestrzegania przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.

I. Zasady prowadzenia kontroli przez organy Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Jest uprawniona do stosowania wskazanych w ustawie o PIP środków prawnych mających na celu przywrócenie zgodności ustalonego stanu faktycznego z obowiązującym stanem prawnym.

1. Podmioty podlegające kontroli PIP

Kontroli organów Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:

  • pracodawcy - tj. jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną lub nieposiadające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne, zatrudniające pracowników (na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę); kontrolą w tych podmiotach inspektor pracy może objąć wszelkie zagadnienia związane z zatrudnianiem pracowników, w tym dotyczące prawnej ochrony pracy, legalności zatrudnienia, bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również związane z zatrudnianiem innych osób, w tym wykonujących zlecenie czy świadczących usługi;
  • przedsiębiorcy (tj. osoby fizyczne, osoby prawne) i inne jednostki organizacyjne, w tym niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące działalność gospodarczą lub wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli nie są pracodawcami; podmioty te podlegają kontroli inspektora pracy w zakresie:

- legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy - jeżeli na ich rzecz jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy,

- wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - jeżeli na ich rzecz, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności, jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi,

- przestrzegania przepisów ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni - jeżeli wykonują zarobkową działalność handlową;

  • podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej - w podmiotach tych inspektor pracy przeprowadza kontrolę w zakresie przestrzegania obowiązków dotyczących dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia przy działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru, oraz prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
  • pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, a w szczególności: w zakresie dotyczącym prawidłowości delegowania pracowników na terytorium RP, warunków zatrudnienia pracowników delegowanych, spełnienia przez pracodawcę delegującego wymogów formalnych wskazanych w ustawie;
  • podmioty, od których nie jest wymagany wpis do rejestru świadczenia usług (np. Ochotnicze Hufce Pracy, centra i kluby integracji społecznej, wyspecjalizowane organy wojskowe);
  • podmioty zatrudniające, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych (nakładcy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawcy, na rzecz których wykonują zlecenie osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujący pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, oraz podmioty, w których działa rada nadzorcza) - w zakresie obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy.

2. Cel postępowania kontrolnego

Czynności kontrolne inspektora pracy zmierzają do stwierdzenia, w jakim zakresie podmiot kontrolowany przestrzega regulacji prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Natomiast głównym celem kontroli jest wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości, które występują w danym podmiocie, i przywrócenie stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami. Dokonane ustalenia są dokumentowane przez organ kontrolny.

3. Wszczęcie kontroli

3.1. Zawiadomienie o wszczęciu kontroli u przedsiębiorcy

Przed podjęciem czynności kontrolnych u przedsiębiorcy organ kontroli jest co do zasady zobowiązany do zawiadomienia na piśmie tego podmiotu o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola jest wszczynana wtedy nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, rozpoczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

3.2. Wszczęcie kontroli bez zawiadomienia u przedsiębiorcy

Inspektor pracy nie zawsze zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli. Z tego obowiązku jest zwolniony w szczególności, gdy przeprowadzenie kontroli jest:

  • niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo
  • uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Ponadto bez uprzedniego zawiadamiania organy PIP mogą wszczynać kontrole dotyczące przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, legalności zatrudnienia, wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej czy przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni u przedsiębiorców prowadzących działalność w przemyśle, handlu i rolnictwie. Uprawnienie to zostało zagwarantowane inspektorom pracy w związku z dostosowywaniem przepisów prawa polskiego do norm międzynarodowych. Inspektorzy pracy są upoważnieni do swobodnego wstępu, bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze dnia i nocy, do każdego zakładu pracy podlegającego inspekcji oraz wstępu w ciągu dnia do wszelkich pomieszczeń, jeżeli mogą mieć uzasadnioną podstawę do przypuszczenia, że pomieszczenia te podlegają inspekcji (art. 12 ust. 1 konwencji nr 81 MOP i art. 16 ust. 1 konwencji nr 129 MOP).

W przypadku gdy organ kontroli jest zwolniony z obowiązku zawiadamiania o zamiarze wszczęcia kontroli, swoje czynności w jednostce kontrolowanej może rozpocząć w każdym czasie (o każdej porze dnia i nocy).

3.3. Okazanie legitymacji służbowej

Niezbędnym wymogiem wszczęcia kontroli w każdym podmiocie jest okazanie przez inspektora pracy legitymacji służbowej. Czynność ta stanowi obligatoryjny wymóg formalny kontroli i daje inspektorowi pracy podstawę do podejmowania dalszych działań, mających na celu dokonanie ustaleń kontrolnych.

W przypadku podmiotów niebędących przedsiębiorcami okazanie legitymacji jest jedynym obowiązkiem, jakiego inspektor pracy musi dopełnić, aby wszcząć i prowadzić kontrolę.

3.4. Upoważnienie do prowadzenia kontroli

Jeśli kontroli inspektora pracy podlega przedsiębiorca, oprócz uprzedniego okazania legitymacji służbowej niezbędne jest doręczenie mu upoważnienia. Stanowi ono sformalizowany dokument, który powinien zawierać m.in.: podstawę prawną wszczęcia kontroli, oznaczenie organu kontroli oraz imienia i nazwiska, stanowiska służbowego osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli i numeru jej legitymacji służbowej, datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany termin jej zakończenia, nazwę podmiotu objętego kontrolą oraz jego adres, pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach oraz zakres przedmiotowy kontroli. Upoważnienie powinno zostać podpisane przez osobę je wystawiającą, z podaniem zajmowanego przez nią stanowiska lub funkcji, a także zawierać datę i miejsce jego wystawienia.

Upoważnienie jest wydawane inspektorowi pracy na okres 1 miesiąca, przy czym dopuszcza się przedłużenie czasu trwania kontroli z przyczyn niezależnych od organu kontroli, co wymaga jednak uzasadnienia na piśmie.

Inspektor pracy jest uprawniony do wszczęcia i prowadzenia czynności kontrolnych u przedsiębiorcy jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, gdy:

  • jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
  • przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
  • istnieją okoliczności wskazujące na konieczność niezwłocznego podjęcia działań przez inspektora pracy, np. gdy pracownicy wykonują prace niebezpieczne na wysokości bez środków ochrony zbiorowej lub indywidualnej, gdy istnieje prawdopodobieństwo wykonywania na terenie danego podmiotu pracy przez osoby, którym nie potwierdzono na piśmie warunków ich zatrudnienia.

W razie rozpoczęcia u przedsiębiorcy kontroli tylko na podstawie legitymacji służbowej inspektor pracy powinien niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

​​​​​​​3.5. Wszczęcie kontroli bez zgłaszania obecności podmiotowi kontrolowanemu

Inspektorzy pracy, ze względu na zakres przedmiotowy prowadzonych kontroli, zostali także upoważnieni do rozpoczęcia kontroli bez wcześniejszego zgłaszania podmiotowi kontrolowanemu swojej obecności na terenie danego zakładu pracy (a więc bez wcześniejszego okazania legitymacji służbowej ...

close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00