Przegląd orzecznictwa i interpretacji: Zakupy firmowe – rozliczanie w kosztach podatkowych i odliczanie VAT

W związku z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnicy dokonują licznych zakupów firmowych. Są to zakupy dotyczące bezpośrednio podatnika i zatrudnianych przez niego pracowników.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym oraz ustawy o VAT przewidują wyłączenia i ograniczenia dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów tego rodzaju wydatków oraz odliczania od nich VAT. W związku z tym podatnicy mają wątpliwości:

• które wydatki mogą zaliczać do kosztów,
• kiedy mogą od nich odliczyć VAT i w jakiej wysokości.

Aby podatnik mógł zaliczać wydatki do kosztów podatkowych, muszą one zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie mogą również znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe na podstawie art. 23 updof lub art. 16 updop (art. 22 updof i art. 15 updop). Do wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe zalicza się m.in. wydatki ponoszone na reprezentację podatnika (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Ustawodawca nie tylko wyłącza z kosztów pewne kategorie wydatków, ale również ogranicza wysokość, w jakiej podatnicy mogą je zaliczać do kosztów. Do tego rodzaju wydatków należą wydatki związane z samochodami osobowymi wykorzystywanymi w prowadzonej działalności. W zależności od podmiotu, który je wykorzystuje, oraz sposobu tego wykorzystania podatnik może odliczyć odpowiednio 20%, 75% lub 100% wydatków. Szczegółowo zagadnienie to opisaliśmy w artykule „Jak w 2019 r. rozliczać w kosztach wydatki związane z samochodami osobowymi” w „Mk” nr 1/2019. Wraz z bieżącym numerem „Mk” Prenumeratorzy otrzymali również dodatek z serii Ściąga księgowego „Samochody osobowe - amortyzacja, leasing, eksploatacja i sprzedaż w podatkach dochodowych”.

Jeżeli chodzi o rozliczanie wydatków firmowych w VAT, to podstawowym warunkiem odliczania VAT od tego rodzaju zakupów jest ich związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą opodatkowaną tym podatkiem (art. 86 ustawy o VAT). Przy czym, jak podkreślają organy podatkowe oraz sądy administracyjne, związek ten może mieć charakter zarówno bezpośredni, jak i pośredni. Ustawa o VAT analogicznie do ustaw o podatku dochodowym przewiduje przypadki, w których odliczenie VAT od poniesionych wydatków jest niemożliwe. Przypadki te zostały wprost wymienione w art. 88 ustawy o VAT. Na jego podstawie podatnik nie ma prawa do odliczania VAT m.in. od zakupu usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Przepisy ustawy o VAT wprowadzają też znaczne ograniczenia w odliczaniu VAT od samochodów osobowych wykorzystywanych w prowadzonej działalności. W zależności od tego, czy takie pojazdy są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności, czy też do celów mieszanych, podatnikowi przysługuje odliczenie odpowiednio 100% lub 50% VAT.