Jak rozliczać delegacje z przełomu lipca i sierpnia

Nasi klienci przynoszą często dokumenty związane z odbywaniem przez nich i ich pracowników podróży służbowych. Od 28 lipca br. obowiązuje nowa wysokość diety w podróży służbowej pracownika. Jak mam postąpić w przypadku delegacji, która odbyła się przed tą datą, lecz dokumenty do rozliczenia spłynęły po niej? W jaki sposób rozliczyć podróż, która obejmuje okres zarówno przed, jak i po zmianie przepisów? Na co warto jeszcze zwrócić uwagę, rozliczając delegacje?

Biuro rachunkowe rozliczając klienta, musi pamiętać, że zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W tym akcie wykonawczym zostały określone wysokości diet oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podróż krajowa), jak i poza jego granicami (podróż zagraniczna). I choć jest ono poświęcone sferze budżetowej, to w praktyce musi być stosowane także przez wszystkie inne jednostki. Wynika to z faktu, że wartości diet i innych należności z tytułu odbywania podróży mają znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego zarówno firmy (w tym także organizacji non profit), jak i samego pracownika lub innej osoby odbywającej podróż na zlecenie. Limity zawarte w rozporządzeniu mają też znaczenie dla ujęcia kosztów przedsiębiorcy.