W jaki sposób zaewidencjonować posiłki i napoje regeneracyjne dla pracowników

Zatrudniamy pracowników, którzy pracują w trudnych warunkach. Z jakich przepisów prawnych wynika obowiązek zapewnienia im posiłków i napojów regeneracyjnych? Jak zaksięgować tego rodzaju wydatki oraz jakie konsekwencje one powodują na gruncie prawa podatkowego?

Na pracodawcach ciąży - w ramach zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy - obowiązek nieodpłatnego przyznania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednich posiłków i napojów, o ile jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 kodeksu pracy). Stosownie natomiast do par. 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych należy zapewnić oprócz wody inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny one spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. W myśl par. 8 tego rozporządzenia pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje (powinny one być wydawane w naturze). Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków z uwagi na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, to może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów. Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków powinien ustalać pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników. Posiłki i napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3‒4 godzinach pracy. Napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej. Ponadto pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.