Rozliczenie funkcjonowania rady nadzorczej – koszty podatkowe, ubezpieczenia społeczne i ewidencja

Rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków związanych z funkcjonowaniem rad nadzorczych spółek handlowych (komandytowo-akcyjnych, spółek z o.o. i spółek akcyjnych) oraz innych podatników mających obowiązek lub uprawnienie do ich powołania (np. spółdzielni) i opłacaniem ich członków może sprawiać w praktyce wiele trudności. W publikacji odpowiadamy na najczęstsze wątpliwości podatników.

Rolą rady nadzorczej (dalej: rada) jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Rada nadzorcza składa się z członków powoływanych i odwoływanych odpowiednio uchwałą wspólników (choć umowa spółki może przewidywać inny sposób ich powoływania lub odwoływania) lub przez walne zgromadzenie (ewentualnie w inny sposób, o czym może stanowić statut spółki). W większości spółek członkom rady nadzorczej jest przyznane wynagrodzenie. W wielu spółkach funkcja ta jest sprawowana jednak nieodpłatnie. Wynagrodzenie członków rady nadzorczej określa umowa spółki lub uchwała wspólników, a w spółkach akcyjnych − statut lub uchwała walnego zgromadzenia. Wynagrodzenia członków rady nadzorczej nie są jednak jedynym kosztem związanym z jej funkcjonowaniem. Spółki ponoszą także koszty, m.in.:

• finansowania kursów na członków rad,
• zwrotu członkom rad kosztów związanych z udziałem w jej pracach,
• organizacji posiedzeń rady,
• udostępniania pomieszczeń i sprzętu biurowego członkom rad,
• ubezpieczenia i szkolenia jej członków.

Należy zaznaczyć, że działalność rady nadzorczej jest związana z działalnością gospodarczą spółki. Rada pełni w obrocie gospodarczym ważną rolę, m.in. nadzorując działanie zarządu. Działania rady służą, bez wątpienia, zabezpieczeniu źródeł przychodów podmiotu. Wszystko to oznacza, że wydatki na funkcjonowanie rad nadzorczych, co do zasady, spełniają warunki uznania za koszt podatkowy (zob. art. 15 ust. 1 updop). Obowiązek właściwego udokumentowania tych wydatków i wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem tych wydatków a uzyskaniem przychodu spoczywa na spółce. To ona musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.