Jak zaksięgować miesięczny ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu w celach służbowych

Stały comiesięczny ryczałt za korzystanie z prywatnego telefonu w celach służbowych nie jest zaliczany do kosztów uzyskania przychodów. Ryczałt ten jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ewidencję tego świadczenia na rzecz pracownika prezentujemy w uzasadnieniu.

W przypadku gdy telefon jest własnością pracownika i służy do załatwiania spraw służbowych, a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych, u pracownika powstanie przychód. Przychód ten może jednak pod pewnymi warunkami korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy wolne od podatku dochodowego są: ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Aby jednak wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający w myśl tych przepisów ze zwolnienia od podatku dochodowego, musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Musi więc zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy stanowiących własność pracownika. Wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznany za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Fakt wykorzystywania przez pracowników własnych narzędzi w czasie pracy musi być odpowiednio udokumentowany. Ciężar dowodu spoczywa w tym przypadku na płatniku, który dokonuje obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku.