Potrącenia z wynagrodzeń i zasiłków w 2023 r. - procedura postępowania

Wstęp

Obowiązkiem pracodawcy lub zleceniodawcy jest dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia pracownika albo wierzytelności zleceniobiorcy na podstawie zawiadomienia organów administracji państwowej i komorników. Pracodawca/zleceniodawca musi też na bieżąco informować te podmioty o każdej zmianie okoliczności wpływających na możliwość potrącenia, np. o osiąganiu przez zatrudnionego dłużnika wyłącznie wynagrodzenia minimalnego albo o rozwiązaniu z nim stosunku pracy czy też zakończeniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej. Za uchybienie tym obowiązkom pracodawcy/zleceniodawcy grozi grzywna w wysokości do 5000 zł. Oprócz tego na pracodawcy/zleceniodawcy ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza za naruszenie obowiązków wynikających z zajęcia bądź za złożenie niezgodnego z prawdą oświadczenia o rodzaju przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia albo dokonanie wypłaty zajętej części wynagrodzenia dłużnikowi. Należy bowiem przyjąć, że podmiot zatrudniający pracowników i/lub zleceniobiorców, uchybiając swoim obowiązkom związanym z egzekucją, wyrządził szkodę wierzycielowi.

Jednocześnie należy pamiętać, że wynagrodzenie za pracę jest chronione przed nadmiernymi potrąceniami przez przepisy Kodeksu pracy, które wyznaczają granice potrąceń i kwoty wolne od potrąceń. W niektórych przypadkach taką ochroną objęte są wierzytelności przysługujące osobom zatrudnionym na innej podstawie niż stosunek pracy, np. zleceniobiorcom czy wykonawcom umowy o dzieło. Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego doprecyzowują zasady potrąceń m.in. dla osób niebędących pracownikami, posłów i senatorów czy osób bezrobotnych, którzy otrzymują zasiłki dla bezrobotnych, dodatki aktywizacyjne oraz stypendia. W określonych warunkach u tych osób także trzeba stosować zarówno granicę potrącenia, jak i kwotę wolną od potrąceń.

Dokonując potrąceń, należy zwrócić uwagę na wiele czynników mających wpływ na wielkość potrącenia, m.in. wysokość stosowanych kwot wolnych. Już nie tylko czynniki podatkowe, jak koszty uzyskania przychodu czy kwota zmniejszająca podatek, o tym decydują, ale także inne ulgi podatkowe przysługujące podatnikowi (np. ulga dla osób w wieku do 26 lat, dla pracujących emerytów, ulga dla rodziców 4+ oraz ulga relokacyjna) czy kwestia przynależności bądź nie do PPK. W związku z tym występuje obecnie wiele kwot wolnych od potrąceń, co dodatkowo komplikuje czynności związane z potrącaniem należności z wynagrodzenia i zasiłków.

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac,

autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Bożena Goliszewska-Chojdak

specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem

w dziale kadrowo-płacowym, prawnik

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Natomiast pracodawca może, w ściśle określonych warunkach i granicach, zaspokajać z wynagrodzenia za pracę zobowiązania zarówno wobec siebie, jak i innych podmiotów. Mówimy wówczas o potrąceniu z wynagrodzenia za pracę.

Potrącenia z wynagrodzenia netto

Potrąceń z wynagrodzenia należy dokonywać od kwoty do wypłaty (tzw. netto), a zatem po odliczeniu od wynagrodzenia za pracę obowiązkowych należności, tj. składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy, a także wpłaty na PPK u pracownika będącego ich uczestnikiem.

Z uwagi na to, że w Kodeksie pracy nie wymieniono wśród tych odliczeń wprost składki na ubezpieczenie zdrowotne, istniały spory, czy ustalając podstawę do potrąceń, należy ją również odliczać czy nie. Pracodawcy mieli z tym duży problem, gdyż spotykali się z różnymi opiniami. Jedni eksperci byli za stosowaniem przepisu Kodeksu pracy zgodnie z jego literalnym brzmieniem, czyli bez odliczania składki zdrowotnej, inni z kolei uważali, że trzeba ją odjąć, skoro stanowi obowiązkowe obciążenie wynagrodzenia pracownika.

Powyższy problem rozstrzygnęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 16 października 2007 r. Departament Prawa Pracy MPiPS wyjaśnił:

Zdaniem departamentu obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 Kodeksu pracy, obejmują nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli pracownik w wieku powyżej 26 lat (który nie korzysta z pozostałych ulg podatkowych), zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje wynagrodzenie w minimalnej wysokości, tj. w 2023 r. od 1 lipca do 31 grudnia – 3600 zł brutto (do 30 czerwca była to kwota 3490 zł), ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (250 zł), złożył PIT-2 (w celu stosowania kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 300 zł miesięcznie) i nie jest uczestnikiem PPK, to aby ustalić kwotę do wypłaty i podstawę do potrąceń, należy dokonać następujących obliczeń:

Krok 1. Ustalić podstawę wymiaru i kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika:

● 3600 zł × 13,71% = 493,56 zł.

Krok 2. Ustalić podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i kwotę składki zdrowotnej:

● podstawa wymiaru: 3600 zł – 493,56 zł = 3106,44 zł,

● składka do przekazania do ZUS i odliczenia z wynagrodzenia pracownika: 3106,44 zł × 9% = 279,58 zł.

Krok 3. Ustalić podstawę opodatkowania:

● 3600 zł – 493,56 zł – 250 zł = 2856,44 zł; po zaokrągleniu 2856 zł.

Krok 4. Ustalić zaliczkę na podatek dochodowy:

● (2856 zł × 12%) – 300 zł = 42,72 zł.

Krok 5. Ustalić kwotę zaliczki na podatek (podlegającą wpłacie do US):

● 42,72 zł; po zaokrągleniu 43 zł.

Krok 6. Ustalić kwotę do wypłaty:

● 3600 zł – 493,56 zł – 279,58 zł – 43 zł = 2783,86 zł.

Odliczenie kwot wcześniej wypłaconych

Z wynagrodzenia za pracę (przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek, wpłaty na PPK) można odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). Regulacja ta ułatwia pracodawcy odzyskanie nadpłaconego wynagrodzenia.

Odliczenie polega na zmniejszeniu – bez zgody pracownika – wypłacanego w danym miesiącu wynagrodzenia o kwotę wynagrodzenia wypłaconego w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje, np. za udział w strajku czy z powodu urlopu bezpłatnego (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89). Natomiast pracownik otrzymujący wynagrodzenie „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas, z mocy przepisu szczególnego, zachowuje prawo do wynagrodzenia (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, OSNP 1995/16/202; wyrok SN z 14 listopada 1996 r., I PRN 112/96, OSNP 1997/11/191).

Pracodawca może odliczyć nienależne wynagrodzenie również w sytuacji, gdy po jego otrzymaniu w pełnej wysokości pracownik zachorował, i za ten okres przysługuje mu 80% wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłku). Przy odliczeniu nie obowiązuje ani kwota wolna, ani graniczna.

Pracodawca może odliczyć nadpłacone wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, tylko w najbliższym terminie płatności przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89). Najbliższy termin płatności należy rozumieć jako najbliższą, kolejną wypłatę, ale konkretnemu pracownikowi, a nie najbliższy termin wypłaty nadchodzący zgodnie z tym przyjętym w firmie (wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96).

Wynagrodzenie za wadliwie wykonaną pracę

Pracodawca powinien tak ustalić wysokość wynagrodzenia za pracę, aby odpowiadało ono w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Natomiast pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub z umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Dlatego zatrudniony musi dołożyć wszelkich starań, aby efekt jego pracy przynosił pracodawcy korzyści, a nie narażał go na straty. Tylko wówczas pracownik może domagać się pełnej, umówionej zapłaty. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy).

Jedną z przesłanek pozbawiających pracownika wynagrodzenia jest wadliwe wykonanie z jego winy produktów lub usług. Pracodawca musi jednak udowodnić winę pracownika zarówno umyślną, jak i nieumyślną, czyli ustalić, że wadliwość produktów lub usług jest konsekwencją złej jakości pracy pracownika, tj. niezachowania należytej staranności przy jej wykonywaniu. W przeciwnym razie pozbawienie pracownika wynagrodzenia jest bezpodstawne i stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom.

Gdy obniżenie jakości produktu lub usługi nastąpiło w wyniku udowodnionej winy pracownika wskutek wadliwie wykonanej przez niego pracy, pracodawca może zmniejszyć jego wynagrodzenie proporcjonalnie do stopnia obniżenia jakości produktu (lub usługi). Jeżeli więc wady powodują, że produkt (usługa) jest całkowicie bezwartościowy, wynagrodzenie za jego wykonanie w ogóle nie przysługuje. Natomiast gdy wadami lub usterkami jest dotknięta tylko część pracy – wynagrodzenie nie przysługuje za tę właśnie część (wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z 20 lutego 1979 r., I P 142/79). Pracodawca dokonuje oceny wyrobów lub usług pod względem wadliwości, odnosząc się do wymagań Polskich Norm, norm branżowych lub zakładowych.

Jeżeli pracownik usunął wadliwość produktu lub usługi, przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu lub usługi, z tym że za czas pracy przy usuwaniu wady wynagrodzenie nie przysługuje. Nie ma wówczas znaczenia, czy taka praca miała miejsce w obowiązkowym czasie pracy czy w godzinach nadliczbowych (art. 82 § 2 Kodeksu pracy).

Nie można jednak odebrać pracownikowi wynagrodzenia lub obniżyć go w sytuacji, gdy wadliwość nie powstała z winy pracownika, lecz jest następstwem wpływu innych czynników, za które pracownik nie ponosi odpowiedzialności, np. ukrytych wad materiału, niesprawnych narzędzi, usterek w wykorzystywanej technologii.

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia

Do nadpłaty wynagrodzenia może dojść w sytuacji, gdy wskutek błędnego obliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc pracownik otrzyma kwotę wyższą, niż powinien. Pracodawca, któremu zależy na odzyskaniu bezzasadnie wypłaconego wynagrodzenia, może potrącić nadpłaconą kwotę wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika. Jeśli takiej zgody nie ma, pozostaje mu złożenie pozwu w postępowaniu cywilnym z żądaniem zwrotu nadpłaty na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Samowolne obniżenie wynagrodzenia pracownika, nawet wówczas, gdy wcześniej zostało zawyżone, daje pracownikowi podstawę do wystąpienia do pracodawcy z roszczeniem o jego wypłatę. Stanowisko to potwierdził Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 1 lipca 2009 r. w sprawie zasad dokonywania potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia pracownika (zn. GPP-110-4560-43/09/PE/RP).

Jeśli dochodzi do sytuacji, kiedy pracodawca omyłkowo wypłaca pracownikowi zawyżone wynagrodzenie, a pracownik nie wyraża zgody na zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. W takim przypadku pracodawca ma prawo domagać się od pracownika zwrotu nadpłaconej kwoty, wykazując, że pracownik otrzymał świadczenie o wiele wyższe niż należne i w związku z tym powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu.

W przypadku rozstrzygnięcia korzystnego dla pracodawcy będzie on mógł dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika na podstawie art. 87 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. W tego rodzaju sytuacjach pracodawca musi jednak liczyć się z tym, że – zgodnie z linią orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz poglądami ekspertów prawa pracy – pracownik, w sytuacji gdy otrzymuje zawyżone świadczenie, ma prawo uważać, że jako świadczenie spełnione przez pracodawcę, czyli podmiot profesjonalny, posługujący się wyspecjalizowanymi służbami, jest ono zasadne i nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305; wyrok SN z 20 czerwca 2001 r., I PKN 511/00, OSNP 2003/9/218).

Potrącenia ustawowe

Potrącenia z wynagrodzeń można podzielić na 2 grupy:

1) ustawowe, czyli takie, które nie wymagają zgody pracownika, i

2) pozostałe – dobrowolne, przy dokonywaniu których pisemna zgoda pracownika jest bezwzględnie konieczna.

Bez zgody pracownika potrąceniom z wynagrodzenia netto (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i zaliczki na podatek) podlegają tylko następujące należności (art. 87 § 1 Kodeksu pracy):

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy (za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).

Potrąceń dokonuje się w wyżej wymienionej kolejności. Świadczy to o pewnej hierarchii, czyli konkretne należności mają pierwszeństwo przed innymi. Jest to szczególnie ważne przy zbiegu kilku różnych potrąceń.

Świadczenia alimentacyjne

Zdecydowanie uprzywilejowanymi należnościami są alimenty i to one są na pierwszym miejscu, jeśli chodzi o kolejność potrąceń. Zatem najpierw muszą być zaspokojone świadczenia alimentacyjne, a dopiero po ich ściągnięciu, gdy jeszcze pozostanie odpowiednia ilość środków, można potrącać kolejne wierzytelności.

Uzyskanie sum na zaspokojenie alimentów może nastąpić w trybie postępowania egzekucyjnego, tj. przy udziale komornika, lub bez takiego postępowania.

Postępowanie egzekucyjne

Egzekucja z wynagrodzenia za pracę należy do komornika przy sądzie rejonowym ogólnej właściwości dłużnika. Aby doszło do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wierzyciel, po uzyskaniu orzeczenia zasądzającego alimenty, zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, musi wystąpić z pisemnym wnioskiem do komornika. To on odszukuje dłużnika, jego pracodawcę i zawiadamia o zajęciu wynagrodzenia. W związku z prowadzeniem egzekucji przez komornika pracodawca ma następujące obowiązki:

1) nie może wypłacać dłużnikowi, poza częścią wolną od zajęcia, żadnego wynagrodzenia, lecz przekazywać zajęte wynagrodzenie bezpośrednio wierzycielowi (zawiadamiając komornika o pierwszej wypłacie) albo komornikowi, w przypadku gdy do wynagrodzenia jest lub zostanie w dalszym toku postępowania egzekucyjnego skierowana jeszcze inna egzekucja, a wynagrodzenie w części wymagalnej nie wystarcza na pokrycie wszystkich egzekwowanych świadczeń wymagalnych. Stosownie do okoliczności komornik może wezwać pracodawcę do przekazywania mu zajętego wynagrodzenia bezpośrednio;

2) na wezwanie komornika w ciągu tygodnia od zajęcia wynagrodzenia (art. 882 Kodeksu postępowania cywilnego) musi:

● przedstawić za okres 3 miesięcy poprzedzających zajęcie, za każdy miesiąc oddzielnie, zestawienie periodycznego wynagrodzenia dłużnika za pracę oraz oddzielnie jego dochodu ze wszystkich innych tytułów,

● podać, w jakiej kwocie i w jakich terminach zajęte wynagrodzenie będzie przekazywane wierzycielowi,

● w razie istnienia przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę złożyć oświadczenie o rodzaju tych przeszkód, a w szczególności podać, czy inne osoby roszczą sobie prawa, czy i w jakim sądzie toczy się sprawa o zajęte wynagrodzenie oraz o jakie roszczenia została skierowana do zajętego wynagrodzenia egzekucja przez innych wierzycieli;

3) musi niezwłocznie zawiadomić komornika oraz wierzyciela o każdej zmianie okoliczności, które uniemożliwiają dokonywanie potrąceń;

4) w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem, zamieścić wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne.

Odpowiedzialność pracodawcy za dokonywanie potrąceń

Za niewypełnienie wskazanych obowiązków wobec komornika na pracodawcę może być nałożona sankcja w postaci grzywny w wysokości do 5000 zł, która może być powtarzana w przypadku dalszego uchylania się od tych obowiązków (art. 886 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Oprócz tego na pracodawcy ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza za naruszenie obowiązków wynikających z zajęcia bądź za złożenie niezgodnego z prawdą oświadczenia o rodzaju przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia albo dokonanie wypłaty zajętej części wynagrodzenia dłużnikowi. Należy bowiem przyjąć, że pracodawca, uchybiając swoim obowiązkom związanym z egzekucją, wyrządził szkodę wierzycielowi.

Postępowanie bezegzekucyjne

Potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego, czyli bez udziału komornika. Wierzyciel, np. rodzic, który reprezentuje dziecko w sprawie o alimenty, może po uzyskaniu tytułu wykonawczego wystąpić z wnioskiem o dokonywanie potrąceń bezpośrednio do zakładu pracy dłużnika. Wówczas potrącanie odbywa się na podstawie wniosku wierzyciela z załączonym tytułem wykonawczym. Złożenie tych dokumentów wywołuje takie same skutki prawne jak pismo złożone przez komornika o zajęciu określonej części wynagrodzenia pracownika.

Pracodawca, do którego zwróci się wierzyciel, przyjmuje na siebie wszystkie obowiązki, które ma komornik. Tym samym musi liczyć się z omówionymi sankcjami w razie uchybienia obowiązkom, które na nim spoczywają.

Pracodawca nie może dokonywać potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych bez postępowania egzekucyjnego, gdy:

● świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,

● wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej (wykonywanej przez komorników) lub administracyjnej (wykonywanej m.in. przez naczelników urzędów skarbowych lub dyrektorów oddziałów ZUS).

Wzór informacji pracodawcy o potrąceniu bezegzekucyjnym

Należności inne niż alimentacyjne

Najczęściej występującymi należnościami niealimentacyjnymi są zaciągane przez pracownika kredyty albo pożyczki, których potem nie spłaca, lub nieopłacane daniny państwowe. Pracownik jako podatnik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec budżetu państwa czy samorządu, jeżeli nie płaci podatków, składek na ZUS lub nie reguluje innych opłat. Długi te są egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych w drodze egzekucji sądowej albo administracyjnej. Organem egzekucyjnym w administracji jest np.:

● naczelnik urzędu skarbowego,

● dyrektor oddziału ZUS lub

● dyrektor izby celnej.

Tryb prowadzenia obu egzekucji przebiega podobnie jak procedury omówione przy ściąganiu świadczeń alimentacyjnych. Obowiązki pracodawcy w zakresie dokonywania potrąceń na podstawie tytułu wykonawczego są w tym przypadku takie same jak przy egzekwowaniu innych należności.

Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik musi pobrać z firmy pewną kwotę pieniędzy na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, np. na zakup materiałów, surowców, paliwa, delegacje. Kwoty te podlegają obowiązkowi zwrotu lub wyliczenia się.

Pracodawca ma prawo potrącić zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, jeżeli ten nie rozliczył się z nich lub nie zwrócił nadwyżki w terminie, w którym miał obowiązek to zrobić. Trzeba przy tym pamiętać o zachowaniu kolejności potrąceń. Zaliczki są bowiem dopiero na 3 miejscu, po alimentach i innych świadczeniach z tytułem wykonawczym.

Pojęcia zaliczki pieniężnej nie można interpretować rozszerzająco. Zaliczką nie jest zatem część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego przed terminem jego wymagalności, chyba że strony umówiły się inaczej (wyrok SN z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291). Chodzi tu o tzw. wynagrodzenie akonto. Gdy nadchodzi termin wypłaty wynagrodzenia, pracownik otrzymuje pozostałą część pensji.

Kary porządkowe

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może zastosować karę pieniężną. Kara pieniężna zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń na podstawie tytułów wykonawczych i zaliczek (art. 108 § 3 Kodeksu pracy). Kara ulega bowiem potrąceniu dopiero jako ostatnia. Środki z tytułu kar porządkowych nie zwiększają aktywów pracodawcy, lecz powinny być przeznaczone na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie.

Granice potrąceń

W ramach ochrony wynagrodzenia za pracę ustawodawca wytyczył granice, do których można zmniejszać wynagrodzenie, biorąc pod uwagę, że pensja pracownicza stanowi źródło utrzymania pracownika i ewentualnie jego rodziny.

Tabela 1. Granice potrąceń i maksymalna suma potrąceń przy zbiegu tytułów egzekucyjnych

Niezależnie od wskazanych wyżej granic potrąceń, kary pieniężne podlegają potrąceniom w granicach określonych w art. 108 Kodeksu pracy. Oznacza to, że kary te można potrącić w wysokości jednodniowego wynagrodzenia za jedno przewinienie, przy czym nie mogą one przewyższać 1/10 części wynagrodzenia. Należy pamiętać, że ograniczenie potrącenia do 3/5 wynagrodzenia nie dotyczy takich świadczeń, jak nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (trzynastka) i należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej – pod warunkiem że potrąceń dokonuje się na pokrycie świadczeń alimentacyjnych. Świadczenia te podlegają wówczas egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości (art. 87 § 5 Kodeksu pracy).

Kwoty wolne dla potrąceń obowiązkowych

Pracodawca, dokonując potrąceń z wynagrodzenia, musi pozostawić pracownikowi pewną kwotę o wypłaty. Zatem pracownik zawsze otrzyma przynajmniej kwotę wolną od potrąceń, której nie można naruszyć. Do wyjątków należy sytuacja, gdy potrącenia dokonuje się na poczet alimentów. Wówczas nie ma kwoty wolnej od potrąceń, ale działa ograniczenie potrącenia do 3/5 wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie za pracę a kwota wolna od potrąceń

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości określonej w art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy, tj.:

● minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● 75% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniach określonych wyżej – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

● 90% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniach określonych wyżej – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy.

Kwota wolna od potrąceń zmienia się zazwyczaj wraz z początkiem każdego roku kalendarzowego, kiedy podwyżce ulega minimalne wynagrodzenie za pracę. W 2023 r. kwota wolna zmienia się dwukrotnie, tj. w styczniu i lipcu, wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę. Kwota wolna jest liczona od ustawowej minimalnej płacy po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy i wpłaty na PPK u dłużnika – uczestnika – czyli od wynagrodzenia netto. Stąd wpływ na wysokość kwoty wolnej mają również takie elementy, jak zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (tzw. kwota wolna od podatku), a także korzystanie podatnika z ulg podatkowych i oczywiście ewentualne uczestnictwo w PPK.

Kwota wolna od potrąceń nie musi być bezwzględnie taka sama dla wszystkich pracowników. Inna obowiązuje tych, którzy złożyli pracodawcy oświadczenie PIT-2 pozwalające m.in. na pomniejszanie zaliczki na podatek o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (w 2023 r. – 300 zł), a inna tych, którzy takiego oświadczenia nie złożyli lub rozłożyli wysokość ulgi podatkowej na kilka źródeł przychodu. Przypomnijmy, że od 2023 r. podatnik może złożyć oświadczenie PIT-2 maksymalnie u 3 płatników podatku dochodowego (m.in. w zakładzie pracy, u zleceniodawcy, w ZUS, KRUS). Wówczas podatek dochodowy pomniejszany jest proporcjonalnie o kwotę stanowiącą:

● 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł przy wyborze 1 podmiotu),

● 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł w każdym z 2 podmiotów) lub

● 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł w każdym z 3 podmiotów).

Na wysokość kwoty wolnej mają wpływ również koszty uzyskania przychodów. U pracowników stosuje się miesięczne koszty kwotowe zryczałtowane w 2 stawkach – podstawowe 250 zł oraz podwyższone tzw. zamiejscowe – 300 zł. Zatem, kwota wolna od potrąceń zależy także od tego, do jakich kosztów uzyskania przychodów dany pracownik ma prawo.

Jest również grupa pracowników, w przypadku których stosuje się koszty mieszane, tj. kwotowe ze stosunku pracy, oraz koszty procentowe z tytułu praw autorskich (50%). Te koszty procentowe stosuje się, o ile pracownik uzyskuje przychód za wykonanie pracy, w wyniku której powstał utwór będący przedmiotem prawa autorskiego lub pokrewnego oraz gdy twórca dokona rozporządzenia prawami autorskimi do swojego utworu. Jeżeli więc umowa o pracę nie stanowi inaczej i pracownik wykonuje również działalność twórczą, to wynagrodzenie za tę pracę co do zasady stanowi równocześnie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych. Tylko do tego wynagrodzenia można zastosować 50% koszty. Od reszty pensji, a więc za zwykłe obowiązki służbowe, odliczane są koszty kwotowe. Aby ustalić kwotę wolną od potrąceń w przypadku stosowania 2 odmiennych norm kosztów uzyskania przychodów, należałoby obliczyć kwotę wolną przypisaną do minimalnego wynagrodzenia z kwotowymi kosztami i z kosztami autorskimi, a potem obie kwoty zsumować.

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 27 maja 2011 r. (zn. GPP-364-4560-15-1/11/PE/RP) zajął stanowisko w sprawie kwoty wolnej od potrąceń przy przychodach, do których stosuje się różne koszty uzyskania przychodów. Wynika z niego, że kwota wolna od potrąceń powinna zostać ustalona w oparciu o zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (250 zł lub 300 zł). Jest to opinia praktyczna, ale nie do końca prawidłowa z formalnego punktu widzenia.

W obecnym stanie prawnym u wszystkich pracowników, bez względu na staż pracy, występuje kwota wolna od potrąceń, której podstawą jest 100% wynagrodzenia minimalnego.

Przy obliczaniu kwoty wolnej należy uwzględniać składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Co prawda Kodeks pracy mówi tylko o odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy, pomijając składkę zdrowotną, jednak nie sposób tej składki pominąć. Przy obliczaniu kwoty wolnej od potrąceń należy więc uwzględniać składkę na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ jest ona, obok składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek, obowiązkowym obciążeniem wynikającym z ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Pracodawca, będąc płatnikiem, ma obowiązek pobrać tę składkę z dochodu pracownika.

Analogicznie jest z obliczaniem wynagrodzenia, z którego potrącenia są dokonywane. Podstawą potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek społecznych, zaliczki na podatek oraz składki zdrowotnej, skoro są to obowiązkowe narzuty, które pracodawca jako płatnik ma obowiązek potrącić z dochodu pracownika. Do odliczenia jest jeszcze wpłata na PPK, gdyby pracownik dokonywał wpłat na PPK.

W uchwale z 2 lutego 2016 r. (III UZP 18/15, OSNP 2016/8/105) Sąd Najwyższy uznał, że składka na ubezpieczenie zdrowotne ulega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy jedynie w tej części, którą oblicza się od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru tej składki. Jest to szczególnie istotne m.in. przy obliczaniu podstawy dokonania potrącenia w przypadku zbiegu różnych wypłat, tj. zarówno stanowiących podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, jak i tylko opodatkowanych, np. zasiłków czy odpraw zwolnionych ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Warto przypomnieć, że gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, o którym mowa w art. 85 ust 1–13 ustawy zdrowotnej (np. pracodawcę, zleceniodawcę), jest wyższa od hipotetycznej zaliczki podatkowej, obliczonej według zasad obowiązujących 31 grudnia 2021 r. (przed wejściem Polskiego Ładu), składkę tę obniża się do wysokości tej kwoty (art. 83 ustawy zdrowotnej). Analogicznie obniża się składkę zdrowotną w przypadku podatników korzystających z ulg podatkowych:

● do 26 lat,

● relokacyjnej (dla osób przenoszących miejsce zamieszkania do Polski),

● dla rodziców 4+,

● dla pracujących emerytów niepobierających świadczenia.

Wątpliwości mogą pojawić się też w kwestii wysokości kwot wolnych od potrąceń w przypadku wypłat na przełomie roku (w kolejnym roku kalendarzowym). Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 26 stycznia 2011 r. w sprawie kwoty wolnej od potrąceń przy wypłatach należności za rok poprzedni w roku następnym (zn. GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP), dokonując potrąceń z wynagrodzenia za pracę, pracodawca jest zobowiązany stosować kwotę wolną od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dacie dokonywania potrącenia.

Warto zaznaczyć, że Krajowa Rada Komornicza stoi na innym stanowisku, uważając, iż wyliczenia dokonuje się za miesiąc, którego wynagrodzenie dotyczy, a nie, w którym jest wypłacane (pismo Biura Krajowej Rady Komorniczej z 18 stycznia 2011 r. w sprawie kwoty wolnej od potrąceń przy wypłatach należności za rok poprzedni w roku następnym, zn. KRK/IV/117/11).

Jak liczyć kwotę wolną od potrąceń

W 2023 r. wynagrodzenie minimalne wynosi do 30 czerwca 2023 r. 3490 zł, a od 1 lipca do 31 grudnia – 3600 zł (dla osób zatrudnionych na pełny etat). Podstawowe koszty uzyskania przychodów (kup) wynoszą 250 zł, a miesięczna kwota zmniejszająca podatek – 300 zł. Składka na ubezpieczenie zdrowotne w 2023 r. wynosi 9%. Obciążenie pracownika z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wynosi łącznie co do zasady 13,71%. Znając te parametry, można wyznaczyć kwotę wolną od potrąceń, tj. kwotę netto wynagrodzenia.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (art. 87¹ § 2 Kodeksu pracy). Ustala się je, obliczając najpierw minimalne wynagrodzenie brutto według części etatu, a następnie odliczając składki ZUS (w tym zdrowotną), zaliczkę na podatek oraz wpłaty na PPK. Ze względu na wysoką kwotę zmniejszającą podatek dochodowy, przy cząstce etatu i niskim wynagrodzeniu zaliczka na podatek dochodowy wynosi 0. Stąd konieczność przeliczenia zaliczki podatkowej według przepisów obowiązujących 31 grudnia 2021 r. dla celów obniżenia składki zdrowotnej do wysokości tzw. hipotetycznego podatku dochodowego. Stąd przyjmuje się, że podstawą do wyznaczenia kwoty wolnej powinno być wynagrodzenie netto obliczone dla danej części etatu. Brak jest natomiast podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca (np. w związku z urlopem bezpłatnym, wychowawczym). Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy 3 lipca 2008 r. (pismo nr GPP-306-4560-457/08/PE) poinformował, że:

Kwoty wolne od potrąceń są inne, gdy pracownik ma prawo do zwiększonych o 25% kosztów uzyskania przychodów (zamiejscowych) i/lub nie złożył oświadczenia uprawniającego do stosowania ulgi podatkowej. Sama kwota ulgi podatkowej (zgodnie ze złożonym oświadczeniem) ma znaczenie. Bowiem podatnik może korzystać z kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 100 zł, 150 zł lub 300 zł w zależności od tego, w ilu podmiotach złożył to oświadczenie.

Na wysokość kwot wolnych wpływa również uczestnictwo w PPK. Przy obliczaniu wynagrodzenia jako podstawy dokonywania potrąceń, jak również kwoty wolnej, trzeba bowiem uwzględnić wpłaty związane z uczestnictwem w programie. Obsługując pracownicze plany kapitałowe (PPK), należy pamiętać, że:

1) wpłatę podstawową finansują:

● pracownik w wysokości 2%,

● pracodawca w wysokości 1,5%,

● podstawę naliczenia wpłaty stanowi wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu wypłacone w danym miesiącu, a nie należne za dany miesiąc;

2) od wpłaty finansowanej przez pracodawcę nie pobiera się składek na ZUS; stanowi ona jednak opodatkowany przychód pracownika, który powstaje w miesiącu dokonania wpłat przez pracodawcę do wybranej instytucji finansowej;

3) wpłata finansowana przez pracownika jest potrącana z jego dochodu po opodatkowaniu.

Wysokość kwot wolnych uzależniona jest także od ulg podatkowych, z jakich może korzystać podatnik. W takim przypadku kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę nie ulega bowiem pomniejszeniu o zaliczkę na podatek.

Tabela 2. Ulgi podatkowe mające wpływ na wysokość kwoty wolnej od potrąceń (art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof)

Dla osoby korzystającej z powyższych ulg, kwota wolna, tj. wynagrodzenie minimalne, jest pomniejszana o składki ZUS oraz ewentualną wpłatę na PPK.

Potrącenia dobrowolne

W praktyce pracownik może mieć nie tylko zadłużenia, które Kodeks pracy wymienia i dopuszcza ich potrącanie bez zgody zatrudnionego, ale także inne obciążenia, np. raty pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składki na związki zawodowe, składki na ubezpieczenie na życie. Należności innego rodzaju niż wymienione w Kodeksie pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika, ale tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Wszelka inna forma – ustna, dorozumiana – jest nieważna (wyrok Sądu Najwyższego z 1 października 1998 r., I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684).

Zgoda pracownika – przykładowy wzór

Potrącenia dobrowolne, bez uzyskania pisemnej zgody pracownika, stają się bezprawne w dniu wypłaty pracownikowi zaniżonej pensji.

Wykroczeniem pracodawcy przeciwko prawom pracownika jest również dokonanie potrącenia po cofnięciu przez pracownika zgody na potrącenia. Pracownik może w każdej chwili cofnąć na piśmie wyrażoną wcześniej zgodę (do momentu dokonania potrącenia), bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Pracownik powinien wyrazić pisemną zgodę na potrącenie konkretnego rodzaju należności. Kwota i tytuł potrącenia muszą być mu znane. Podpisywanie zgody na potrącenie w przyszłości bliżej nieokreślonych kwot należności, np. z tytułu ewentualnych niedoborów w kasie zakładowej, jest nieważne. Skutku nie wywoła również zgoda na potrącenie z wynagrodzenia świadczeń, których ponoszenie należy do obowiązków pracodawcy. Przykładami mogą tu być koszty wstępnych lub okresowych badań lekarskich, posiłków profilaktycznych czy odzieży roboczej.

Kwoty wolne dla potrąceń dobrowolnych

Również w przypadku potrąceń dobrowolnych pracodawcę ograniczają kwoty wolne, których wysokość zależy od tego, na czyją rzecz takie potrącenia są dokonywane.

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości określonej w art. 91 § 2 Kodeksu pracy, tj. w wysokości:

● minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wpłat do PPK u osoby oszczędzającej – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

● 80% kwoty określonej wyżej – przy potrącaniu należności na rzecz innych podmiotów.

Tabela 3. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 3.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 4. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK)

– od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 4.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 5. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę)

Tabela 5.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę)

Tabela 6. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych dla pracownika niekorzystającego ze zwolnień podatkowych, uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę) – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 6.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych dla pracownika niekorzystającego ze zwolnień podatkowych, uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 7. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych), który przystąpił do PPK

Tabela 7.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych), który przystąpił do PPK

Tabela 8. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 8.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

W razie zbiegu potrąceń przymusowych i dobrowolnych najpierw należy dokonać obciążeń przymusowych. Dopiero gdy pozostaną wystarczające środki (i zostaną zachowane kwoty wolne) można je dalej rozdzielać między kolejnych wierzycieli.

Wynagrodzenie podlegające potrąceniom

Kodeksowej ochronie przed potrąceniami podlega nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, lecz także dodatkowe składniki wynagrodzenia – zarówno o charakterze obowiązkowym, jak i dobrowolnym, m.in. premie, dodatki i nagrody. Ochronie tej podlegają również inne świadczenia o charakterze finansowym, niebędące wynagrodzeniem za pracę w ścisłym znaczeniu, jednak pozostające w związku ze stosunkiem pracy, m.in.: ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nagroda jubileuszowa, odprawa emerytalna, odprawa rentowa, odprawa pieniężna w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z przyczyn dotyczących pracodawcy, odszkodowanie za rozwiązanie umowy o pracę z naruszeniem prawa (wyrok SN z 12 maja 2005 r., I PK 248/04, OSNP 2006/1–2/12), wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, wynagrodzenie urlopowe.

Jeżeli w danym miesiącu, oprócz periodycznego wynagrodzenia, dochodzi do wypłaty składników za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna, nagroda roczna), wówczas potrąceń należy dokonywać od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki.

Potrącenia ze świadczeń finansowanych z zfśs

Świadczenia pieniężne z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie są składnikami wynagrodzenia za pracę, ale są to niewątpliwie świadczenia związane ze stosunkiem pracy. Nie mieszczą się jednak w pojęciu pracowniczych należności, a to oznacza, że nie mogą być potrącane na podstawie zajęcia samego tylko wynagrodzenia za pracę. Podlegają egzekucji w całości, ale wtedy, gdy zajęcie zostanie rozszerzone także o inne wierzytelności lub gdy zajęcie obejmuje wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia ze stosunku pracy.

Ochrona przed potrąceniami, wynikająca z Kodeksu pracy, dotyczy tylko wynagrodzenia w rozumieniu przepisów prawa pracy. Natomiast przewidziane w Kodeksie postępowania cywilnego potrącenia z wynagrodzenia dotyczą wynagrodzenia w szerszym tego słowa znaczeniu, a tym samym dotyczą w ogóle możliwości dokonania potrącenia. Rozszerzenie definicji wynagrodzenia za pracę następuje wyłącznie na podstawie przepisów egzekucyjnych, a nie przepisów prawa pracy.

Ponieważ świadczenie z zfśs nie jest wynagrodzeniem za pracę w rozumieniu Kodeksu pracy (ale podlega zajęciu w myśl przepisów art. 881 Kodeksu postępowania cywilnego), nie jest chronione przepisami art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy. Oznacza to, że może zostać potrącone w całości.

Zatem pracodawca powinien dokonywać potrąceń ze świadczeń pieniężnych pochodzących z funduszu socjalnego. Ma przy tym obowiązek przekazać komornikowi pełną kwotę tego świadczenia.

Pracodawcy, w ramach prowadzenia działalności socjalnej, przyznają pracownikom różnego rodzaju świadczenia także ze środków własnych, np. o charakterze zapomogi lub dofinansowania do wypoczynku (m.in. świadczenia urlopowe). Świadczenia te również podlegają zajęciu w całości.

Wyłączenia z egzekucji

Pracownikowi dłużnikowi nie wolno odbierać zajętej części wynagrodzenia ani rozporządzać nią w żaden inny sposób. Dotyczy to w szczególności periodycznego wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia za prace zlecone oraz nagród i premii przysługujących mu za okres jego zatrudnienia, a także związanego ze stosunkiem pracy prawa do zysku lub udziału w funduszu zakładowym oraz wszelkich innych funduszach pozostających w związku ze stosunkiem pracy (art. 881 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Zatem egzekucją można objąć nie tylko wynagrodzenie za wykonaną pracę, ale również wszelkie inne dodatkowe składniki, jakie otrzymuje pracownik. Należy jedynie rozstrzygnąć, które z nich podlegają ochronie (na zasadach omówionych wyżej), a które są z niej wyłączone.

Kodeks postępowania cywilnego przewiduje pewne ograniczenia w dokonywaniu egzekucji, wskazując na konkretne przedmioty, prawa i świadczenia, z których nie wolno potrącać żadnych wierzytelności.

Oznacza to, że jedynie w przypadku alimentów można dokonać potrąceń z diet (połowa kwoty) wypłaconych pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie przełożonego. Natomiast pozostałe należności, jako zwrot kosztów np. za przejazdy, nadal pozostają poza egzekucją.

Zajęciu nie podlegają również inne świadczenia, których celem jest zrekompensowanie pracownikowi poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalenty za konserwację obuwia i pranie odzieży roboczej, za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, ekwiwalenty za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy, ryczałty za używanie przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych.

Wypłaty w różnych terminach płatności

Zdarza się, że w ciągu miesiąca pracodawcy dokonują w kilku terminach wypłat różnych składników wynagrodzenia, np. wynagrodzenia zasadniczego, premii, prowizji, dodatków, nagród itp. Aby prawidłowo ustalić granice potrącenia i kwotę wolną, należy zsumować wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacone w danym miesiącu.

Wypłata wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy

Pracownik może otrzymywać poza wynagrodzeniem za pracę również inne świadczenia ze stosunku pracy, np.:

● odprawę emerytalno-rentową,

● odprawę z tytułu zwolnień grupowych czy

● nagrodę jubileuszową.

Powstają wówczas wątpliwości, czy w celu ustalenia granicy potrącenia i kwoty wolnej od potrąceń należy sumować te świadczenia, czy dla każdego z nich ustalać odrębne limity. Przepisy nie regulują jednak wprost tej kwestii. Stanowiska w tej sprawie były podzielone, ale ostatecznie przyjmuje się, że obowiązuje jedna kwota wolna (np. stanowisko PIP z 7 marca 2011 r., zn. GPP-364-4560-12-1/11/PE/RP i stanowisko resortu pracy z 19 listopada 2012 r., zn. GNP-364/306-072-43-1/12).

Potrącenia po ustaniu stosunku pracy

Rozwiązanie stosunku pracy nie oznacza, że zajęcie wygasło. W przypadku, gdy po odejściu zadłużonego pracownika na jego rzecz są dokonywane spóźnione (lub dopiero możliwe do wypłacenia) należności, były pracodawca ma obowiązek przeprowadzić potrącenie na zasadach ogólnych. Oznacza to, że nie wypłaca pełnej kwoty, lecz pewną jej część, z zachowaniem kwot wolnych i granic potrącenia. Zatem, póki zajęcie nie zostanie odwołane przez organ egzekucyjny, należności wypłacane po ustaniu zatrudnienia również pozostają pod ochroną wynikającą z przepisów Kodeksu pracy.

Zazwyczaj po rozwiązaniu stosunku pracy wypłacane są takie należności jak ekwiwalent za urlop, odprawa emerytalna czy premie, zaległe bądź takie, które dopiero po czasie mogły być ustalone (np. po sporządzeniu sprawozdań, po spłynięciu wszystkich danych). Takie należności w dalszym ciągu są przychodami ze stosunku pracy. Nie ma znaczenia, że do ich wypłaty dochodzi już po rozwiązaniu umowy o pracę. Nie tracą one przynależności do źródła, w którym był nawiązany w przeszłości stosunek pracy. Świadczenia wypłacane byłemu pracownikowi podlegają oskładkowaniu oraz opodatkowaniu. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek pobrać zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, składkę zdrowotną, jak i zaliczkę na podatek, a potrącenia dokonać od wynagrodzenia netto, po odliczeniu tychże narzutów. Jeżeli chodzi o zaliczkę podatkową, to od 1 stycznia 2023 r. oblicza się ją od dochodu stosując podstawowe koszty uzyskania przychodów. Nie stosuje się natomiast kwoty zmniejszającej podatek oraz ulg podatkowych (art. 31a ust 7 ustawy o pdof).

Potrącanie z praw majątkowych po śmierci pracownika

Po śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, a pozostałe po nim świadczenia z tytułu stosunku pracy przechodzą, jako prawa majątkowe, na uprawnionych członków rodziny. Należności te przysługują w równych częściach małżonkowi i innym krewnym, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zatem wskazani członkowie rodziny są adresatami praw majątkowych ze stosunku pracy zmarłego, według uproszczonej procedury, z ominięciem postępowania spadkowego. W przypadku gdy zmarły nie miał małżonka ani innych osób uprawnionych do renty rodzinnej, prawa majątkowe wchodzą do spadku. W przypadku śmierci pracownika dłużnika, którego wynagrodzenie było objęte egzekucją komorniczą lub administracyjną, z praw majątkowych ze stosunku pracy należy również dokonać stosownego potrącenia. Dopuszczalne jest więc dokonanie potrąceń przymusowych, niewymagających zgody pracownika, wymienionych enumeratywnie w art. 87 k.p.

Zatem wynagrodzenie pracownika, które wypracował przed śmiercią, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy czy inne świadczenia, do których pracownik nabył prawo, zanim zmarł, mogą zostać pomniejszone o powyższe należności ustawowe. Potrąceń dokonuje się od wypłat netto i dotyczy to również praw majątkowych. Podlegają one jedynie obciążeniu z tytułu podatku dochodowego (nie są oskładkowane), więc pracodawca musi pomniejszyć taką wypłatę o zaliczkę na podatek. Pozostałe zasady dotyczące dokonywania potrąceń również mają tu zastosowanie, co oznacza zachowanie granic i kwot gwarantowanych, których nie wolno naruszyć (kwoty wolne).

Potrącenia z zasiłków z ubezpieczenia społecznego

Należności podlegające potrąceniom

Pracodawca (lub zleceniodawca), który jest uprawniony do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego, powinien pamiętać, że te świadczenia również podlegają potrąceniom i egzekucji na podstawie tytułu wykonawczego. Oznacza to, że jeżeli zajęcie obejmuje zarówno wynagrodzenie, jak i zasiłki, to jest ono podstawą do dokonywania potrąceń zarówno z wynagrodzenia za pracę, jak i z zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Potrąceń z zasiłków należy jednak dokonywać zgodnie z inną podstawą prawną niż potrąceń z wynagrodzenia za pracę, tj. na podstawie art. 139 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa emerytalna), co wynika z art. 833 § 4 Kodeksu postępowania cywilnego.

Z przysługującego ubezpieczonemu zasiłku mogą być potrącane m.in.:

● świadczenia wypłacane w kwocie zaliczkowej, następnie kwoty świadczenia lub świadczeń podlegające rozliczeniu w trybie określonym w art. 98 ust. 3ustawy o emeryturach i rentach z FUS, a następnie traktowane jak świadczenie wypłacane w kwocie zaliczkowej kwoty zasiłku chorobowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz świadczenia rehabilitacyjnego, o których mowa w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zaliczone na poczet emerytury przyznanej za okres, za który zostały pobrane,

● kwoty nienależnie pobranych emerytur, rent i innych świadczeń,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń uzupełniających dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń postojowych otrzymane na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,

● nieopłacone należności z tytułu składek, o których mowa w art. 24 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, do których poboru jest obowiązany ZUS,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych i świadczeń dobry start,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie: należności alimentacyjnych, należności z tytułu świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej na podstawie ustawy z 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,

● należności alimentacyjne potrącane na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż należności alimentacyjne,

● kwoty nienależnie pobranych zasiłków rodzinnych lub pielęgnacyjnych, świadczeń rodzinnych oraz zasiłków dla opiekunów,

● kwoty nienależnie pobranego dodatku weterana poszkodowanego,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń wyrównawczych otrzymane na podstawie przepisów ustawy z 29 października 2021 r. o świadczeniu wyrównawczym dla osób uprawnionych do wcześniejszej emerytury z tytułu opieki nad dziećmi wymagającymi stałej opieki,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

● kwoty nienależnie pobranego rodzinnego kapitału opiekuńczego i dofinansowania obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna,

● zasiłki wypłacone z tytułu pomocy społecznej, jeżeli przy wypłacie zastrzeżono ich potrącanie, oraz zasiłek stały lub zasiłek okresowy wypłacone na podstawie przepisów o pomocy społecznej za okres, za który przyznano emeryturę lub rentę,

● zasiłki i świadczenia dla bezrobotnych wypłacone za okres, za który przyznano prawo do emerytury lub renty,

● z tytułu odpłatności za pobyt osób uprawnionych. do świadczeń w domach pomocy społecznej, zakładach opiekuńczo-leczniczych lub zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych – na wniosek dyrektorów tych placówek.

Kwotę podlegającą potrąceniu należy obliczać procentowo od kwoty brutto zasiłku. Jednak samego potrącenia należy dokonywać od kwoty zasiłku po odliczeniu zaliczki na podatek (art. 139 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS).

Pracodawca (lub zleceniodawca) powinien dokonywać potrąceń w takiej kolejności, w jakiej zostały wymienione w powołanym przepisie ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

Jeśli dokonuje potrąceń na zaspokojenie należności alimentacyjnych w trybie bezegzekucyjnym, w pierwszej kolejności powinny one zaspokoić alimenty zaległe za okres wskazany w tytule wykonawczym – pod warunkiem złożenia przez wierzyciela oświadczenia, że alimenty te nie zostały w inny sposób uiszczone przez dłużnika (art. 139 ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS).

Granice potrąceń i kwoty wolne

Przy egzekucji z zasiłków obowiązują granice potrąceń i kwoty wolne od potrąceń. Zasiłki podlegają egzekucji na zaspokojenie:

● należności alimentacyjnych – do wysokości 60% kwoty zasiłku,

● na zaspokojenie innych należności – do wysokości 25% kwoty zasiłku.

W razie zbiegu egzekucji należności alimentacyjnych z egzekucją innych należności, zasiłki podlegają egzekucji według podanej wyżej kolejności, z tym że egzekucja tych należności nie może przekraczać 60% kwoty zasiłku.

Kwoty wolne podlegają corocznej waloryzacji od 1 marca na zasadach określonych dla emerytur i rent. Nowe kwoty gwarantowane, zabezpieczane przed egzekucją z zasiłków z ubezpieczenia społecznego, obowiązujące od 1 marca 2023 r., określa Komunikat Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 15 lutego 2023 r. (M.P. z 2023 r. poz. 209).

Jeżeli po odliczeniu zaliczki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wysokość świadczenia okaże się niższa od kwoty wolnej, potrącenia w ogóle nie będą możliwe. To przejaw ochronnego i nienaruszalnego charakteru kwoty wolnej od potrąceń i egzekucji. Oznacza to w praktyce, że zaliczka na podatek dochodowy jako danina publicznoprawna będzie zawsze podlegała odliczeniu z kwoty zasiłku, bez względu na to, czy po tym odliczeniu świadczeniobiorcy pozostanie kwota odpowiadająca wolnej czy też niższa. Natomiast nigdy nie można dokonać żadnych innych potrąceń i egzekucji, gdy zasiłek po potrąceniu podatku jest równy bądź niższy od kwoty gwarantowanej.

Tabela 9. Kwoty wolne od potrąceń z zasiłków od 1 marca 2023 r. do 28 lutego 2024 r.

Kwoty wolne od potrąceń we wskazanych wysokościach obowiązują w przypadku, gdy zasiłek przysługuje za cały miesiąc, bez względu na wymiar etatu ubezpieczonego-dłużnika. Jeśli zasiłek przysługuje za część miesiąca, kwotę wolną od potrąceń należy obniżyć proporcjonalnie do okresu, za jaki przysługuje zasiłek.

Wysokość potrącenia należy ustalać od kwoty zasiłku przed odliczeniem miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednoczesne potrącenie z wynagrodzenia i zasiłków

Jeżeli pracownik, którego wynagrodzenie zostało zajęte, otrzyma za część miesiąca wynagrodzenie za pracę i zasiłek chorobowy, pracodawca musi odrębnie ustalić kwoty podlegające potrąceniu na odpowiednich zasadach. Tak samo musi postąpić w przypadku, gdy pracownik przez cały miesiąc będzie chory, ale za część miesiąca otrzyma wynagrodzenie chorobowe będące przychodem ze stosunku pracy, a za pozostałą część zasiłek.

Zbieg potrąceń

W razie zbiegu potrąceń sum egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie świadczeń alimentacyjnych lub zbiegu tytułu egzekucyjnego na poczet spłaty alimentów z potrąceniami na inne należności na podstawie tytułu wykonawczego (np. kredytu bankowego) łącznie potrącenia nie mogą przekroczyć 60% kwoty zasiłku. Gdy ma miejsce zbieg egzekucji na inne należności niż alimentacyjne, związane z odpłatnością za pobyt w placówkach pomocy i opieki, można potrącić maksymalnie 50% zasiłku. Natomiast 25% świadczenia to maksymalna wysokość potrącenia, gdy dokonujemy innych potrąceń na mocy tytułów wykonawczych. Obowiązuje zasada, że granicę potrąceń wyznacza najwyższy wskaźnik procentowy dla zbiegających się potrąceń.

Przy zbiegu egzekucji należności alimentacyjnych lub należności innych niż alimentacyjne (na podstawie tytułu wykonawczego) z potrąceniem bezegzekucyjnym (bez tytułu wykonawczego) potrącenia i egzekucja łącznie nie mogą przekraczać:

● 60% kwoty zasiłku brutto, w przypadku potrąceń, wśród których są należności alimentacyjne;

● 50% kwoty zasiłku brutto, w przypadku potrąceń należności egzekwowanych związanych z odpłatnością za pobyt w:

– domach pomocy społecznej,

– zakładach opiekuńczo-leczniczych,

– zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych;

● 25% zasiłku brutto, jeżeli potrąceniu podlegają inne należności niż wyżej wymienione.

Jeżeli z zasiłku mają być potrącane należności inne niż alimentacyjne na podstawie tytułów wykonawczych na rzecz więcej niż jednego wierzyciela i ma miejsce:

● zbieg egzekucji administracyjnych albo

● zbieg egzekucji sądowej i administracyjnej

– a łączna kwota, która może być potrącona z zasiłku nie wystarcza na pełne pokrycie tych należności, płatnik zasiłku przekazuje potrąconą kwotę na rzecz tego organu egzekucyjnego, który pierwszy dokonał zajęcia, a w razie niemożności ustalenia tego pierwszeństwa – na rzecz organu, który dokonał zajęcia na poczet należności w wyższej kwocie.

Płatnik zasiłku zawiadamia o zbiegu egzekucji właściwe organy egzekucyjne, wskazując datę doręczenia zawiadomień o zajęciach dokonanych przez te organy i wysokość należności, na poczet których zostały dokonane zajęcia.

Natomiast jeżeli z zasiłku mają być dokonywane potrącenia w przypadku zbiegu:

1) sądowych egzekucji należności alimentacyjnych na podstawie tytułów wykonawczych na rzecz więcej niż jednego wierzyciela albo

2) sądowych egzekucji należności innych niż alimentacyjne na podstawie tytułów wykonawczych na rzecz więcej niż jednego wierzyciela, albo

3) sądowej egzekucji należności alimentacyjnych na podstawie tytułów wykonawczych z potrąceniem należności alimentacyjnych na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego

– a łączna kwota, która może być potrącona z zasiłku, nie wystarcza na pełne pokrycie tych należności, potrącona kwota zasiłku pozostaje w depozycie do czasu uzyskania postanowienia komornika wskazującego komornika sądowego właściwego do dalszego prowadzenia egzekucji.

Potrącenia za zgodą pracownika

Ustawa o emeryturach i rentach z FUS wymienia, jakie konkretnie należności mogą być potrącane z zasiłków. Inne również można potrącać, ale pod warunkiem, że istnieje tytuł wykonawczy. Jeżeli więc pracodawca miałby dokonać potrącenia bez takiego tytułu, np. pożyczki udzielonej pracownikowi z własnych środków, musiałby uzyskać od niego pisemną zgodę na takie potrącenie. Wówczas żadne kwoty wolne ani granice potrąceń nie występują, gdyż nie ma w tym przypadku podstawy prawnej do ich stosowania. Ustawa emerytalna przewiduje kwoty wolne i granice potrąceń w przypadku oznaczonych należności i tych ściągalnych na podstawie tytułu wykonawczego. Bez zgody pracownika potrącenie byłoby bezpodstawne.

Potrącenia z umów cywilnoprawnych

Wcześniej opisanych zasad dokonywania potrąceń zasadniczo nie należy stosować do osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia, umowy agencyjnej czy umowy o dzieło. Do tych osób nie mają bowiem zastosowania przepisy Kodeksu pracy, lecz Kodeksu cywilnego. Zatem wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej nie podlega żadnej ochronie, ponieważ nie ma kwot wolnych od zajęcia ani granic potrąceń. Jednak nie zawsze będzie to oznaczać, że komornik może otrzymać 100% takiego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, która objęła wyraźną ochroną przed potrąceniami sądowymi i administracyjnymi m.in. dochody z niektórych umów cywilnoprawnych.

Przychód z umowy cywilnoprawnej jedynym źródłem utrzymania

W przypadku gdy umowa cywilnoprawna jest jedynym lub głównym źródłem utrzymania danej osoby, nie można pozbawić jej całego wynagrodzenia, które osiągnęła z tego tytułu. Ograniczenie dokonania potrąceń wynika w tym przypadku z art. 833 § 2–2¹ Kodeksu postępowania cywilnego. Określa on, że egzekucji w zakresie określonym w przepisach Kodeksu pracy podlegają takie należności, jak:

● uposażenia posłów i senatorów,

● należności członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i ich domowników z tytułu pracy w spółdzielni,

● wynagrodzenia członków spółdzielni pracy oraz

● wszystkie świadczenia powtarzające się, których celem jest zapewnienie utrzymania, albo stanowiące jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną.

Aby można było stosować odnoszące się do pracowników ograniczenia w egzekucji np. z przychodów z tytułu z umowy zlecenia, muszą łącznie zostać spełnione warunki dotyczące wypłat otrzymywanych z tej umowy, tj.:

● powinny to być świadczenia powtarzające się, tzn. pobierane okresowo, oraz

● umowa musi mieć charakter ciągły i być odnawiana przez strony – czyli chodzi np. o zleceniobiorców stale współpracujących, oraz

● świadczenia z umowy zlecenia powinny zapewniać utrzymanie, czyli przynosić korzyść majątkową pozwalającą na nabywanie dóbr i usług albo stanowić jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną.

Potwierdził to Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 13 lutego 2014 r. (I ACa 1057/13):

Należy podkreślić, że przepisy dotyczące ograniczeń egzekucji komornik sądowy powinien stosować bez względu na wniosek dłużnika (np. zleceniobiorcy). Co oznacza, że komornik sądowy powinien samodzielnie ustalać takie okoliczności, jak:

● rodzaj umowy,

● czas jej obowiązywania oraz

● charakter świadczeń przysługujących dłużnikowi z tytułu tej umowy.

Także dłużnik może wystąpić z wnioskiem do komornika o umorzenie postępowania egzekucyjnego w zakresie dotyczącym wolnej od zajęcia części dochodu.

Wzór wniosku o ograniczenie egzekucji wierzytelności

Warto zaznaczyć, że czynności komornika podlegają nadzorowi sądu. Natomiast czynności nadzorcze sądu mogą być zainicjowane z urzędu lub wskutek skargi na czynności komornika (odpowiedź na interpelację poselską nr 5695 z 28 września 2016 r.).

W praktyce zdarza się, że zleceniodawca inicjuje proces ustalania przez komornika, czy przychód z umowy cywilnoprawnej dłużnika stanowi świadczenie powtarzające się, którego celem jest zapewnienie utrzymania, albo stanowiące jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną. Jednak takiego powiadomienia powinien dokonywać zainteresowany zleceniobiorca.

Dokonywanie potrąceń z przychodów zleceniobiorcy

Obecnie nie ma już wątpliwości, że do wszystkich świadczeń powtarzających się (w tym m.in. przychodów z umów zlecenia czy o świadczenie usług albo umów o dzieło), których celem jest zapewnienie utrzymania, albo stanowiących jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną, mają zastosowanie zarówno stosowane do przychodów pracowniczych granice potrącenia, jak i kwoty wolne od potrąceń (w przypadku należności niealimentacyjnych).

Ochroną przed potrąceniami objęte są świadczenia powtarzające się przysługujące dłużnikowi będącemu osobą fizyczną:

1) których celem jest zapewnienie utrzymania albo

2) stanowiące jedyne źródło dochodu.

Mamy więc do czynienia z 2 grupami dłużników.

Po pierwsze, z ochrony przed nadmiernymi potrąceniami korzystają przychody dłużnika, których celem jest zapewnienie utrzymania. Należy przyjąć, iż mogą mu przysługiwać z więcej niż jednego źródła, gdy dopiero suma przychodów z tych źródeł zapewnia mu utrzymanie (stanowi minimum środków niezbędnych do egzystencji). Można przyjąć, iż wskazane 2 warunki nie w każdej sytuacji są samodzielne. Dotychczas wykładnia w tym zakresie najczęściej była niekorzystna dla dłużników. Komornicy, aby uznać, że dane świadczenie podlega ograniczonemu zajęciu, analizowali, czy dłużnik nie ma innych źródeł przychodów. Otrzymywanie np. emerytury i uzyskiwanie wypłat z umowy cywilnoprawnej bez względu na ich wysokość prowadziło do tego, że ochroną mogło zostać objęte tylko 1 świadczenie. Organ egzekucyjny nie badał dalej, czy ten 1 tytuł zapewnia już dłużnikowi minimum egzystencji.

Po drugie, ochrona wynagrodzenia przysługuje dłużnikowi, który osiąga okresowe dochody ze źródła będącego dla niego jedynym i zabezpieczającym minimum egzystencjalne. Oznacza to, że w przypadku otrzymywania przychodów z więcej niż jednego tytułu, ograniczona egzekucja będzie prowadzona tylko do tej wypłaty, która wystarcza na pokrycie kosztów utrzymania dłużnika. Należy uznać, że wypłaty pochodzące z pozostałych źródeł w zależności od sytuacji będą zajęte przez komornika w części lub całości.

Kwotę wolną od potrąceń przysługującą zleceniobiorcom należy ustalać od obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę (nie od minimalnej stawki godzinowej, jaka obowiązuje w przypadku większości umów zlecenia i o świadczenie usług zawieranych z osobami fizycznymi).

Przyjęcie jako kwoty wolnej od potrąceń minimalnej stawki godzinowej byłoby w tym przypadku uznane za nieuzasadnione i w sposób nieuprawniony różnicujące sytuację pracowników i zleceniobiorców. Przyjmując bowiem takie stanowisko, ochrona wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych byłaby silniejsza niż ta, która przysługuje pracownikom. Pracownicy mają bowiem prawo do jednej stałej kwoty wolnej od potrąceń bez względu na liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu (w 2023 r. ustalanej od kwoty 3490 zł brutto do czerwca i od lipca do grudnia – 3600 zł dla pełnego etatu). Mogłoby to powodować nadużycia, a nawet znacznie ograniczyć możliwość dokonywania potrąceń z wynagrodzenia zleceniobiorcy.

Należy przypomnieć, że wysokość kwoty wolnej od potrąceń zależy od wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu sprawiedliwości z 18 października 2018 r. kwoty wolne od potrąceń przysługujące zleceniobiorcom ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu na część etatu (art. 87¹ § 2 Kodeksu pracy). Zatem należy przyjąć, że wysokość kwoty wolnej należy ustalać proporcjonalnie do przepracowanej liczby godzin w danym miesiącu, porównując tę liczbę do obowiązującej w tym miesiącu nominalnej liczby godzin.

Podkreślenia wymaga, iż wypracowanie przez zleceniobiorcę liczby godzin przekraczającej normę miesięczną nie uprawnia do zastosowania wyższej kwoty wolnej. Należy ją obliczyć od kwoty nie wyższej niż wynagrodzenie minimalne, tj. w 2023 r. – 3490 zł w czerwcu oraz 3600 zł brutto za pozostałe miesiące tego roku.

Potrącenia z zasiłków wypłacanych zleceniobiorcom

Zasiłki wypłacane zleceniobiorcom objętym ubezpieczeniem chorobowym (macierzyńskie, opiekuńcze, chorobowe i świadczenie rehabilitacyjne) podlegają egzekucji na zasadach właściwych dla emerytur i rent (art. 833 § 5 Kodeksu postępowania cywilnego). Oznacza to, że w tym zakresie o wysokości granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń decydują przepisy ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

Granicę potrącenia z zasiłku (jest to najwyższa kwota, jaką można potrącić) należy ustalić od kwoty brutto zasiłku, czyli uwzględniającej zaliczkę na podatek dochodowy (art. 140 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Natomiast samego potrącenia dokonuje się od kwoty netto zasiłku (po odliczeniu podatku), uwzględniając określoną dla danego rodzaju zobowiązania wysokość kwoty wolnej.

Potrąceń i egzekucji nie należy dokonywać, jeżeli po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy wysokość zasiłku jest niższa niż kwota wolna od potrąceń i egzekucji (art. 141 ust. 1b ustawy o emeryturach i rentach z FUS).

Kwoty wolne od egzekucji i potrąceń z zasiłku obowiązujące od 1 marca 2023 r. prezentuje tabela 9 na str. 42.

Dochody z pracy i zlecenia a potrącenia

Często pracodawcy zawierają z pracownikami, obok umowy o pracę, także płatne, dodatkowe umowy cywilnoprawne na wykonywanie innych prac niż w ramach stosunku pracy. Gdy pracodawca otrzymuje tytuł egzekucyjny w celu zajęcia wynagrodzenia pracownika, często nie wie, czy egzekucji podlega również wynagrodzenie z umowy zlecenia. Należy jednak pamiętać, że dokonując zajęcia wynagrodzenia za pracę, komornik lub administracyjny organ egzekucyjny żąda od pracodawcy zestawienia periodycznego wynagrodzenia dłużnika za pracę oraz oddzielnie jego dochodu ze wszystkich innych tytułów. Celem takiego żądania tych organów jest pozyskanie wiedzy o łącznej sumie dochodów pracownika. Wówczas egzekucją mogą zostać objęte również dochody z umowy zlecenia. W tej sytuacji dochody te nie podlegają żadnej ochronie i mogą być potrącone w pełnej wysokości.

Pracodawca, który jednocześnie dokonuje potrącenia z wynagrodzenia ze stosunku pracy i z przychodów za prace zlecone, powinien odrębnie ustalać kwoty podlegające potrąceniom od przychodów z tych tytułów.

W przypadku konieczności potrącenia innych należności niż przymusowe (komornicze, administracyjne), np. na rzecz zleceniodawcy, należy przyjąć, że zleceniodawca może dokonać takiego potrącenia, ale za zgodą zleceniobiorcy.

Tabela 10. Stosowanie przepisów Kodeksu pracy w zakresie ograniczenia egzekucji z wynagrodzeń zleceniobiorców

Potrącenia z tytułu zaliczek pieniężnych (jako mienie powierzone, z którego należy się wyliczyć) czy kar porządkowych nie występują w pozapracowniczych stosunkach zatrudnienia. W przypadku umów cywilnoprawnych może wystąpić instytucja zaliczki, ale udzielanej na poczet wynagrodzenia za realizację tej umowy, lub innych wydatków niezbędnych do prawidłowego jej wykonania. Należy przyjąć, że nie jest to tożsame z zaliczką udzielaną pracownikowi, do której stosuje się zasady potrąceń wynikające z art. 87–87¹ Kodeksu pracy.

Obowiązki pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy z dłużnikiem

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem, którego wynagrodzenie zostało zajęte przez komornika, musi powiadomić o tym komornika i zawrzeć właściwe informacje w świadectwie pracy. Nie ma takiej potrzeby jedynie wówczas, gdy z tym samym pracownikiem został nawiązany nowy stosunek pracy lub zlecenia albo gdy zakład pracy przeszedł na inną osobę, jeżeli osoba ta wiedziała o zajęciu. Wówczas nadal obowiązuje zajęcie, na podstawie którego dotychczas były dokonywane potrącenia.

Jeżeli pracodawca nie będzie kontynuował zatrudnienia pracownika, którego dotyczyło zajęcie, musi umieścić w świadectwie pracy wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia. Wzmianka ta powinna zawierać:

● oznaczenie komornika, który zajął należność,

● numer sprawy egzekucyjnej,

● wysokość dotychczas potrąconych kwot.

Przykładowo wypełniony fragment świadectwa pracy

Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu wynagrodzenia, zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz komornika wskazanego w świadectwie pracy.

Jeżeli pracownik nie przedłoży świadectwa pracy, a pracodawca dowie się, gdzie był on wcześniej zatrudniony, ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o zatrudnieniu tej osoby. Obowiązku takiego nie ma wtedy, gdy pracownik przedstawi zaświadczenie poprzedniego zakładu stwierdzające, że jego należności nie były zajęte (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

W sytuacji gdy były pracodawca pracownika, którego wynagrodzenie było zajęte, posiada informacje o nowym pracodawcy tej osoby, ma obowiązek przesłać nowemu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Nowy pracodawca ma obowiązek dokonywać potrąceń na podstawie otrzymanego zawiadomienia (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego).

Pracodawcę, który zaniedbał obowiązek przesłania zawiadomienia lub dokumentów dotyczących zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy dłużnika, komornik może ukarać grzywną w wysokości do 5000 zł. Grzywna może być powtórzona, jeżeli pracodawca nadal uchyla się od wykonania tych czynności w dodatkowo wyznaczonym terminie.

Komornik nakłada grzywnę na pracodawcę, jeśli jest on osobą fizyczną. Gdy pracodawca nie jest osobą fizyczną, grzywna nakładana jest na pracownika lub wspólnika odpowiedzialnego za wykonanie tych obowiązków. Jeśli taki pracownik (lub wspólnik) nie został wyznaczony i nie ma możliwości ustalenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych obowiązków, komornik nakłada karę na osobę uprawnioną do reprezentowania pracodawcy. Jeżeli pracodawcą jest spółka cywilna, grzywnie podlega którykolwiek ze wspólników (art. 886 § 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego).

Obowiązek powiadomienia komornika o zmianie pracodawcy ma również były pracownik-dłużnik. O obowiązku tym oraz o skutkach jego zaniedbania komornik powinien pouczyć dłużnika przy zawiadamianiu go o zajęciu wynagrodzenia za pracę. Dłużnik, który nie powiadomi komornika o zmianie pracodawcy, również może zostać ukarany grzywną w wysokości do 5000 zł (art. 884 § 4 i art. 886 § 4 Kodeksu postępowania cywilnego).

Zbieg egzekucji komorniczej z administracyjną

Egzekucja wierzytelności może być prowadzona zarówno przez komornika (sąd), jak i przez administracyjny organ egzekucyjny, np. naczelnika urzędu skarbowego czy dyrektora oddziału ZUS. Może się zdarzyć, że pracodawca, mając jeden tytuł wykonawczy na danego pracownika, np. od komornika, otrzymuje kolejny, tym razem od organu administracyjnego. Egzekucja, którą prowadzi komornik sądowy i administracyjny organ egzekucyjny, jest wówczas skierowana do tej samej rzeczy lub prawa majątkowego. Jest to tzw. zbieg egzekucji. Egzekucja jest prowadzona w stosunku do tego samego podmiotu, a zatem pracownika, i przedmiotu, tj. wynagrodzenia za pracę. Zbieg egzekucji nie wstrzymuje czynności egzekucyjnych.

W przypadku zbiegu egzekucji sądowej i administracyjnej do tej samej rzeczy albo prawa majątkowego, egzekucje do tej rzeczy albo prawa majątkowego prowadzi łącznie ten sądowy lub administracyjny organ egzekucyjny, który jako pierwszy dokonał zajęcia, a w razie niemożności ustalenia tego pierwszeństwa – organ egzekucyjny, który dokonał zajęcia na poczet należności w wyższej kwocie (art. 773 Kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 62 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji).

Oznacza to, że w przypadku gdy do pracodawcy dojdzie kolejne zajęcie wynagrodzenia tego samego pracownika, ale od innego organu egzekucyjnego, pracodawca sam rozstrzyga, komu przekaże potrącenie, w razie gdy pensji nie wystarczy na pokrycie obu wierzytelności. Kryterium decydującym jest tu kolejność zajęć, a więc poprowadzenie obu egzekucji przekazuje się organowi, który dokonał zajęcia jako pierwszy. Dopiero gdy to kryterium nie przesądzi, zdecyduje wyższa kwota zajęcia.

Wyjątkiem jest tu zbieg egzekucji administracyjnej prowadzonej na podstawie jednolitego tytułu wykonawczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo zagranicznego tytułu wykonawczego określonych w ustawie z 11 października 2013 r. o wzajemnej pomocy przy dochodzeniu podatków, należności celnych i innych należności pieniężnych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2157; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 556) i egzekucji sądowej do tej samej rzeczy albo prawa majątkowego. Egzekucje do tej rzeczy albo prawa majątkowego prowadzi łącznie administracyjny organ egzekucyjny.

Pracodawca musi też zawiadomić oba organy o zbiegu egzekucji, wskazując datę dokonania każdego zajęcia i wysokość należności, na poczet których każde zajęcie zostało dokonane.

Podsumowanie

1. Z wynagrodzenia pracownika można dokonać potrąceń ustawowych, czyli takich, które nie wymagają zgody pracownika lub zleceniobiorcy, oraz dobrowolnych, przy dokonywaniu których zgoda pracownika/zleceniobiorcy jest bezwzględnie konieczna.

2. Potrąceniami ustawowymi są świadczenia alimentacyjne oraz sumy egzekwowane na podstawie tytułów egzekucji państwowej lub administracyjnej, a także zaliczki udzielone pracownikowi czy też kary porządkowe udzielone na podstawie Kodeksu pracy.

3. Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia netto, uwzględniając granice potrąceń i kwoty wolne od potrąceń.

4. Granice potrąceń i kwoty wolne od potrąceń są różne w zależności od rodzaju wypłacanego świadczenia (np. granica potrącenia dla wynagrodzenia wynosi 50 wynagrodzenia netto, natomiast dla zasiłku chorobowego 25 tego zasiłku brutto).

5. Kwotę wolną dla wynagrodzenia pracowniczego lub z tytułu umowy zlecenia stanowi minimalne wynagrodzenie netto, a dla zasiłku chorobowego są to kwoty stosowane przy emeryturach i rentach.

6. Pracodawca lub zleceniodawca ma obowiązek powiadamiania komornika sądowego bądź inny organ egzekucyjny o każdej zmianie mającej wpływ na realizację egzekucji sądowej bądź administracyjnej.

7. Za niewypełnienie obowiązków wobec komornika na pracodawcę/zleceniodawcę może być nałożona sankcja w postaci grzywny w wysokości do 5000 zł, która może być powtórzona w przypadku dalszego uchylania się od tych obowiązków.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jaka kwota w ramach egzekucji administracyjnej może być potrącona przy niepełnym etacie

PROBLEM

Do naszej firmy wpłynęło zajęcie komornicze z ZUS dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu. Jego wynagrodzenie stałe wynosi 4700 zł miesięcznie. Jaką kwotę wynagrodzenia powinniśmy potrącić pracownikowi na poczet tego zajęcia?