Artykuł
2. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych - obowiązujące zasady rozliczania
Zasady rozliczania pracowników z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych powinny być regulowane przez wewnętrzne zarządzenie kierownika jednostki. Zarządzenie to powinno opierać się na obowiązujących przepisach prawnych.
Jeżeli pracownik używa własnego samochodu do celów służbowych, za zgodą pracodawcy, to firma ma obowiązek rozliczenia się z tego tytułu z pracownikiem, czyli musi mu zwrócić poniesione przez niego koszty. Zasady rozliczania oraz zwrotu kosztów z tego tytułu są zawarte w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Na podstawie tego rozporządzenia kierownik jednostki powinien wydać wewnętrzne zarządzenie wraz z wszystkimi wzorami dokumentów jako załącznikami, które są wymagane przy rozliczeniu pracownika z pracodawcą.
Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych może odbywać się dla jazd lokalnych i/lub jazd zamiejscowych. Rozliczenie następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem.
Schemat. Formy zwrotu kosztów
Zwrot kosztów w formie ryczałtu w jazdach lokalnych
Kwota należnego pracownikowi ryczałtu zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:
1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit ten może zostać podwyższony dla pojazdów używanych do celów służbowych:
● w służbie leśnej, z tym że nie może przekroczyć 1500 km,
