1. Jak powinna wyglądać dokumentacja ochrony danych księgowych SIR

Aby zrealizować postanowienia ustawy o rachunkowości, firma powinna przygotować instrukcję ochrony danych i systemu ich przetwarzania oraz ochrony sprzętu informatycznego. W dokumencie tym powinny się znaleźć zapisy o systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych danych i ksiąg rachunkowych. Jeśli przyjęty system ochrony danych na komputerowych nośnikach nie zapewniałby trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego ustawą o rachunkowości (czyli co najmniej przez pięć lat), wówczas księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego.

W praktyce jednostka powinna prowadzić także inną dokumentację związaną z eksploatacją systemu informatycznego rachunkowości. Dokumentacja powinna obejmować opis procedur związanych np. z:

l tworzeniem bieżących rezerwowych kopii danych,

l organizacją fizycznego transportu nośników danych (spedycją),

l postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.

W poniższym zawarto przykładową dla jedno- lub kilkustanowiskowego informatycznego systemu rachunkowości.