Problemy z rozliczaniem zaliczek w podatkach dochodowych, VAT i księgach rachunkowych

Podatnicy mają liczne wątpliwości, jak należy rozliczać zaliczki w podatku dochodowym i VAT. Dotyczą one m.in. obowiązku rozpoznawania przychodu z tytułu otrzymanych zaliczek, konieczności ich zapłaty na rachunki wykazane na białej liście podatników VAT czy też stosowania przy ich regulowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Z początkiem 2021 r. umożliwiono podatnikom VAT przeliczanie kwot wyrażonych w walutach obcych według zasad obowiązujących w przepisach o podatku dochodowym. Podatnicy, którzy wybrali taką możliwość, zastanawiają się, jak powinni postępować w odniesieniu do otrzymywanych zaliczek. W raporcie szczegółowo wyjaśniamy zasady podatkowego rozliczania zaliczek oraz ich ewidencji w księgach rachunkowych. Przedstawiamy również odpowiedzi na pytania, jakie na ten temat wpłynęły do redakcji.

1. Rozliczanie zaliczek w podatku dochodowym

1. 1.1. Rozpoznawanie przychodu z tytułu otrzymywanych zaliczek

Do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (art. 14 ust. 3 pkt 1 updof oraz art. 12 ust. 4 pkt 1 updop). To oznacza, że u podatnika, który otrzymał zaliczkę:

1. powstanie z tego tytułu przychód opodatkowany PIT albo CIT tylko wtedy, gdy dokonana dostawy towarów lub wykona usługę, której dotyczy zaliczka w miesiącu albo w kwartale (w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie), w którym ją otrzymał,
2. nie powstanie z tego tytułu przychód opodatkowany PIT albo CIT, jeżeli podatnik dokona dostawy towarów lub wykona usługę, której ta zaliczka dotyczy w następnych miesiącach/kwartałach.

Od powyższych zasad istnieją trzy wyjątki. Pierwszy z nich dotyczy płatności o charakterze definitywnym i ostatecznym. U podatnika, który otrzyma tego rodzaju płatności, zawsze powstanie opodatkowany przychód, także wtedy, gdy płatności te będą dotyczyły dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (więcej na ten temat -