Jakie są zasady przyznawania dodatku specjalnego pracownikom samorządowym

PYTANIE

Na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych pracownikom samorządowym może być przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. W regulaminie wynagradzania znajduje się zapis:

1. Pracownikowi samorządowemu może być przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.
2. Dodatek specjalny przyznaje się na czas określony.
3. Dodatek specjalny jest wypłacany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia, w kwocie nieprzekraczającej 40% wynagrodzenia zasadniczego, a jego wysokość indywidualnie określa Pracodawca.
4. Dodatek specjalny ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu choroby.

Pracownikowi samorządowemu przysługuje nagroda jubileuszowa na podstawie powoływanej ustawy, a podstawę obliczenia tej nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Ponadto, regulamin wynagradzania określa, że wysokość nagrody jubileuszowej oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W naszej samorządowej jednostce budżetowej niektórym pracownikom został przyznany czasowo dodatek specjalny w stałej kwocie miesięcznej.

Czy dodatek specjalny o charakterze fakultatywnym, określony kwotowo i przysługujący pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej należy uwzględnić w wypłacie tej nagrody? Jak kształtuje się sytuacja, gdy dodatek specjalny przyznany został na okres miesiąca w kwocie 500,00 zł i w tym samym miesiącu pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa? Jak kształtuje się sytuacja, gdy dodatek specjalny przyznany został na okres 2 lub 3 miesięcy w jednakowej stałej kwocie miesięcznej w wysokości 300,00 zł, w trakcie których pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa? Jak kształtuje się sytuacja, gdy dodatek specjalny przyznany został na okres 3 miesięcy w jednakowej kwocie 250,00 zł, później na kolejne 3 miesiące w jednakowej kwocie 210,00 zł i kolejno na następne 3 miesiące w jednakowej kwocie 150,00 zł, a pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa w ósmym miesiącu pobierania dodatku specjalnego. Czy w trakcie pobierania dodatku specjalnego pracownikowi, któremu należy się wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, również taki dodatek należy wliczyć?

ODPOWIEDŹ

Uwzględniając periodyczny i regulaminowy charakter dodatku specjalnego co do zasady podlega on wliczeniu w podstawę nagrody jubileuszowej. W sytuacji, gdy dodatek specjalny przyznany został na okres miesięczny - można przyjąć, że nie ma on charakteru powtarzalnego i tym samym wliczenie go do do podstawy od nagrody jubileuszowej jest wątpliwe. Wynagrodzenie, jakim jest nagroda jubileuszowa obliczane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

UZASADNIENIE

Jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych jest prawo do wynagrodzenia za pracę. W przypadku pracowników szeroko rozumianej sfery publicznej zasady przyznawania wynagrodzenia regulowane są w przepisach szczególnych, czego przykładem jest ustawa o pracownikach samorządowych.

Z aktu prawnego wynika, iż pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie

zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Ponadto pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.

W praktyce może powstać dylemat w zakresie obowiązku wliczania dodatku specjalnego do podstawy wymiaru nagrody jubileuszowej. Należy pamiętać, że z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych wynika, iż wynagrodzenie jakim jest nagroda jubileuszowa obliczane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Ponadto z regulacji szczególnej jaką jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych wynika, iż podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika samorządowego jest to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty.

Z faktu, iż nagrody jubileuszowe wyliczane są na zasadach przyjmowanych dla ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy wynika, iż z podstawy nagrody jubileuszowej wyłącza się wynagrodzenia i świadczenia, wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego (przykładowo trzynastkę, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie) – w przepisie tym nie wymieniono dodatków specjalnych, choć wydaje się, że jednorazowe dodatki będą podlegały wyłączeniu. W podstawie nagrody jubileuszowej uwzględnia się zatem stałe składniki wynagrodzenia takie, jak wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (premia, dodatek za pracę w nocy i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Ponadto uwzględnia się składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, przykładowo premie kwartalne - w średniej wysokości wypłaconej w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do nagrody.

Odnosząc się bezpośrednio do wątpliwości, o których mowa w pytaniach:

W pierwszym przypadku dodatek specjalny przysługuje wyłącznie na okres jednego miesiąca. Przyjmuje się, że dodatek specjalny powinien być uwzględniany przy ustalaniu wymiaru nagrody jubileuszowej pracownika samorządowego - przyjmując jako warunek to, że ma on prawo do takiego dodatku w dniu nabycia prawa do nagrody albo w dniu jej wypłaty. Z drugiej jednak strony należy zauważyć, że przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, jak również ekwiwalentu za urlop nie uwzględnia się w szczególności jednorazowych wypłat za spełnienie określonego zadania. Przyjmując, że w kategoriach takiego zadania może być uznane okresowe (miesięczne) zwiększenie obowiązków - wątpliwe może się wydawać uwzględnienie jednorazowego dodatku specjalnego w podstawie wymiaru nagrody jubileuszowej.

W drugim przypadku można przyjąć, że dodatek specjalny ma charakter świadczenia powtarzalnego (periodycznego) i tym samym jako inne świadczenie za stosunku pracy, nie podlegające wyłączeniu na podstawie § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop będzie podlegało wliczeniu do podstawy nagrody jubileuszowej. W takim wypadku można przyjąć, uwzględniając stałą wysokość dodatku specjalnego w poszczególnych miesiącach, że składnik jakim jest dodatek specjalny będzie uwzględniony w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej.

Sprawa może bardziej komplikować się w trzecim przypadku - gdzie można wprawdzie mówić o periodycznym, regularnym charakterze świadczenia jakim jest dodatek specjalny, jednak jest on wypłacany w poszczególnych przedziałach czasu w różnej wysokości. W tym przypadku w braku bezpośrednich wskazań wydaje się, że należy uwzględnić średnią wysokość dodatku specjalnego, stosując zasadę zgodnie z którą składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Przypadki o których mowa w pytaniach jak najbardziej mogą mieć charakter sporny - co wynika pośrednio z braku precyzyjnych przepisów, które zawierałyby legalne definicje przykładowo takich zwrotów jak „nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie” czy „składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości”. W praktyce mogą powstawać rozbieżności interpretacyjne w zakresie jaki okres w kwestii pobierania określonych składników wynagrodzenia należy przyjąć aby uznać, iż wypłaty mają charakter periodyczny jak również to czy zmiana co trzy miesiące wysokości dodatku specjalnego pozwala na przyjęcie, iż w poszczególnych przedziałach czasu składnik wynagrodzenia jakim jest dodatek specjalny określany jest w stawce miesięcznej w stałej wysokości.

Uwzględniając powyższe, rekomendowanym postępowaniem w zakresie wliczania bądź braku wliczania dodatku specjalnego jest konsultacja potencjalnych dalszych możliwych problemów z organami nadzoru, oraz przyjmowanie ewentualnej funkcjonującej w tym zakresie i niekwestionowanej praktyki w jednostkach samorządowych. Wszelkie indywidualne spory mogą być wiążąco rozstrzygane dopiero przy współudziale Państwowej Inspekcji Pracy - która kontroluje zarówno prawidłowość zapisów regulaminowych, jak i prawidłowość wypłacania wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Ostatecznie spory rozstrzyga sąd pracy.

Odnosząc się do kwestii wliczania dodatku specjalnego do wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych należy pamiętać, że uwzględnieniu podlega tak zwane „normalne wynagrodzenie” - kolejne pojęcie niezdefiniowane, które może prowadzić do sporów między pracownikami a pracodawcą. Przyjmuje się, że pod pojęciem normalnego wynagrodzenia za pracę należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników. Jeżeli zatem pracownik, oprócz wynagrodzenia wynikającego ze stawki osobistego zaszeregowania otrzymuje w sposób stały inne składniki wynagrodzenia, one również stanowią „normalne wynagrodzenie” za pracę - i będą uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Można jednak spotkać się z poglądem, zgodnie z którym dodatek specjalny stanowi wystarczającą rekompensatę za okresowe zwiększenie obowiązków i tym samym nie będzie uwzględniany na potrzeby ustalania wynagrodzenia z tytułu pracy nadliczbowej. Pogląd opiera się na tezie, zgodnie z którą dodatek specjalny stanowi już samoistną formę rekompensaty za pracę w zwiększonym wymiarze.

Podstawa prawna:

• art. 38 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t Dz.U. z 2022 r. poz. 530),

• § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. 2021 poz. 1960),

• § 6, 7, 14-16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14 ze zm.).

Sebastian Kryczka