Na podstawie § 5 ust. 2 pkt I załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad", zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia Generalnego
Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad Nr 14
z dnia 18 czerwca 2021 r.

Załącznik nr 1

Sposób wprowadzania procedur nieruchomościowych

§ 1. 1. Propozycja wprowadzenia nowej procedury nieruchomościowej¹⁾ lub zmiany obowiązującej procedury nieruchomościowej zwana dalej: „Propozycją", podlega zgłoszeniu kierownikowi komórki ds. nieruchomości Centrali, zwanemu dalej: „Kierownikiem ZN". Propozycję może przedstawić kierownik komórki organizacyjnej Centrali lub Dyrektor Oddziału GDDKiA. Do Propozycji dołącza się merytoryczne uzasadnienie.

2. Elektroniczne zawiadomienie o zgłoszeniu Propozycji otrzymują wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz wszyscy Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA. Propozycja podlega publikacji w Intranecie na stronie poświęconej procedurom nieruchomościowym, zwanej dalej: „Stroną".

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA mogą przedstawić stanowiska w sprawie Propozycji w terminie 14 dni od daty jej publikacji. Zestawienie stanowisk wraz z ich treścią podlega publikacji na Stronie.

4. Po upływie terminu o którym mowa w ust. 3, Kierownik ZN sporządza opinię dotyczącą Propozycji. W przypadku gdy zakres Propozycji wykracza poza zakres właściwości komórki ds. nieruchomości Centrali, Kierownik ZN zwraca się do kierownika właściwej komórki organizacyjnej Centrali o wydanie w tym względzie opinii.

5. Pozytywna opinia, o której mowa w ust. 4, stanowi podstawę do podjęcia prac nad projektem nowej procedury nieruchomościowej, lub zmiany obowiązującej procedury nieruchomościowej, zwanym dalej: „Projektem". Negatywna opinia stanowi podstawę do pozostawienia Propozycji bez rozpatrzenia. Treść opinii podlega publikacji na Stronie.

6. W przypadku gdy konieczność opracowania Projektu wynika z ustaleń pokontrolnych albo poaudytowych lub z bezpośredniego polecenia członka Kierownictwa GDDKiA nie stosuje się przepisów ust. 1-5.

§ 2. 1. Kierownik ZN opracowuje Projekt. Jeżeli zakres Projektu wykracza poza właściwość komórki ds. nieruchomości Centrali, Kierownik ZN powierza opracowanie Projektu w tym zakresie kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej Centrali.

2. Projekt jest opracowywany z uwzględnieniem potrzeby:

1) zachowania spójności z obowiązującymi procedurami nieruchomościowymi;

2) zachowania integralności i zupełności danych zbieranych i przetwarzanych w ramach Centralnej Bazy o Nieruchomościach.

3. W celu opracowania Projektu Kierownik ZN może utworzyć zespół zadaniowy składający się z pracowników GDDKiA, w tym w szczególności z Naczelników Wydziałów Nieruchomości z Oddziałów GDDKiA, pracowników komórki ds. nieruchomości Centrali, a także komórki ds. zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa Centrali.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz Dyrektorzy Oddziałów są zobowiązani do pomocy i umożliwienia podlegającym im pracownikom, którzy zostali wyznaczeni przez Kierownika ZN, do udziału w pracach zespołu zadaniowego, o którym mowa w ust. 3.

5. Udział pracowników GDDKiA w pracach zespołu zadaniowego traktowany jest jako realizacja obowiązków służbowych.

6. W ramach prac zespołu zadaniowego przygotowuje się odrębne analizy w zakresach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, które wymagają akceptacji, odpowiednio, Kierownika ZN i kierownika komórki ds. zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa Centrali.

7. Jeżeli nie powołano zespołu zadaniowego, o którym mowa w ust. 3, po przygotowaniu Projektu:

1) Kierownik ZN opracowuje analizę w zakresie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1;

2) kierownik komórki ds. zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa Centrali opracowuje analizę w zakresie, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.

8. Negatywny wynik którejkolwiek z analiz, o których mowa w ust. 6 albo 7, powoduje konieczność kontynuacji prac nad Projektem, tak by jego treść spełniała wymagania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2. Przepis ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

9. Przepisy ust. 2-8 stosuje się odpowiednio do kierowników właściwych komórek organizacyjnych Centrali w przypadkach, o których mowa w ust. 1 zdanie drugie.

§ 3. 1. Projekt wraz z analizami, o których mowa w § 2 ust. 6 albo 7, podlega publikacji na Stronie. Elektroniczne zawiadomienie o publikacji Projektu otrzymują wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz wszyscy Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA mają prawo zgłosić propozycje zmian do Projektu w ciągu 14 dni od daty jego publikacji. Propozycje powinny zawierać nowe brzmienie kwestionowanych zapisów lub wniosek o rezygnację z danego zapisu. Propozycje powinny posiadać uzasadnienie.

3. W ciągu 14 dni od zakończenia zgłaszania propozycji, o których mowa w ust. 2, Kierownik ZN udziela Zbiorczej odpowiedzi na Stronie na zgłoszone propozycje w formie zestawienia. Jeżeli jest to uzasadnione ze Zbiorczą odpowiedzią publikuje się również nową wersję Projektu.

4. Jeżeli treść propozycji wykracza poza właściwość komórki ds. nieruchomości Centrali, Kierownik ZN powierza przygotowanie i udzielenie na nie odpowiedzi kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej Centrali. Odpowiedź jest uwzględniania w Zbiorczej odpowiedzi.

5. Po udzieleniu Zbiorczej odpowiedzi, Kierownik ZN przekazuje Projekt kierownikowi komórki ds. prawnych Centrali w celu jego weryfikacji w zakresie poprawności pod względem prawnym i legislacyjnym, zwanej dalej: „Weryfikacją". Weryfikacja powinna nastąpić w terminie 14 dni od daty przekazania Projektu.

6. W przypadku gdy Weryfikacja wykaże konieczność dokonania zmian treści Projektu, kierownik komórki ds. prawnych Centrali przedstawia i uzgadnia propozycje zmian treści Projektu z Kierownikiem ZN. Przepis ust. 4 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio.

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik ZN może wyznaczyć w ramach prac nad Projektem inne terminy niż wymienione w ust. 2-6, jednakże nie mogą być one krótsze niż 3 dni robocze.

§ 4. 1. Kierownik ZN, po uzyskaniu pozytywnej Weryfikacji, przedkłada Projekt do akceptacji członkowi Kierownictwa GDDKiA, właściwemu ze względu na obszar którego dotyczy Projekt.

2. Właściwy członek Kierownictwa GDDKiA:

1) akceptuje Projekt,

2) poleca zaprzestanie dalszych prac nad Projektem, lub

3) zwraca Projekt Kierownikowi ZN, w celu ponowienia czynności opisanych w § 2 i § 3, ze wskazaniem jakie elementy należy jeszcze w nim uwzględnić lub poprawić.

§ 5. 1. Projekt, po zaakceptowaniu przez właściwego członka Kierownictwa GDDKiA, podlega publikacji na Stronie.

2. Z dniem publikacji Projektu na Stronie wszyscy pracownicy GDDKiA otrzymują elektroniczne zawiadomienie o wprowadzeniu Projektu do stosowania.

3. Z dniem następującym po dniu publikacji na Stronie, Projekt staje się częścią odpowiednich procedur nieruchomościowych.

§ 6. 1. W uzasadnionych przypadkach Kierownik ZN może zgłosić propozycję aktualizacji procedury nieruchomościowej, zwaną dalej „Aktualizacją". Jeżeli zakres procedury nieruchomościowej wykracza poza właściwość komórki ds. nieruchomości Centrali, propozycję Aktualizacji przygotowuje kierownik komórki organizacyjnej Centrali, we właściwości której znajduje się dana procedura nieruchomościowa.

2. Aktualizacja nie może doprowadzić do merytorycznej zmiany procedury nieruchomościowej. Aktualizacja może polegać w szczególności na poprawie błędów pisarskich, przywołaniu aktualnej wersji lub nazwy aktu prawnego lub dokumentu wewnętrznego, formalnego dostosowania funkcjonujących procedur nieruchomościowych do nowo wprowadzanych procedur nieruchomościowych.

3. Kierownik ZN opracowuje projekt aktualizacji procedury nieruchomościowej, zwany dalej: „Projektem Aktualizacji". Projekt Aktualizacji podlega publikacji na Stronie. Elektroniczne zawiadomienie o publikacji Projektu Aktualizacji otrzymują wszyscy kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz wszyscy Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych Centrali oraz Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA mogą zgłosić sprzeciw wobec Projektu Aktualizacji w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego publikacji. Sprzeciw powinien posiadać uzasadnienie wskazujące na konkretne zapisy Projektu Aktualizacji, które stanowią merytoryczną zmianę procedury nieruchomościowej.

5. Sprzeciw rozpatruje Kierownik ZN.

6. Sprzeciw wniesiony z uchybieniem terminu lub nie spełniający wymagań o których mowa w ust. 4, pozostawia się bez rozpatrzenia.

7. Przepisy ust. 3 i 5 stosuje się odpowiednio do kierowników właściwych komórek organizacyjnych Centrali w przypadkach, o których mowa w ust. 1 zdanie drugie.

8. Pozytywne rozpatrzenie sprzeciwu powoduje konieczność odpowiedniego zastosowania wobec Projektu Aktualizacji procedury przewidzianej dla Projektu - przepis § 2 - 5 stosuje się odpowiednio.

9. W przypadku braku zgłoszenia sprzeciwu lub negatywnego rozpatrzenia zgłoszonego sprzeciwu wobec Projektu Aktualizacji, Kierownik ZN przedkłada go do akceptacji właściwego członka Kierownictwa GDDKiA. Przepis § 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

§ 7. 1. W uzasadnionych przypadkach można odstąpić od częściowego lub całkowitego stosowania procedury nieruchomościowej przez daną komórkę organizacyjną Centrali lub Oddziału GDDKiA, zwanym dalej „Odstępstwem".

2. Odstępstwo następuje na wniosek komórki organizacyjnej Centrali albo Dyrektora Oddziału GDDKiA. Komórka organizacyjna Centrali może wystąpić o Odstępstwo w zakresie swojej właściwości, natomiast Dyrektor Oddziału GDDKiA w zakresie właściwości podległych mu komórek organizacyjnych.

3. Wniosek o Odstępstwo wraz z opisem sytuacji, w której Odstępstwo ma wystąpić oraz z uzasadnieniem wnioskodawca przedkłada Kierownik ZN.

4. Kierownik ZN dokonuje oceny wniosku oraz analizy możliwości zastosowania Odstępstwa, ze szczególnym uwzględnieniem integralności i zupełności danych zbieranych i przetwarzanych w ramach Centralnej Bazy o Nieruchomościach.

5. W przypadku wniosków składanych przez Dyrektorów Oddziałów GDDKiA, gdy wniosek o Odstępstwo wykracza poza właściwość komórki ds. nieruchomości Centrali, Kierownik ZN zasięga w tym zakresie opinii kierownika właściwej komórki organizacyjnej Centrali.

6. Wniosek o Odstępstwo wraz z opinią dotyczącą możliwości jego uwzględnienia, w tym opinią, o której mowa w ust. 5, Kierownik ZN przedstawia właściwemu członkowi Kierownictwa GDDKiA.

7. W przypadku odmowy zgody na Odstępstwo, Kierownik ZN niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę.

8. Informacja o zaakceptowanym Odstępstwie wraz z jego opisem są publikowane na Stronie, w sposób powiązany z procedurą nieruchomościową której ono dotyczy.

9. Publikacja Odstępstwa na Stronie nie stanowi podstawy do jego zastosowania w stosunku do innych komórek organizacyjnych Centrali lub Oddziałów GDDKiA i w innych sytuacjach niż te, które zostały wskazane we wniosku o Odstępstwo.

§ 8. 1. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest uchylenie każdej procedury nieruchomościowej lub jej części przez właściwego członka Kierownictwa GDDKiA. Przepis § 1 ust. 1-4 oraz § 7 ust. 4-8 stosuje się odpowiednio.

2. Procedura nieruchomościowa traci moc z chwilą publikacji informacji o jej uchyleniu na Stronie. Elektroniczne zawiadomienie o uchyleniu procedury nieruchomościowej lub jej części otrzymują wszyscy pracownicy GDDKiA.

§ 9. Elektroniczne zawiadomienia, o których mowa w niniejszym załączniku, a także wszelka inna korespondencja związana z procedurami nieruchomościowymi, prowadzona jest za pośrednictwem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) lub innych środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poprzez służbową pocztę elektroniczną.

¹⁾ Procedurą nieruchomościową, zgodnie z § 1 ust. 2 zarządzenia są w szczególności: instrukcje postępowania, formularze, blankiety pism, pisma ramowe, szablony pism, wyjaśnienia i wytyczne.

Załącznik nr 2

ZAKRES PROCEDURY