Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2022-01-27
Wersja aktualna od 2022-01-27
obowiązujący
Alerty
DECYZJA NR 20
KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY
GRANICZNEJ
z dnia 27 stycznia 2022 r.
zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia procedury
użytkowania systemu do elektronicznego zarządzania
dokumentacją w Komendzie Głównej Straży Granicznej
Na podstawie § 4 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik do decyzji nr 167 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 26 listopada 2020 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 59) ustala się, co następuje:
§ 1. W załączniku do decyzji nr 1 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 11 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury użytkowania systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w Komendzie Głównej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 3) wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 5:
a) w ust. 1:
- wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:
"Dopuszcza się nie rejestrowanie w systemie EZD korespondencji wpływającej oraz dokumentacji wytworzonej w KGSG jeżeli:",
- po pkt 4 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu:
"5) wytworzenie i prowadzenie danego rodzaju dokumentacji w systemie EZD byłoby utrudnione lub niemożliwe, ze względu na jej postać wskazaną w JRWA.",
b) ust. 5 otrzymuje brzmienie:
"5. Wykaz rodzajów dokumentacji, o której mowa w ust. 1, określa załącznik nr 3.";
2) § 84 otrzymuje brzmienie:
"§ 84. 1. Pracownik komórki organizacyjnej KGSG przygotowującej wkład własny, dołącza projekt odpowiedzi do udostępnionej sprawy, a następnie przekazuje ją do akceptacji i podpisu elektronicznego.
2. Przekazanie podpisanego wkładu własnego do komórki merytorycznej odbywa się wyłącznie za pomocą funkcji "Zatwierdź".
3. Po zatwierdzeniu wkładu własnego koszulkę udostępnionej sprawy należy zakończyć używając przycisku "Zakończ".
4. Wkład własny stanowiący odpowiedź do komórki merytorycznej, zawierający uwagi lub stanowisko w udostępnionej sprawie, powinien mieć postać pisma elektronicznego podpisanego przez uprawnioną osobę, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. Wkład własny może mieć postać podpisanej notatki w systemie EZD, jeżeli do komórki merytorycznej przekazywana jest wyłącznie informacja o braku uwag np. do arkusza uzgodnień projektu aktu prawnego.
6. Wkłady własne dodawane do koszulek spraw udostępnionych wewnątrz komórek organizacyjnych, jako opinie pomocnicze lub dane cząstkowe potrzebne do przygotowania ostatecznej odpowiedzi, mogą mieć postać notatki w systemie EZD.";
3) § 86 otrzymuje brzmienie:
"§ 86. 1. Jeżeli wymagają tego powszechnie obowiązujące przepisy lub wewnętrzne ustalenia szczegółowe, dopuszcza się prowadzenie korespondencji wewnętrznej w postaci papierowej.
2. W celu przesłania korespondencji, o której mowa w ust. 1, pracownik merytoryczny przygotowuje pismo w postaci papierowej (poza systemem EZD) i przedkłada do podpisu osobie upoważnionej.
3. Po podpisaniu przez osobę upoważnioną pisma w wersji papierowej, pracownik merytoryczny uzyskuje na nim stanowiska przełożonych, opinie, potwierdzenia uzgodnienia lub zatwierdzenia, jeżeli są wymagane, a następnie przekazuje je do kancelarii.
4. Jeżeli na piśmie nie są wymagane adnotacje, o których mowa w ust. 3, pracownik merytoryczny przekazuje podpisane pismo bezpośrednio do kancelarii.
5. Kancelaria rejestruje pisma, o których mowa w ust. 3 i 4, w rejestrze przesyłek wpływających (RPW) i przekazuje na zasadach określonych w § 31 i 34.";
4) § 96 otrzymuje brzmienie:
"§ 96. 1. W przypadku nie rozliczenia się pracownika merytorycznego z dokumentacji w systemie EZD, z dniem zakończenia służby lub pracy na zajmowanym stanowisku, administrator merytoryczny ustawia zastępstwo do konta tej osoby bezpośredniemu przełożonemu lub wskazanej przez niego osobie na okres 30 dni.
2. Jeżeli konto nie zostanie rozliczone w terminie, o którym mowa w ust.1, administrator merytoryczny przekazuje wszystkie pozostałe do rozliczenia sprawy i koszulki na konto bezpośredniego przełożonego.";
5) załączniki nr 1, 3 i 4 otrzymują brzmienie określone odpowiednio w załącznikach nr 1, 2 i 3 do niniejszej decyzji.
§ 2. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia z mocą od dnia 1 stycznia 2022 r.
Komendant Główny Straży Granicznej
gen. dyw. SG Tomasz Praga
Załączniki do decyzji nr 20
Komendanta Głównego Straży Granicznej
z dnia 27 stycznia 2022 r.
Załącznik nr 1
Wykaz klas z JRWA, w których czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie w KGSG wykonuje się wyłącznie w systemie EZD (sprawy prowadzone elektronicznie)
| 0022 | Obsługa organizacyjno - techniczna |
| 00210 | Pozostałe odprawy służbowe |
| 01131 | Przyjęcie, zdanie, likwidacja komórki organizacyjnej w KGSG |
| 01140 | Przyjęcie, zdanie, likwidacja zamiejscowej wewnętrznej komórki organizacyjnej KGSG |
| 0116 | Poczta Specjalna |
| 01201 | Korespondencja i ewidencja cząstkowa |
| 0126 | Organizacja pracy kancelarii |
| 0134 | Kwerendy |
| 0135 | Konserwacja akt |
| 0142 | Udostępnianie zbiorów bibliotecznych |
| 01501 | Informacje, sprawozdania, meldunki okresowe |
| 0154 | Stosowanie środków fizycznej ochrony informacji niejawnych |
| 0155 | Stosowanie zasad bezpieczeństwa |
| 0156 | Wymogi bezpieczeństwa |
| 01560 | Korespondencja dotycząca ochrony systemów teleinformatycznych |
| 0160 | Stanowiska lub rodzaje prac zleconych, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych |
| 0163 | Przechowywanie dokumentów niejawnych poza kancelarią |
| 0171 | Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych |
| 0173 | Dostęp do zbioru danych osobowych |
| 01741 | Programy szkolenia, konspekty i inne materiały, listy przeszkolonych |
| 0180 | Udostępnianie informacji publicznej |
| 0181 | Biuletyn Informacji Publicznej |
| 0206 | Projekty zewnętrznych aktów prawnych |
| 0207 | Konsultacje |
| 0211 | Konsultacje |
| 0212 | Projekty umów |
| 0228 | Konsultacje - informacja prawna |
| 0229 | Projekty wewnętrznych aktów prawnych |
| 023 | Interpretacje, opinie, wykładnie przepisów prawnych i aktów normatywnych własnych |
| 024 | Interpretacje, opinie, wykładnie przepisów prawnych i aktów normatywnych |
| 025 | Obsługa prawna |
| 0310 | Projekty wstępne |
| 0311 | Opracowania robocze |
| 0314 | Materiały pomocnicze |
| 0320 | Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) |
| 0326 | Materiały pomocnicze |
| 0330 | Projekty własne planu |
| 0333 | Plany jednostek podległych |
| 0335 | Sprawozdania jednostek podległych |
| 0337 | Materiały pomocnicze |
| 03401 | Kwartalne, miesięczne |
| 0351 | Statystyczne opracowania cząstkowe |
| 0361 | Jednostek podległych |
| 0363 | Materiały pomocnicze |
| 0371 | Zewnętrzne |
| 04051 | Słownik terminów i pojęć |
| 0407 | Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne |
| 0410 | Centralna baza danych |
| 0411 | Terenowa baza danych |
| 0420 | Materiały pomocnicze |
| 04400 | Korespondencja |
| 04430 | Informacje dot. zmiany numeru stanowisk abonenckich |
| 053 | Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości |
| 0540 | Pozostałe |
| 055 | Anonimy |
| 056 | Informacje przesłane do innych organów |
| 057 | Materiały dotyczące spraw nie będących skargą i wnioskiem w rozumieniu kpa |
| 062 | Wykonanie poligraficzne |
| 063 | Rozpowszechnianie wydawnictw |
| 0650 | Biuletyny informacyjne resortu spraw wewnętrznych |
| 0651 | Biuletyny informacyjne Policji |
| 0670 | Techniczna obsługa wystaw, pokazów, odczytów i innych imprez |
| 0672 | Organizacja i udział w uroczystościach |
| 0673 | Organizacja i udział w prelekcjach/pokazach sprzętu i uzbrojenia |
| 0684 | Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania |
| 0686 | Materiały pomocnicze |
| 0701 | Programy, materiały, sprawozdania i informacje o realizacji współpracy |
| 071 | Z resortem Spraw Wewnętrznych oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi przez resort Spraw Wewnętrznych |
| 072 | Z innymi organami i instytucjami oraz organizacjami |
| 073 | Z ludnością cywilną |
| 074 | Współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi SG |
| 0812 | Wymiana informacji |
| 0824 | Wymiana informacji |
| 0835 | Spotkania eksperckie organizowane przez Agencję Frontex |
| 08440 | Inna dokumentacja merytoryczna |
| 08450 | Dokumenty robocze dot. przygotowań innych państw do misji Schengen |
| 08460 | Materiały cząstkowe i zewnętrzne |
| 08461 | Dokumenty robocze z przygotowań do misji Schengen |
| 0847 | Postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej i Europejskim |
| 0848 | Eu-LISA |
| 0854 | Przegląd i utrzymanie znaków granicznych |
| 0862 | Korespondencja merytoryczna |
| 0872 | Korespondencja merytoryczna |
| 09130 | Pozostałe |
| 09131 | Przesyłanie kopii dokumentów pokontrolnych |
| 0931 | Okresowe |
| 0932 | Propozycje tematów do planów pracy oraz kontroli |
| 095 | Techniczna obsługa kontroli i jej realizacja |
| 10401 | Korespondencja |
| 10402 | Projekty |
| 122 | Zmiany personalne kadry kierowniczej |
| 1262 | Stan dyscypliny służbowej |
| 1403 | Koordynacja działalności szkoleniowej |
| 1406 | Seminaria |
| 1407 | Instruktaże |
| 1408 | Konspekty |
| 1410 | Ogólne zalecenia i ustalenia dotyczące zasad rekrutacji |
| 1444 | Szkolenie w kraju |
| 145 | Wychowanie fizyczne i sport |
| 146 | Psy służbowe |
| 1460 | Użycie psa służbowego |
| 1514 | Rozpowszechnianie projektów wynalazczych |
| 1902 | Oświata zdrowotna |
| 1903 | Opieka nad cudzoziemcami |
| 19112 | Koordynacja badań psychologicznych kandydatów do służby |
| 1930 | Zagrożenia, akcje sanitarnohigieniczne |
| 1950 | Wytyczne, zalecenia i organizacja zabezpieczenia medycznego |
| 1951 | Wykonanie zabezpieczeń medycznych |
| 2224 | Zakwaterowanie w internacie |
| 2310 | Maszyny, urządzenia, sprzęt i części zamienne |
| 2313 | Wyposażenie |
| 2316 | Szkody w mieniu |
| 2320 | Użytkowanie |
| 2322 | Szkody w mieniu |
| 2333 | Szkody w mieniu |
| 2340 | Zaopatrzenie w przedmioty umundurowania |
| 2346 | Szkody w mieniu |
| 2351 | Wykorzystanie sprzętu, materiałów, narkotyków, środków chemicznych, radioaktywnych i wybuchowych |
| 2352 | Szkody w mieniu |
| 2366 | Gospodarka zapasami zbędnymi i nadmiernymi |
| 2367 | Szkody w mieniu |
| 2370 | Zaopatrzenie w druki i formularze służbowe oraz wydawnictwa topograficzne |
| 2371 | Planowanie materiałowo-finansowe |
| 2373 | Zapotrzebowanie materiałowe |
| 2374 | Szkody w mieniu |
| 2390 | Zapotrzebowanie, zakupy, sprzedaż i wybrakowanie sprzętu |
| 2393 | Szkody w mieniu |
| 2416 | Używanie samochodów służbowych |
| 2420 | Wypadki i kolizje w ruchu drogowym |
| 2445 | Utylizacja odpadów |
| 2453 | Szkody w mieniu |
| 25012 | Korespondencja związana z nadzorem lotniczym |
| 2522 | Zabezpieczenie operacyjne |
| 2617 | Rozmowy telefoniczne. Spisy abonentów central telefonicznych |
| 2633 | Wykorzystanie bezzałogowych statków powietrznych |
| 3100 | Plany finansowe w zakresie dochodów i wydatków budżetowych |
| 3101 | Projekty planów finansowych w zakresie dochodów i wydatków budżetowych |
| 3102 | Materiały pomocnicze |
| 324 | Uzgadnianie sald |
| 330 | Kształtowanie polityki płacowej |
| 340 | Zasady gospodarowania funduszami |
| 350 | Ogólne zagadnienia dotyczące inwentaryzacji |
| 3602 | Materiały pomocnicze |
| 4044 | Materiały analityczne |
| 4045 | Obsługa |
| 4105 | Ewidencja zdarzeń |
| 4125 | Wspólne patrole |
| 4136 | Ochrona ekologiczna |
| 4140 | Meldunki w systemie służb dyżurnych operacyjnych |
| 41401 | Pozostała dokumentacja |
| 415 | Ewidencja służb dyżurnych |
| 4200 | Okresowe i doraźne wytyczne do służby |
| 4201 | Kontrola ruchu granicznego |
| 4208 | Bezpieczeństwo w komunikacji |
| 4218 | Zlecenia. Wpisy do Sytemu Informatycznego Schengen |
| 4222 | Ustalenia migracyjne |
| 42220 | Opiniowanie przez uczelnie, jednostki oświatowe |
| 4223 | Kontrola legalności pobytu, zatrudnienia oraz prowadzenia działalności gospodarczej cudzoziemców na terytorium RP |
| 42240 | Zapewnienie pomocy w dobrowolnym powrocie |
| 42241 | Przekazania i przyjęcia osób (Readmisja, Dublin III, ENA) |
| 43280 | Dane PNR |
| 4511 | Szkolenie przeciwpożarowe |
Załącznik nr 2
Wykaz dokumentacji wpływającej do KGSG oraz wytworzonej w KGSG nie podlegającej rejestrowaniu w systemie EZD
| Lp. | Rodzaj dokumentacji | Zarząd/Biuro KGSG | Nazwa urządzenia ewidencyjnego lub nazwa dedykowanego systemu teleinformatycznego, w którym dokumentacja jest rejestrowana |
| 1. | Korespondencja dotycząca wykonania czynności zleconych przez sądy, prokuratury i inne organy państwowe | Zarząd Graniczny KGSG | System ZSE |
| 2. | Oświadczenia majątkowe | Biuro Ochrony Informacji KGSG | Dziennik korespondencji |
| 3. | Spisy akt przekazanych do archiwum | Biuro Ochrony Informacji KGSG Archiwum Straży Granicznej | Rejestr spisów zdawczo - odbiorczych |
| 4. | Oferty kandydatów ubiegających się o przyjęcie do pracy | Biuro Kadr i Szkolenia KGSG | Dziennik korespondencji |
| 5. | Oferty składane w procesie postępowań o udzielenie zamówień publicznych | Biuro Finansów KGSG | Rejestr postepowań o zamówienie publiczne prowadzonych w KGSG |
| 6. | Zapytania przesyłane kanałem wymiany informacji Europol SIENE | Zarząd Operacyjno - Śledczy KGSG | Dziennik faxów |
| 7. | Zapytania dotyczące udzielania informacji o osobie, obiekcie w tym formularze ewidencyjne | Zarząd Operacyjno - Śledczy KGSG Biuro Ochrony Informacji KGSG | Dziennik faxów, rejestr zapytań |
| 8. | Powiadomienia z dokonanych sprawdzeń danych PNR w bazach poszukiwawczych i według ustalonych kryteriów przetwarzania danych PNR | Zarząd Operacyjno - Śledczy KGSG | Krajowy System Informatyczny (KSI) |
| 9. | Rejestry, książki, dzienniki, zeszyty, skorowidze, notatniki, mapy, szkice, broszury, albumy stanowiące rodzaj dokumentacji wymienionej w JRWA SG, które zostały wytworzone w postaci papierowej | Komórki organizacyjne KGSG | Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych, Karty RWD |
| 10 | Dokumentacja z badań poligraficznych i psychologicznych | Biuro Kadr i Szkolenia KGSG | Rejestr osób badanych |
Załącznik nr 3
Wykaz dokumentacji nie tworzącej akt sprawy w KGSG
| 051 | Ewidencja skarg, wniosków, petycji |
| 0610 | Monografie, opracowania, podręczniki |
| 0611 | Biuletyny, informatory, itp. |
| 064 | Ewidencja wydawnictw |
| 0650 | Biuletyny informacyjne resortu spraw wewnętrznych |
| 0651 | Biuletyny informacyjne Policji |
| 0652 | Wydawnictwa fachowe MSW, wojskowe i inne |
| 0653 | Wydawnictwa służby topograficznej (mapy) |
| 0663 | Wycinki prasowe dotyczące Straży Granicznej |
| 0664 | Ewidencja materiałów video przekazywanych środkom masowego przekazu |
| 0666 | Ewidencja publikacji dotyczących Straży Granicznej w prasie i czasopismach krajowych i zagranicznych |
| 0685 | Ewidencja prac naukowo-badawczych |
| 08441 | Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym |
| 08461 | Dokumenty robocze z przygotowań do misji Schengen |
| 08462 | Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym |
| 088 | Reprezentacja |
| 09131 | Przesyłanie kopii dokumentów pokontrolnych |
| 094 | Ewidencja kontroli |
| 1200 | Funkcjonariuszy w służbie stałej i przygotowawczej |
| 1208 | Bieżąca realizacja zadań organizacyjno - ewidencyjnych |
| 1210 | Środki ewidencyjne |
| 12100 | Rejestr funkcjonariuszy upoważnionych do występowania przed sądem w roli oskarżyciela publicznego |
| 122 | Zmiany personalne kadry kierowniczej |
| 1260 | Ewidencja |
| 127 | Sprawy wojskowe pracowników |
| 1280 | Legitymacje |
| 1282 | Zaświadczenia |
| 1312 | Ewidencja wypadków |
| 1461 | Okresowe plany szkoleń |
| 1600 | W godzinach służbowych |
| 1601 | Po godzinach służbowych |
| 1602 | Nadgodziny |
| 161 | Absencja, urlopy |
| 182 | Legitymacje ubezpieczeniowe |
| 1910 | Przyjęcia ambulatoryjne |
| 1921 | Ewidencja szczepień |
| 1961 | Ewidencja leków, materiałów i sprzętu medycznego |
| 2222 | Ewidencja zasobów mieszkaniowych i świadczeń finansowych |
| 2311 | Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń |
| 2314 | Ewidencja środków rzeczowych |
| 2342 | Wyposażenie funkcjonariuszy SG i pracowników (osobiste i zbiorowe) |
| 2344 | Ewidencja przedmiotów umundurowania |
| 2350 | Stan sprzętu, materiałów, narkotyków, środków chemicznych, radioaktywnych i wybuchowych |
| 2360 | Produkty żywnościowe |
| 2361 | Sprzęt żywnościowy |
| 2362 | Żywienie |
| 2372 | Ewidencja materiałowa |
| 23802 | Karty rozchodu amunicji |
| 23810 | Ewidencja, wykazy stanu ilościowego, wykazy numerów, normy należności (tabele, wykazy) dot. jednostki organizacyjnej |
| 23811 | Ewidencja cząstkowa, dowody wydania i przyjęcia broni |
| 2410 | Ewidencja służbowych środków transportu i numerów rejestracyjnych |
| 2442 | Obrót materiałowy |
| 2451 | Produkty naftowe i zbiorniki |
| 26001 | Dzienniki korespondencji radiowej |
| 26002 | Dane radiowe (DR), wyciągi z danych radiowych (WDR) |
| 26100 | Dokumentacja techniczna |
| 26101 | Ewidencja torów i mapy usytuowania linii telekomunikacyjnych |
| 2611 | Urządzenia i sprzęt |
| 2612 | Eksploatacja oraz naprawa sprzętu i urządzeń łączności |
| 26121 | Zlecenia pracy, zestawienia materiałów zużytych do naprawy |
| 2624 | Ewidencja szyfrogramów i kodogramów |
| 2625 | Urządzenia szyfrujące i kodujące |
| 2630 | Ewidencja |
| 2631 | Przychód - rozchód |
| 311 | Obrót gotówkowy |
| 313 | Przejazdy służbowe |
| 320 | Dowody księgowe własne i obce |
| 3210 | Dzienniki kontowe |
| 3211 | Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) |
| 3212 | Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) |
| 3220 | Rozliczenia wewnętrzne |
| 3320 | Pierwiastkowa dokumentacja płac |
| 3321 | Listy należności i płac |
| 3322 | Listy wyróżnionych nagrodami i premiami pieniężnymi |
| 3323 | Kartoteki wynagrodzeń |
| 3324 | Rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych |
| 3325 | Zaświadczenia o płacach |
| 372 | Ewidencja |
| 4044 | Materiały analityczne |
| 4045 | Obsługa |
| 41222 | Meldunki o przelotach statków powietrznych na wysokości do 500 m |
| 41402 | Meldunki o zdarzeniu po ich wprowadzeniu do baz danych, informacje dla służb współdziałających |
| 415 | Ewidencja służb dyżurnych |
| 4214 | Poszukiwanych jednostek pływających (zastrzeżonych, skradzionych i innych) oraz statków zgłoszonych do odprawy granicznej |
| 4215 | Wjazdów i zawróceń materiałów i środków chemicznych, materiałów niebezpiecznych i szczególnie niebezpiecznych, odpadów |
| 4216 | Skradzionych, zagubionych i unieważnionych dokumentów |
| 4217 | Książki służb, sprzętu, zleconych prac |
| 4222 | Ustalenia migracyjne |
| 4223 | Kontrola legalności pobytu, zatrudnienia oraz prowadzenia działalności gospodarczej cudzoziemców na terytorium RP |
| 4230 | Ewidencja nieścisłości w dokumentach |
| 4311 | Praca fotolaboratoriów |
| 4322 | Sprawdzenia w ewidencji operacyjnej, kryminalnej i innej |
| 43280 | Dane PNR |
| 4329 | Prawo lotnicze |
| 4350 | Zabezpieczenie i kontrola przesyłek wartościowych |
| 4352 | Zatrzymane listy zwykłe i polecone |
| 4383 | Eksperci kryminalistyki |
| 4384 | Ewidencja przedmiotów podlegających przepadkowi na rzecz Skarbu Państwa |
