Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568 i 695) oraz w celu realizacji przepisów:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.²⁾),

2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.³⁾),

3) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342)

- zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii
z dnia 8 grudnia 2020 r. (poz. 7)

Załącznik nr 1

ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI

I. Przepisy ogólne

§ 1. 1. Podstawę prawną stosowanych w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii zwanym dalej " Ministerstwem", zasad rachunkowości stanowi:

1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji określone zostały w regulacjach wewnętrznych w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej składników majątku.

3. Zasady prowadzenia gospodarki materiałowej określone zostały w regulacjach wewnętrznych w sprawie instrukcji gospodarki materiałowej.

4. Zasady dotyczące należności określone zostały w regulacjach wewnętrznych dotyczących sposobu postępowania z należnościami.

II. Szczególne zasady rachunkowości

§ 2. 1. W siedzibie Ministerstwa pod adresem: Plac Trzech Krzyży 3/5 w Warszawie prowadzona jest obsługa finansowo-księgowa w zakresie dysponenta części budżetowych: 18 Budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 20 - Gospodarka, 31 - Praca, 40 - Turystyka oraz dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia w zakresie części budżetowych: 18 - Budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 20 - Gospodarka, 31 - Praca, 40 - Turystyka .

2. Ewidencję księgową prowadzi w Ministerstwie Departament Budżetu i Finansów, zwany dalej "DBF".

3. DBF prowadzi ewidencję księgową w ramach obsługi dysponenta części budżetowych: 18 - Budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 20 - Gospodarka, 31 - Praca, 40 - Turystyka oraz w zakresie przychodów i rozchodów z tytułu prywatyzacji, ewidencję księgową dotyczącą obsługi dysponenta trzeciego stopnia części budżetowych: 18, 20, 31 i 40 oraz wydziałów/zespołów w stałych przedstawicielstwach Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych za granicą w zakresie obsługi wynagrodzeń.

4. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

5. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc, kwartał, półrocze lub rok, zgodnie z przepisami odrębnymi.

6. Księgi rachunkowe otwierane są na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykane na dzień kończący rok obrotowy. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego, chyba, że ustawy szczególne stanowią inaczej.

7. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

8. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

9. Dziennik służy do chronologicznego ujęcia wszystkich operacji gospodarczych. Zgodność sumy zawartych w nim zapisów z łącznymi obrotami kont syntetycznych (zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych) potwierdza kompletność i poprawność (co do wartości) ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

10. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

11. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej.

12. Zapis księgowy zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę;

3) skrócony opis operacji;

4) kwotę dokonanej operacji;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

13. Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera. Do prowadzenia ewidencji w Ministerstwie wykorzystywany jest system informatyczny Quorum firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Zmiany wersji oprogramowania zatwierdzane są przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej "Dyrektorem BDG" lub osobę zastępującą, po akceptacji wersji przez DBF.

14. Rodzaje dowodów księgowych, zasady obiegu oraz kontroli dokumentów i dowodów finansowo-księgowych określają regulacje wewnętrzne dotyczące instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Ministerstwie.

15. Zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, są one sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald i inne wydruki komputerowe.

16. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią oryginały dowodów księgowych. W przypadku zniszczenia bądź zaginięcia oryginału dowodu, wprowadzenie zapisu następuje na podstawie duplikatu. Na prawach oryginału traktowane są faktury lub inne dowody księgowe otrzymywane drogą elektroniczną pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, a także kopie dowodu KP (kasa przyjęła), kopie wyroków / tytułów wykonawczych, postanowień komorniczych o ustaleniu kosztów egzekucyjnych oraz innych dokumentów wynikających z innych przepisów.

17. Wyodrębnienie księgowe programów, polegające na prowadzeniu oddzielnych rejestrów księgowych lub słowników ewidencji analitycznej, umożliwia ustalenie stanu realizacji poszczególnych programów.

18. Dowody księgowe zewnętrzne obce księgowane są pod datą wpływu do DBF, z zastrzeżeniem ust. 20, 21 i 22 oraz rozdziału III i IV.

19. Dowody księgowe ewidencjonowane są ze wskazaniem daty dowodu księgowego, daty operacji gospodarczej oraz daty zapisu księgowego. W przypadku, gdy datą operacji gospodarczej na dowodzie księgowym jest jedynie miesiąc i rok, w systemie informatycznym jako datę operacji gospodarczej przyjmuje się ostatni dzień roboczy miesiąca, w którym nastąpiła operacja, z wyłączeniem dowodów księgowych za usługi świadczone w sposób ciągły (m.in. utrzymanie nieruchomości, dostarczenie energii, usługi informatyczne), przy których przyjmuje się ostatni dzień miesiąca. W przypadku ewidencji zaangażowania, jeśli nie zostały określone daty dowodu księgowego i daty operacji gospodarczej przyjmuje się datę zapisu księgowego.

20. Dowody księgowe zewnętrzne obce z datą operacji gospodarczej z poprzednich miesięcy mające wpływ na kwoty ujęte w sprawozdaniach budżetowych otrzymane przez DBF do 4 dnia danego miesiąca, po kontroli merytorycznej są ujmowane do poprzedniego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. W sprawozdaniach budżetowych za grudzień i rocznych oraz w sprawozdaniu finansowym jednostki ujmuje się dowody księgowe, które wpłyną do DBF na 4 dni robocze przed upływem terminu złożenia sprawozdań za grudzień i sprawozdań rocznych dysponenta trzeciego stopnia oraz własnych sprawozdań jednostkowych dysponenta części budżetowej. W przypadku otrzymania dowodów księgowych po tym terminie, do 4 dni roboczych przed sporządzeniem łącznych rocznych sprawozdań budżetowych za dany rok, sporządzana jest korekta jednostkowych rocznych sprawozdań budżetowych, w których ujmowane są otrzymane dowody księgowe. Dowody księgowe zewnętrzne, które wpłyną po tym terminie i nie mają istotnego wpływu tj. ich wartość nie przekracza 1% wartości sumy bilansowej, są ujmowane do ksiąg rachunkowych roku następnego.

21. Po terminie, o którym mowa w ust. 20, ujmuje się wewnętrzne dowody księgowe, w szczególności, dowody dotyczące wyników inwentaryzacji, dowody rozliczeniowe, korygujące wcześniejsze zapisy księgowe, roczne przeksięgowania sald końcowych, jednak nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

22. Dowody księgowe zewnętrzne, wpływające do DBF po sporządzeniu łącznych rocznych sprawozdań budżetowych, na 4 dni robocze przed sporządzeniem łącznego sprawozdania finansowego, jeżeli ich suma przekracza 1% sumy bilansowej ujmowane są do roku poprzedniego. Sporządzane są korekty rocznych sprawozdań budżetowych oraz jednostkowego sprawozdania finansowego.

23. Dowody księgowe wystawiane przez Ministerstwo księgowane są z datą ich wystawienia. Za datę operacji gospodarczej przyjmuje się datę wystawienia dowodu, z zastrzeżeniem rozdziału III.

24. Dekretacje operacji gospodarczych podpisywane są przez Głównego Księgowego i Dyrektora DBF. Za równoważne ze złożeniem podpisu na dokumencie uznaje się akceptację Głównego Księgowego i zatwierdzenie Dyrektora DBF w systemie finansowo-księgowym.

25. Podstawę ujęcia w księgach rachunkowych rozliczeń środków wypłaconych w formie dotacji stanowią w szczególności: rozliczenia, sprawozdania finansowe lub inne dokumenty finansowe otrzymywane zgodnie z podpisanymi umowami lub odrębnymi postanowieniami.

26. Przepisów ust. 25 nie stosuje się do projektów i programów, w których sposób rozliczania wypłaconych środków określają odrębne przepisy lub postanowienia.

27. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

28. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy, według średniego kursu NBP obowiązującego w tym dniu.

29. Księgowanie zaangażowania dotyczącego planu wydatków budżetowych dokonywane jest w szczególności na podstawie dokumentów stanowiących podstawę powstania zobowiązania, o których mowa w regulacjach wewnętrznych dotyczących instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Ministerstwie oraz w zarządzeniu Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie zasad postępowania komórek organizacyjnych w procesie dokonywania wydatków publicznych.

30. Korekty zaangażowania dokonuje się uwzględniając stopień realizacji planowanych wydatków w danym roku budżetowym z własnej inicjatywy, na podstawie posiadanych danych lub na wniosek komórki organizacyjnej Ministerstwa.

31. Ewidencja operacji dotyczących wykonania budżetu w układzie zadaniowym jest prowadzona z wykorzystaniem konta pozabilansowego 980 - "Plan finansowy wydatków budżetowych", konta 982 - "Plan wydatków środków europejskich" oraz konta 923 - "Zobowiązania w układzie zadaniowym" z zastosowaniem słowników analityki dodatkowej określających: funkcję, zadanie, podzadanie, działanie.

32. Wycena aktywów trwałych i aktywów obrotowych na dzień bilansowy dokonywana jest według ich wartości wynikającej z prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej. Akcje i udziały oraz inne papiery wartościowe wycenia się na dzień bilansowy według następujących zasad:

1) akcje, udziały i inne papiery wartościowe notowane według wartości z ostatniej sesji ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego;

2) dla spółek w likwidacji lub upadłości, dla których:

a) sąd wydał prawomocne postanowienie o zakończeniu likwidacji lub upadłości oraz dla spółek nieprowadzących działalność przyjmuje się wartość "0",

b) syndycy lub likwidatorzy podali kapitał podstawowy zamiast kapitału zakładowego podaje się wartość wynikającą z zastosowania algorytmu wynikającego z iloczynu kapitału podstawowego i udziału % Skarbu Państwa w kapitale zakładowym, w przypadku ujemnego kapitału podstawowego przyjmuje się wartość "0";

3) akcje, udziały i inne papiery wartościowe nienotowane nie podlegają aktualizacji i ujmowane są w wartości nominalnej.

33. Przy wycenie poszczególnych grup aktywów i pasywów oraz ustaleniu elementów składających się na wynik finansowy stosowane są szczegółowe zasady wynikające z nadrzędnych zasad rachunkowości, którymi są:

1) zasada jasnego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej i majątkowej jednostki, która jest zasadą naczelną i nadrzędną podporządkowane są jej wszystkie inne zasady rachunkowości. Zasada ta polega na wiernym odzwierciedleniu transakcji i zdarzeń w sposób jasny oraz zgodny z rzeczywistością;

2) zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną, która oznacza, że w razie kolizji między zasadą rzetelności, tj. wiernego odzwierciedlenia rzeczywistości i zasadą prawidłowości, tj. zasadą zgodności z przepisami prawa, przyjmowana jest wyższość treści ekonomicznej. Pozwala to na zapewnienie w sprawozdawczości finansowej uzyskania wiernego obrazu rzeczywistości gospodarczej jednostki;

3) zasada istotności, która pozwala na stosowanie uproszczeń, o ile nie wpłynie to ujemnie na rzetelność i zachowanie jasności obrazu sytuacji finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowego jednostki. Niezwykle ważnym elementem przy stosowaniu tej zasady jest zapewnienie przewagi korzyści nad kosztami;

4) zasada ciągłości i kontynuacji działania, która zakłada, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmienionym istotnie zakresie. Stosowanie zasady polega na jednakowym grupowaniu operacji gospodarczych i wykazywaniu ich w tej samej pozycji bilansu i rachunku wyników w poszczególnych latach celem zapewnienia porównywalności danych zdarzeń. W myśl tej zasady przestrzegana jest identyczność stanu aktywów i pasywów pomiędzy bilansem zamknięcia a bilansem otwarcia. Wyjątek od powyższej zasady może stanowić ujęcie skutków korekty, która powoduje, że sprawozdanie finansowe w poprzednich okresach sprawozdawczych nie było poprawne, nie odzwierciedlało prawidłowego stanu funduszu jednostki. W uzasadnionych przypadkach, w celu zapewnienia lepszego obrazu rzeczywistości gospodarczej (lepszego odzwierciedlenia sytuacji majątkowej lub finansowej) można odstąpić od dotychczas stosowanych rozwiązań przy spełnieniu łącznie następujących warunków:

a) wynika to z ważnych i uzasadnionych przyczyn,

b) zmiana nastąpiła od pierwszego dnia nowego roku obrotowego, a nie w ciągu roku,

c) zmiana winna być wykazana w informacji dodatkowej do sprawozdawczości finansowej;

5) zasada memoriału, która polega na ujęciu w księgach rachunkowych wszystkich operacji finansowych dotyczących danego roku niezależnie od terminu ich zapłaty. Zasada memoriału oznacza, że skutki transakcji i innych zdarzeń uznawane są w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie otrzymania lub wydatkowania gotówki i są wykazywane w sprawozdaniach okresu, którego dotyczą. Zasada memoriału zapewnia dostarczenie informacji nie tylko o zdarzeniach przeszłych wiążących się z wpływem lub wydatkiem środków pieniężnych, ale również o zobowiązaniach wymagających wydatkowania gotówki w przyszłości. W celu przestrzegania zasady memoriału, a równocześnie biorąc pod uwagę często występujące sytuacje wpływu dokumentów do Ministerstwa ze znacznym opóźnieniem w stosunku do daty dokonania operacji gospodarczej, przyjmuje się zasadę, że dowody księgowe księgowane są z datą wpływu;

6) zasada współmierności, zgodnie z którą dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Jeżeli koszty występują cyklicznie, w zbliżonej wysokości we wszystkich okresach sprawozdawczych, nie są one rozliczane w czasie;

7) zasada ostrożności, która polega ona na wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów przy zastosowaniu rzeczywiście poniesionych na ich nabycie cen lub kosztów. Zasada ta wymusza aktualizację wyceny zarówno aktywów jak i pasywów jednostki oraz jej operacji wynikowych przez konfrontację ich wartości księgowej z bieżącymi cenami rynkowymi. Stosowanie tej zasady obwarowane jest wieloma szczegółowymi przepisami, co oznacza, że aktywa lub pasywa w sposób umyślny nie są wykazywane w zaniżonej wysokości, natomiast zobowiązania lub koszty w nadmiernych kwotach, gdyż byłoby to nierzetelne. Przy podejmowaniu decyzji o sposobie wyceny brana jest pod uwagę zasada istotności oraz zasada wyższości treści ekonomicznej nad treścią prawną;

8) zasada kompensowania, która oznacza, że nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów. Zasadę indywidualnej wyceny w zakresie zakazu kompensat stosuje się m.in. także przy rozliczaniu szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi, co oznacza, że straty spowodowane tymi zdarzeniami wykazuje się w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym w pełnej wysokości. Nie mogą być one kompensowane przyznanymi lub otrzymanymi odszkodowaniami z tytułu ubezpieczeń majątkowych. Wyjątek od tej zasady stanowi zastosowanie zasady istotności w przypadku gdy składniki majątkowe różnią się jedynie np. opakowaniem, kolorem lub wyglądem;

9) zasada podwójnego zapisu, której stosowanie polega na tym, że każda operacja wartościowa jest rejestrowana w księgach rachunkowych co najmniej na dwóch kontach, po przeciwstawnych stronach tych kont, tj. po stronie WN jednego konta i równocześnie po stronie MA konta przeciwstawnego, z zachowaniem równości kwot po stronie WN i MA tych kont. Zapisów na określonych kontach dokonuje się w kolejności chronologicznej. Zasadę tą stosuje się obowiązkowo w ewidencji bilansowej. Stosowanie zasady podwójnego zapisu umożliwia sprawdzenie wewnętrznej zgodności zapisów. Wyjątek od tej zasady stanowi tylko dokonywanie korekt dotyczących kwalifikowania zadania oraz księgowań na kontach pozabilansowych.

34. Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

35. Odpisu aktualizującego dla należności określonych w ust. 34 pkt 1-4 dokonuje się indywidualnie dla poszczególnych należności w oparciu o przeprowadzoną analizę sytuacji poszczególnych dłużników na podstawie posiadanej dokumentacji z prowadzonej egzekucji zaległości lub innych dokumentów uzasadniających dokonanie odpisu, z zastrzeżeniem ust. 36.

36. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością liczonego od dnia powstania wymagalności. Przedziałom czasowym przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według podanych niżej wartości procentowych:

1) do 1 roku - bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 roku do 3 lat - odpis aktualizujący w wysokości 50%;

3) powyżej 3 lat - odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

37. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

38. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do końca miesiąca poprzedzającego termin sporządzenia sprawozdań finansowych jednostki.

39. Odpisy aktualizujące wartość należności powinny uwzględniać również przesłanki, które wystąpiły po dniu bilansowym, ale zostały ujawnione do dnia sporządzenia odpisu, np. zgon kontrahenta, postanowienie o upadłości.

40. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - w zależności od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący.

41. Nie podlegają odpisowi aktualizującemu należności zabezpieczone wekslem, gwarancją bankową, hipoteką lub zastawem - do wysokości ustanowionego zabezpieczenia.

42. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

43. Dokonanie odpisów aktualizujących wartość należności nie zwalnia od działań zmierzających do wyegzekwowania tych należności.

44. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

45. Rezerwy tworzy się na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu skutków toczącego się postępowania sądowego.

46. Rezerwy związane ze skutkami toczącego się postępowania sądowego tworzy się wówczas, gdy przeciwko Skarbowi Państwa - Ministrowi Rozwoju, Pracy i Technologii wniesiono pozew i prawdopodobieństwo wyroku niekorzystnego na rzecz Skarbu Państwa jest większe, niż prawdopodobieństwo wyroku korzystnego.

47. Rezerwy tworzy się w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości.

48. Szacując wysokość rezerwy na toczące się postępowanie, należy uwzględnić kwotę roszczenia wynikającego z pozwu, koszty postępowania sądowego o ewentualne odsetki, jeżeli można je w sposób wiarygodny oszacować.

49. Odsetki, o których mowa w ust. 48, podlegają aktualizacji nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

50. Rezerwy, o których mowa w ust. 45, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą.

50. Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę.

51. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustania ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe.

52. Rezerwy ujmuje się w księgach rachunkowych na bieżąco na podstawie informacji przekazanych przez komórki merytoryczne.

53. Na dzień bilansowy przeprowadza się weryfikację zasadności i wysokości utworzonych rezerw.

54. Realizacja dyspozycji pieniężnych w Ministerstwie następuje przy zastosowaniu obrotu bezgotówkowego. Obrót gotówkowy jest ograniczony do niezbędnego minimum, wyłącznie do wydatków bieżących. Zasady obrotu gotówkowego reguluje zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie instrukcji kasowej.

55. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu państwa realizowana jest przez Narodowy Bank Polski (NBP) przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej NBE.

56. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu środków europejskich realizowana jest przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) z rachunku Ministra Finansów na podstawie zleceń płatności wystawianych przez instytucję, która zawarła umowę dofinansowania z beneficjentem lub wydała decyzję o przyznaniu beneficjentowi dofinansowania lub inną instytucję upoważnioną przez Ministra, przy wykorzystaniu portalu komunikacyjnego BGK- ZLECENIA oraz przez NBP przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej NBE.

57. W przypadku braku możliwości zastosowania realizacji przelewów bankowych w formie elektronicznej stosuje się formę papierową poleceń przelewów bankowych.

58. Realizacja obrotu wekslami następuje na podstawie zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie instrukcji postępowania w Ministerstwie z papierami wartościowymi stanowiącymi zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań. Weksle ujmowane są w ewidencji pozabilansowej.

59. Klasyfikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia …… w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

60. Do spraw dotyczących niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym stosuje się przepisy określone w dziale III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 i 1423).

61. Pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się zapisu ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od czasu wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

62. Inwentaryzację z kontrahentami zagranicznymi przeprowadza się drogą weryfikacji sald.

III. Organizacja prowadzenia ewidencji księgowej dysponenta trzeciego stopnia

§ 3. 1. Dysponent trzeciego stopnia prowadzi ewidencję księgową w ramach części budżetowych 18 - Budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 20 - Gospodarka, 31 - Praca i 40 - Turystyka w szczególności w zakresie:

1) finansowania, współfinansowania z budżetu państwa wydatków w ramach programów realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, a także innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi oraz przeniesionych na ten cel z rezerw celowych w danym roku;

2) płatności z budżetu środków europejskich oraz wydatków na współfinansowanie z budżetu państwa w zakresie realizacji projektów innych niż pomoc techniczna, których beneficjentem jest Ministerstwo w ramach programów realizowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych ze środków ujętych w budżecie państwa oraz w budżecie środków europejskich, a także przeniesionych na ten cel z rezerw celowych w danym roku;

3) kosztów funkcjonowania Ministerstwa;

4) wykonania dochodów budżetowych dysponenta trzeciego stopnia;

5) obsługi finansowo-księgowej wydatków na wynagrodzenia dla placówek zagranicznych.

2. Zadania określone w ust. 1 realizują wydziały zgodnie z regulaminem wewnętrznym DBF.

3. W ewidencji księgowej pod datą wpływu, o której mowa w § 2 ust. 18 ujmowane są prawidłowo wystawione i zatwierdzone pod względem merytorycznym, m.in.:

1) polecenia wyjazdu służbowego, na podstawie których wypłacane są zaliczki na podróż służbową;

2) rozliczenia podróży służbowych;

3) refundacje poniesionych kosztów dla pracowników Ministerstwa, zwanych dalej refundacjami;

4) dokumenty będące podstawą ewidencji zaangażowania, nieprawidłowości i zmian kwalifikowalności;

5) dokumenty będące podstawą rozliczenia dotacji.

4. Dowody księgowe skutkujące powstaniem przychodu Ministerstwa księgowane są pod datą wpływu do dysponenta trzeciego stopnia.

5. W zależności od rodzaju dowodu źródłowego za datę operacji gospodarczej przyjmuje się:

1) podróże służbowe - ostatni dzień podróży służbowej;

2) refundacje - data zatwierdzenia opisu merytorycznego;

3) zwrot kosztów osobom niebędącym pracownikami Ministerstwa - data zakończenia podróży;

4) rozliczenia dotacji - data sporządzenia wniosku o płatność/data wystawienia pisma akceptującego rozliczenie dotacji;

5) noty księgowe wewnętrzne - data wystawienia noty, z wyłączeniem noty księgowej wewnętrznej dotyczącej kar umownych, ujmowanej pod tą samą datą jak wystawiona za zrealizowane usługi faktura;

6) faktury VAT z tytułu najmu lub użyczenia - ostatni dzień miesiąca;

7) polecenia księgowania (PK) - listy płac - data księgowania;

8) listy płac z tytułu umów o pracę, wyrównania lub ich korekty - ostatni dzień roboczy miesiąca, którego dotyczą;

9) listy płac dodatkowe (m.in. ekwiwalenty, nagrody, wypłaty z oszczędności, świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwroty składek ZUS - data sporządzenia listy;

10) listy płac z tytułu umów cywilnoprawnych - ostatni dzień umowy lub data wypłaty transz określonych w umowie, zaś w przypadku braku możliwości zastosowania tych dat - data dokonania odbioru prac będących przedmiotem umowy;

11) przeksięgowanie potrąceń z listy płac - data listy, której dotyczą potrącenia;

12) deklaracja Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych - ostatni dzień roboczy miesiąca, którego deklaracja dotyczy;

13) przeksięgowanie wydatków na podstawie decyzji/pisma - data wpływu do dysponenta trzeciego stopnia decyzji lub pisma.

6. Dowody księgowe wyrażone w walutach obcych ujmowane są w księgach rachunkowych pod datą wpływu do DBF w przeliczeniu na PLN według średniego kursu NBP ogłoszonego dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień operacji gospodarczej.

7. W przypadku zaangażowania środków o znaczącej wartości, w szczególności dotyczących sprzątania oraz ochrony mienia, związanych z trwałym zarządem budynkiem, dokumenty stanowiące podstawę powstania zobowiązania ewidencjonowane są w wysokości przypadającej na Ministerstwo.

8. Miesięczna informacja określająca kwoty zaangażowania wynikające z podpisanych umów o pracę oraz planowanych wypłat z tytułu nagród jubileuszowych i odpraw powinna być przekazana przez odpowiednie komórki organizacyjne Ministerstwa do dysponenta trzeciego stopnia oraz do wiadomości dysponenta części budżetowej nie później niż 3 dni robocze przed końcem miesiąca.

9. Obrót gotówkowy ujmowany jest w raporcie kasowym pod datą rzeczywistego przychodu lub rozchodu gotówki z kasy. Wszystkie obroty gotówkowe muszą być udokumentowane źródłowymi dowodami kasowymi. W przypadku stwierdzenia niedoboru lub nadwyżek gotówki należy ująć je w raporcie kasowym pod datą stwierdzenia różnic.

10. Wypłaty zaliczek w walucie obcej na koszty podróży zagranicznej dokonywane w kasie Ministerstwa przeliczane są według tabeli kursów kupna i sprzedaży walut obowiązującej w NBP z dnia wypłaty. Zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Wypłata należnej kwoty z przekazanego do DBF rozliczenia podróży służbowej może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi kwoty w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z ostatniego dnia operacji gospodarczej.

11. Wpłaty walutowe z tytułu rozliczeń kosztów podróży służbowych dokonywane w kasie Ministerstwa przeliczane są według tabeli kursów kupna i sprzedaży walut obowiązującej w NBP z dnia wpłaty. Wpłaty waluty na konto Ministerstwa z tytułu rozliczeń kosztów podróży służbowych, przeliczane są według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wpłaty.

12. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

13. Środki trwałe, z wyjątkiem aktywów zaliczonych do inwestycji, to rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytku, mogące samodzielnie funkcjonować, przeznaczone na potrzeby jednostki, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, 1492 i 1565), tj. powyżej 10.000 zł. Środki trwałe obejmują w szczególności:

1) grunty (grupa 0) w tym również prawo wieczystego użytkowania gruntów;

2) budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej (grupy 1-2);

3) urządzenia techniczne i maszyny (grupy 3-6);

4) środki transportu (grupa 7);

5) inne środki trwałe (grupa 8).

14. Składniki majątkowe spełniające wszystkie kryteria zaliczania do środków trwałych przyjmowane są do ewidencji, dokonując ich podziału na grupy, podgrupy i rodzaje zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 poz. 1864). Księga inwentarzowa prowadzona jest w Departamencie Bezpieczeństwa i Obsługi Administracyjnej.

15. Wartość początkową środka trwałego stanowi cena nabycia. Obejmuje ona cenę należną sprzedającemu powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem do stanu zdatnego do używania, w szczególności: koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, składowania, a obniżoną o upusty i inne udzielone przez sprzedającego bonifikaty. Wartość początkową dla nieodpłatnie otrzymanego środka trwałego od jednostki sektora finansów publicznych stanowi wartość wyszczególniona w dokumencie przekazania, tj. cena nabycia i dotychczasowe umorzenie. W pozostałych przypadkach, innych niż wyżej wymienione, wartość początkową środka trwałego stanowi cena sprzedaży, bądź wartość godziwa, o ile w indywidualnych sytuacjach dysponent nie określi inaczej. Przez wartość godziwą należy rozumieć kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a tym samym zobowiązanie uregulowane na zasadach transakcji rynkowej.

16. Środki trwałe ewidencjonowane na koncie 011 są finansowane ze środków pieniężnych przewidzianych w planie finansowym na wydatki i zakupy inwestycyjne, tzn. w § 605 i § 606 planu finansowego.

17. Ewidencja na koncie 011 prowadzona jest na podstawie następujących dokumentów:

1) OT - przyjęcie środka trwałego;

2) LT - likwidacja środka trwałego;

3) PTS (+;-) - nieodpłatne przyjęcie, przekazanie środka trwałego.

18. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu (przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji) to wartość początkowa tych środków powiększana jest o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych i peryferyjnych, których jednostkowa cena przekracza kwotę określoną w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

19. Wydatkami na ulepszenie środków trwałych są wydatki powodujące zwiększenie wartości użytkowej tych środków z dnia ich przekazania do użytkowania.

20. Pozostałe środki trwałe finansowane są ze środków na wydatki bieżące (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia, środki nowego budowanego obiektu, które finansowane są tak jak koszty budowy, tj. ze środków na inwestycje).

21. Ewidencja na koncie 013 prowadzona jest na podstawie następujących dokumentów:

1) dowody OT/P - przyjęcie środka trwałego;

2) dowody PN (+;-) - przyjęcie, przekazanie środka trwałego;

3) dowody LN - likwidacja środka trwałego.

22. Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje.

23. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się programów komputerowych (o okresie użytkowania dłuższym niż rok), których nabyciu nie towarzyszyło przeniesienie autorskich praw majątkowych do takich programów lub udzielenie licencji na korzystanie z tych programów. Nie zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych programów komputerowych (systemów operacyjnych) zakupionych wraz z komputerem, bez którego komputer nie byłby urządzeniem kompletnym i zdatnym do użytkowania - nie spełniałby zatem definicji środka trwałego. Programy te zwiększają wartość początkową komputera i są ewidencjonowane razem z komputerem na koncie 011 - środki trwale lub na koncie 013 - jako pozostałe środki trwałe.

24. Wartości niematerialne i prawne finansowane są ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 10.000 zł brutto i okres użytkowania jest dłuższy niż rok. W takim przypadku wartości niematerialne i prawne ujmuje na koncie 020, według rzeczywistych cen zakupu brutto.

25. Ewidencja na koncie 020 prowadzona jest na podstawie następujących dokumentów:

1) OTO - przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 10.000 zł;

2) LTO - likwidacja wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 10.000 zł;

3) PTO (+;-) - nieodpłatne przyjęcie, przekazanie wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 10.000 zł.

26. Wartości niematerialne i prawne, gdy wartość ich nie przekracza 10.000 zł, finansowane są ze środków na wydatki bieżące i ewidencjonowane na koncie 021, według rzeczywistych cen zakupu brutto.

27. Ewidencja na koncie 021 prowadzona jest na podstawie następujących dokumentów:

1) OTW - przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych o wartości równej lub niższej 10.000 zł;

2) LNW - likwidacja wartości niematerialnych i prawnych o wartości równej lub niższej 10.000 zł;

3) PNW (+;-) - nieodpłatne przyjęcie, przekazanie wartości niematerialnych i prawnych o wartości równej lub niższej 10.000 zł.

28. Przyjmuje się następujące metody prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych składników aktywów trwałych:

1) ewidencją ilościowo-wartościową objęte są środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych tj. powyżej 10.000 zł - ewidencjonuje się je odpowiednio na kontach syntetycznych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

2) ewidencją ilościowo-wartościową objęte są również pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych tj. równa lub niższa niż 10.000 zł. Środki te są ewidencjonowane na kontach syntetycznych pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ponadto prowadzona jest ewidencja w postaci kartoteki osobistego wyposażenia pracownika. Powyższe zasady ewidencji umożliwiają sprawowanie bieżącej kontroli w zakresie gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku, są w zupełności wystarczające dla celów zabezpieczenia majątku jednostki.

29. Przyjmuje się następujące zasady umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych:

1) odpisom umorzeniowym podlegają środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Powyższe umorzenia księgowane są przez dysponenta trzeciego stopnia na koncie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

2) ostatniego dnia roboczego dokonuje się jednorazowo odpisów umorzeniowych za dany rok obrotowy;

3) umorzenie środków trwałych i wartości materialnych i prawnych nalicza się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki przyjęto do używania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie wysokości umorzenia z ich wartością początkową lub w którym te środki postawiono w stan likwidacji, sprzedano, przekazano nieodpłatnie lub stwierdzono ich niedobór;

4) w przypadku, gdy nieumorzony środek trwały uległ w trakcie roku obrotowego likwidacji, sprzedaży, przekazaniu, itp. odpisów umorzeniowych dokonuje się w miesiącu, w którym był użytkowany;

5) jednorazowemu umorzeniu w dniu przyjęcia do użytkowania podlegają pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości równej lub niższej niż 10.000 zł oraz meble i dywany, książki, środki dydaktyczne, odzież i umundurowanie - niezależnie od ich wartości. Umorzenia te są księgowane przez dysponenta trzeciego stopnia na koncie umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

30. Zapasy obejmują materiały i towary, które wyceniane są według rzeczywistych cen zakupu brutto i ujmowane w ewidencji w okresie, w którym je poniesiono.

31. Wypłaty walutowe, wypłaty z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz pochodnych od umów/projektów, w części finansowanej w ramach budżetu środków europejskich dokonywane są przez dysponenta trzeciego stopnia z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (system BGK - ZLECENIA), a w części finansowanej z budżetu państwa dokonywane są przez dysponenta trzeciego stopnia z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (system NBE).

32. Wypłaty ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z tytułu finansowania i dofinansowania działalności socjalnej określonej w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz wypłaty z rachunku sum depozytowych dokonywane są przez dysponenta trzeciego stopnia z wykorzystaniem bankowości elektronicznej NBE a także gotówkowo przez kasjera.

33. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosowany jest program "Płatnik".

34. Dla potrzeb rozliczeń z Urzędem Skarbowym stosowany jest system informatyczny firmy QNT - moduł QDeklaracje oraz moduł F_K.

35. Dla potrzeb przygotowywania elektronicznych dokumentów PFRON wykorzystywana jest aplikacja e-PFRON OFFLINE.

IV. Organizacja prowadzenia ewidencji księgowej dysponenta części budżetowej

§ 4. 1. Dysponent części budżetowych: 18 - Budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 20 - Gospodarka, 31 - Praca i 40 - Turystyka prowadzi ewidencję księgową w szczególności w zakresie:

1) realizacji zadań dysponenta części budżetowej, w tym: ewidencji planu finansowego, obsługi płatności z rachunku dysponenta części i przekazywania środków do dysponentów trzeciego stopnia;

2) finansowania, współfinansowania z budżetu państwa wydatków w ramach programów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej;

3) innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi;

4) wykonania wydatków i dochodów budżetowych dysponenta części;

5) płatności z budżetu środków europejskich w zakresie programów realizowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy Unii Europejskiej;

6) realizacji planu finansowego państwowych funduszy celowych: "Fundusz Rekompensat Pośrednich Kosztów Emisji" zwanego dalej "FRPKE", "Fundusz Pracy" zwanego dalej "FP", "Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych" zwanego dalej "FGŚP".

2. Zadania określone w ust. 1 realizują wydziały DBF zgodnie z wewnętrznym regulaminem organizacyjnym.

V. Ewidencja płatności dokonywanych z budżetu środków europejskich

§ 5. 1. Ewidencja płatności dokonywanych z budżetu środków europejskich prowadzona jest zbiorczo do poziomu programu i instytucji w sposób umożliwiający określenie w szczególności:

1) programu;

2) instytucji zlecającej płatność/dysponenta środków;

3) klasyfikacji budżetowej;

4) źródła finansowania;

5) zadania budżetowego;

6) zadania w układzie zadaniowym.

2. W przypadku, gdy stroną umowy jest Ministerstwo ewidencja płatności z budżetu środków europejskich prowadzona jest w sposób umożliwiający określenie w szczególności:

1) programu lub projektu;

2) klasyfikacji budżetowej;

3) źródła finansowania;

4) zadania budżetowego;

5) grupy kosztów (dotyczy dysponenta trzeciego stopnia);

6) zadania w układzie zadaniowym.

3. Ewidencja zaangażowania środków z budżetu środków europejskich dokonywana jest w szczególności na podstawie zbiorczych harmonogramów wydatków wynikających z podpisanych umów, decyzji lub zawartych z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu finansowanego z udziałem środków z budżetu środków europejskich.

4. Zapisy w księgach rachunkowych dotyczące wydatków z budżetu środków europejskich realizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego, zwany dalej "BGK", dokonywane są na podstawie informacji udostępnionych przez BGK drogą elektroniczną o:

1) zleceniach płatności otrzymanych przez BGK - w dacie udostępnienia informacji;

2) płatnościach zrealizowanych przez BGK - w dacie ich zrealizowania;

3) anulowanych zleceniach płatności, korektach zwrotów oraz korektach informacji o zrealizowanych zleceniach płatności - w dacie udostępnienia informacji przez BGK;

4) zwrotach środków wyjaśnionych przez BGK - w dacie udostępnienia informacji przez BGK, z zastrzeżeniem, że jeżeli zwroty dotyczą poprzedniego miesiąca to ujmowane są pod datą dokonania zwrotu;

5) zrealizowanych nadpłatach zwrotów wydatków z budżetu środków europejskich realizowanych przez BGK - w dacie udostępnienia informacji przez BGK;

5. Dopuszcza się korygowanie otrzymanych dokumentów/informacji z własnej inicjatywy, jeżeli stwierdzone błędy dotyczą omyłek pisarskich lub innych błędów oczywistych.

VI. Zasady zabezpieczania i przechowywania dowodów księgowych

§ 6. 1. Dowody księgowe przechowywane są w DBF w oryginalnej postaci, według ustalonego porządku, z podziałem na okresy sprawozdawcze i zagadnienia, w sposób umożliwiający łatwe odszukanie.

2. Dowody księgowe pochodzące z zamkniętego roku poprzedniego są przechowywane w księgowości przez okres 2 lat kalendarzowych i traktowane jako znajdujące się w stanie przechowywania użytkowego. Po tym okresie dokumenty są przekazywane do archiwum zakładowego.

3. Udostępnienie zbiorów lub ich części:

1) do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody Dyrektora DBF lub osoby przez niego upoważnionej;

2) poza siedzibą jednostki - wymaga pisemnej zgody odpowiednio Dyrektora DBF oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów;

3) do kontroli przeprowadzonej przez uprawnione organy na terenie jednostki - wymaga uprzedniego poinformowania Dyrektora DBF o przewidzianym terminie i zakresie kontroli oraz o osobach reprezentujących organ uprawniony do kontroli.

4. Archiwizacji dowodów księgowych dokonuje się zgodnie z zarządzeniem w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

5. Objęte archiwizowaniem ogólne dowody księgowe przechowuje się w sposób następujący:

1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu;

2) księgi rachunkowe - 5 lat;

3) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

6. Dokumenty związane z finansowaniem projektów z funduszy strukturalnych są przechowywane przez okres co najmniej 3 lat od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu.

Załącznik nr 2

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

I. SYSTEM INFORMATYCZNY PRZETWARZANIA DANYCH

§ 1. 1. System informatyczny Quorum firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o., zwany dalej "systemem", o którym mowa w § 2 w ust. 13 załącznika nr 1 do zarządzenia, jest dostosowany do struktury działania jednostki budżetowej. Ewidencja księgowa jest oparta na bieżącym rejestrowaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych, jak również na okresowej sprawozdawczości budżetowej. System umożliwia efektywną kontrolę wykorzystania posiadanych środków.

2. System funkcjonuje w oparciu o okna. Służą one do wprowadzania danych, umożliwiają ich przetwarzanie, a także pozwalają na prezentację oraz wydruk zestawień. Okna są przywoływane poprzez wybór odpowiedniej pozycji z menu. Menu systemu jest wielopoziomowe i umożliwia uruchamianie wszystkich funkcji systemu.

3. Podstawowe cechy systemu to:

1) definiowany przez użytkownika wykaz obsługiwanych Płatników;

2) definiowany przez użytkownika wykaz rejestrów księgowych;

3) definiowana przez użytkownika struktura konta;

4) definiowany przez użytkownika plan kont wraz z wykazem księgowań dozwolonych dla wskazanego konta;

5) automatyczne dokonywanie zapisów księgowych na podstawie wprowadzonych danych;

6) prowadzenie rejestrów bankowych, kasowych, poleceń księgowania;

7) wielowalutowość, automatyczne obliczanie różnic kursowych;

8) dekretacja księgowań jednostronna, dwustronna, możliwość równoczesnego księgowania kosztów rodzajowych;

9) bieżąca kontrola bilansowania się dokumentów;

10) bieżące sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów;

11) rejestracja planu finansowego i jego kolejnych modyfikacji;

12) ostrzeganie o przekroczeniu budżetu na podstawie wprowadzonego planu;

13) obsługa klasyfikacji zadaniowej;

14) tworzenie sprawozdań budżetowych Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28 Programy, Rb-28 UE, Rb-28 NW, Rb-N, Rb-Z, Rb-70, Rb-BZ1;

15) wprowadzenie modułu sprawozdań umożliwiającego monitoring realizacji zadań Ministerstwa w szczególności planu finansowego wg różnorodnych kryteriów, a w szczególności: zadań budżetowych, programów, komórek realizujących zadania, klasyfikacji budżetowej;

16) możliwość "księgowania na czerwono";

17) prowadzenie na bieżąco analitycznych kart kontowych;

18) prowadzenie dziennika obrotów;

19) prowadzenie wykazu rozrachunków z kontrahentami;

20) prowadzenie wykazu rozrachunków z pracownikami, rozliczenia zaliczek i delegacji pracowników;

21) całkowicie definicyjny i automatyczny sposób rozliczania kosztów;

22) możliwość definicji liczby i rodzajów rozdzielników;

23) możliwość szczegółowej definicji obliczeń;

24) szczegółowe karty kalkulacyjne;

25) różnorodne zestawienia (analityczne, syntetyczne) finansowe, rozrachunkowe, kosztowe z dowolnych urządzeń księgowych i dokumentów;

26) automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia i otwarcia;

27) obsługa programu za pomocą list zleceń (menu);

28) dokonywanie zapisów księgowych w formie analitycznej z wykorzystaniem słowników i list wyboru;

29) definiowane przez użytkownika słowniki, listy wyboru wykorzystywane do zapisów księgowych;

30) automatyczne sprawdzanie przez system zgodności z planem finansowym wprowadzanej pozycji zapisu księgowego (kontrola II stopnia);

31) automatyczne sprawdzanie przez system zgodności z decyzją o dofinansowanie projektu wprowadzanej pozycji zapisu księgowego w ramach projektów (kontrola I stopnia);

32) monitoring realizacji zadań za pomocą zestawień uniwersalnych, np. zawartych umów, w tym umów dotacji;

33) tworzenie przelewów;

34) zapis przelewów w postaci plików elektronicznych i eksportowanie ich do systemu bankowości elektronicznej;

35) importowanie wyciągów bankowych z systemu bankowości elektronicznej;

36) podpowiedzi dla operatora;

37) dostępny w każdej chwili kontekstowy pomocnik zawierający informację o sposobie postępowania;

38) autoryzacja użytkownika systemu z wykorzystaniem identyfikatora oraz hasła;

39) rozbudowany zakres uprawnień, umożliwiający precyzyjne definiowanie ról użytkowników, a tym samym dostosowanie widoczności do funkcji systemu do struktury organizacyjnej oraz zakresu obowiązków pracowników.

4. Główne procesy realizowane przez system polegają na definiowaniu:

1) struktury konta księgowego;

2) wykazu danych zawartych w słownikach;

3) klasyfikacji budżetowej;

4) syntetycznego i analitycznego planu kont;

5) wykazu Płatników;

6) wykazu rejestrów księgowych;

7) wykazu rejestrów dokumentów, na postawie których dokonywane są wypłaty środków, w szczególności w formie dotacji;

8) wykazu rejestrów umów zlecenia i o dzieło z kontrahentami/beneficjentami;

9) wykazu rejestrów dokumentów, na podstawie których dokonywane jest zaangażowanie środków budżetowych;

10) wykazu rejestrów zwrotów z przekazanych dotacji;

11) źródeł finansowania składników wynagrodzeń;

12) KWalifikowalność składników wynagrodzeń w procentach;

13) wykazu kas;

14) wykazu kont bankowych;

15) sposobu analizy szczegółowej kosztów;

16) zestawień księgowych;

17) powiązań pomiędzy rejestrami;

18) powiązań pomiędzy rejestrami a schematami księgowań;

19) powiązań pomiędzy schematami księgowań, a słownikami;

20) powiązań pomiędzy słownikami, a rachunkami bankowymi;

21) wykazu schematów księgowań;

22) wykazu typów rozrachunków;

23) wykazu rodzajów operacji finansowych;

24) wykazu opisów dokumentów;

25) wykazu tytułów płatności;

26) wykazu realizowanych programów/osi priorytetowych/działań;

27) wykazu realizowanych projektów;

28) stopnia kontroli dokumentów wg rejestrów;

29) schematów zestawień uniwersalnych z danych wprowadzonych do systemu o różnym stopniu szczegółowości;

30) zestawień z realizacji projektów/programów w odniesieniu do planu finansowego;

31) wykazu zadań budżetu państwa w układzie zadaniowym.

5. Opis algorytmów, parametrów oraz programowych zasad ochrony danych zawiera instrukcja użytkownika systemu i jest ona dostępna dla użytkownika systemu w zakładce Pomoc.

6. Opis funkcji realizowanych w systemie:

1) ewidencja rozliczeń z kontrahentem dotyczących faktur otrzymanych - po wskazaniu kontrahenta w wykazie rozrachunków zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wskazać te, które są rozliczane. System tworzy automatycznie zapisy księgowe zawierające pełną informację księgową;

2) ewidencja przekazanych zaliczek do rozliczeń z kontrahentem - po wskazaniu kontrahenta w wykazie rozrachunków zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych zaliczek. System pokazuje automatycznie zapis księgowy zawierający pełną informację księgową;

3) ewidencja rozliczeń z pracownikiem - po wskazaniu pracownika w rejestrze zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych operacji księgowanych na kontach rozliczeń z pracownikiem. W wykazie należy wskazać dokumenty, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową;

4) ewidencja dokumentów polecenia księgowania PK - pozycje w dokumencie PK zawierają pozycje składające się z obrotów strony Wn i Ma. Dla każdej ze stron oprócz podania symbolu konta i KWoty system wymaga wprowadzenia dodatkowej informacji, której zakres jest definiowany przez użytkownika w trakcie wprowadzania syntetycznego planu konta. Podczas księgowania pozycji w dokumentach PK następuje kontrola poprawności wprowadzanych danych. Dostępne słowniki pozwalają na wyszukanie potrzebnych danych;

5) wprowadzanie dowolnych przychodów lub rozchodów - przychody lub rozchody nie związane z rozrachunkami z kontrahentem lub pracownikiem mogą być wprowadzone przez podanie informacji o koncie, KWocie przychodu lub rozchodu oraz opcjonalnie o numerze zlecenia, numerze kontrahenta, numerze osoby, symbolu faktury, numerze delegacji i dacie delegacji. Podczas wyprowadzania pozycji w raporcie kasowym następuje kontrola poprawności wykonanej dekretacji. W czasie dekretacji dostępne są słowniki (rejestr kont, osób, kontrahentów), w których można wyszukiwać potrzebne dane;

6) emisja wymaganych dokumentów - w trakcie wprowadzania pozycji raportu kasowego można wydrukować dokumenty KP i KW, a po wprowadzeniu wszystkich pozycji - raport kasowy;

7) obliczanie różnic kursowych - w przypadku walutowego raportu kasowego, po wprowadzeniu wszystkich pozycji raportu, system automatycznie wylicza różnice kursowe wynikające z rozchodów metodą średniego ważonego kursu przychodów;

8) obliczanie sald końcowych raportu - na podstawie sald początkowych raportu bankowego oraz wszystkich pozycji raportu system automatycznie wylicza salda końcowe zarówno walutowe, jak i złotówkowe;

9) emisja przelewów - program umożliwia tworzenie przelewów, które mogą być albo wprowadzone ręcznie, albo utworzone automatycznie na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych. Przelewy mogą być wydrukowane lub przekazane w formie elektronicznej do systemu bankowości elektronicznej;

10) kontrola poprawności wykonanych księgowań - program na bieżąco kontroluje poprawność wykonanych księgowań. Jest to realizowane poprzez:

a) kontrolę występowania konta w planie kont,

b) kontrolę bilansowania się pozycji,

c) kontrolę zgodności kont przeciwstawnych,

d) kontrolę wprowadzenia wymaganych rozwinięć analitycznych (np. symbol rozrachunku dla kont rozrachunkowych),

e) kontrolę bilansowania się dokumentu,

f) kontrolę poprawności wszystkich wprowadzonych rozwinięć analitycznych (zgodność ze słownikami),

g) kontrolę zgodności pozycji zapisu z decyzją o dofinansowanie projektu (kontrola I stopnia),

h) kontrolę zgodności pozycji zapisu z planem finansowym (kontrola II stopnia);

11) definiowanie szablonów księgowych - program umożliwia wprowadzenie schematów pomocnych w dekretacji wielopozycyjnych dokumentów - szablony księgowe przyśpieszają prace związane z dekretacją wielopozycyjnych dokumentów;

12) planowanie rozliczenia kosztów rozłożonych w czasie, z możliwością automatycznego tworzenia dokumentów księgowych na podstawie planu - program umożliwia wprowadzenie harmonogramu rozliczania kosztów, które nie mogą być zaksięgowane w całości, w momencie poniesienia wydatku. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego program automatycznie utworzy dekret księgowania kosztów na podstawie informacji zawartych w harmonogramach. To rozwiązanie pozwala na całkowitą automatyzację comiesięcznej aktualizacji kosztów rozliczanych okresowo;

13) wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów - program posiada rozbudowany moduł wyszukiwania dokumentów według dowolnych kryteriów, między innymi według zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta, wprowadzonej KWoty, symbolu kontrahenta i symbolu osoby;

14) wprowadzanie planu i dokumentów zmian - program umożliwia wprowadzenie planu jak i wszystkich kolejnych modyfikacji planu. Plan może być wprowadzany w układzie zadaniowym z możliwością automatycznej konwersji na plan obrotów kont księgowych;

15) analiza sald kont w ujęciach syntetycznym i analitycznym - wykonanie analizy sald kont jest możliwe za pomocą zestawień obrotowych. Za pomocą tych zestawień można uzyskać informacje o saldach kont w wybranym dniu. Kryteria określające zawartość i postać zestawienia są definiowane przez użytkownika programu;

16) analiza sald kont w ujęciu syntetycznym - realizacja przez zestawienia obrotowe, dają one możliwość uzyskania informacji o obrotach oraz saldach kont syntetycznych. Zestawienia te są wykonywane na podstawie ewidencji na kontach analitycznych, dlatego też wystarczy wprowadzać zapisy księgowe tylko dla kont analitycznych;

17) analiza sald kontrahentów/osób - przeprowadza się ją za pomocą sprawozdań rozrachunkowych z kontrahentami lub osobami. Zestawienia rozrachunkowe można wykonywać dla wybranych kont rozrachunkowych, wybranej grupy kontrahentów lub osób i za wybrany okres. Zestawienia mogą być wykonywane z pełną szczegółowością (z dokładnością do faktury) lub z grupowaniem według kontrahentów lub osób;

18) analiza kosztów w ujęciu rodzajowym - przeprowadza się ją za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych, kosztowych lub uniwersalnych według rodzajów. Zestawienia kosztowe rodzajowe umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych na konta kosztów według działalności lub programu. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych;

19) analiza kosztów według działalności lub programu - przeprowadza się ją za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych lub kosztowych według działalności. Zestawienia kosztowe według działalności umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych przeksięgowanych na konta według działalności lub programu. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych;

20) analiza zaangażowania - przeprowadza się ją za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych, kosztowych, uniwersalnych lub modułu sprawozdań. Zestawienia umożliwiają analizę stopnia zaangażowania środków budżetowych na dany rok w szczególności według zadań budżetowych, grup kosztów, programów, komórek realizujących zadania zaksięgowanych na odpowiednie konta. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych;

21) analiza wydatków - przeprowadza się ją za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych, kosztowych, uniwersalnych lub modułu sprawozdań. Zestawienia umożliwiają analizę stopnia wydatkowania środków budżetowych na dany rok w szczególności według zadań budżetowych, grup kosztów, programów, komórek realizujących zadania zaksięgowanych na odpowiednie konta. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych;

22) obsługa należności - program umożliwia automatyczne obliczanie i emisję not odsetkowych oraz potwierdzeń sald na podstawie dekretacji należności oraz dokonanych wpłat;

23) wyksięgowanie różnic kursowych - wyksięgowywane są różnice kursowe wynikające z rozrachunków prowadzonych w obcej walucie;

24) prowadzenie dziennika obrotów - dziennik obrotów tworzony jest automatycznie na podstawie wszystkich wykonanych i zatwierdzonych w zadanym okresie dekretacji. Dziennik można drukować miesięcznie, a numeracja pozycji jest w nim ciągła. System automatycznie uniemożliwia wykonanie jakichkolwiek modyfikacji dla zatwierdzonych dokumentów;

25) zamykanie miesiąca obrachunkowego - zamykanie miesiąca (lub innego okresu ewidencji) następuje przez podanie daty końca okresu ewidencji. Po jej wprowadzeniu program blokuje możliwość modyfikowania i dopisywania dokumentów z datą ewidencji wcześniejszą od podanej daty zamknięcia okresu. Dokument te można jedynie przeglądać i wykonywać na ich podstawie zestawienia;

26) zamykanie roku obrachunkowego - proces zamykania roku obrachunkowego obejmuje utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego, utworzenie dokumentu bilansu zamknięcia oraz wygenerowanie dokumentu bilansu otwarcia. Utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego pozwala na rozdzielenie danych zamykanego i otwieranego okresu obrachunkowego. W wyniku utworzenia nowej bazy, dane z poprzedniego roku są przechowywane w oddzielnej bazie, niż dane z roku bieżącego. Dane z lat poprzednich, począwszy od 2016 roku są dostępne do odczytu. Utworzenie bilansu zamknięcia realizowane jest na podstawie określonego przez użytkownika schematu przeksięgowania. W czasie tworzenia bilansu otwarcia konta przenoszone są saldami i ewentualnie grupowane według określonego przez użytkownika schematu grupowania.

7. Oferowane przez system zestawienia - wszystkie dostępne wydruki i zestawienia pogrupowane są w rozwijanych grupach zleceń. Korzystając z nich mamy do dyspozycji kilkadziesiąt zestawień prezentujących informacje o: obrotach kont syntetycznych i analitycznych, stanie finansów jednostki, rozrachunkach z kontrahentami i pracownikami w tym:

1) zestawienie obrotów i sald - zestawienie to umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby zestawień analitycznych bądź syntetycznych dowolnych grup kont. Zestawienia mogą być uzyskiwane w różnych układach, tzn. z wyróżnionym bilansem otwarcia, z obrotami narastającymi od początku roku, z saldami za cały okres obrachunkowy. Zestawienia można wykonać dla dowolnego okresu obrachunkowego. Wszystkie zestawienia są pokazywane w pierwszej kolejności na ekranie, następnie każde z nich może zostać wydrukowane;

2) zestawienie budżetowe - jest ono w pełni sparametryzowane, jedynie forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlane obroty są ustalane przez użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać. Najczęściej wykonywane zestawienia to: sprawozdania z dochodów i wydatków. Dzięki wbudowanemu pomocniczemu formularzowi do wprowadzenia i modyfikowania definicji zestawień program umożliwia użytkownikowi ich modyfikację;

3) zestawienie według zadań - zestawienie to umożliwia kontrolę realizacji budżetu według zdefiniowanych zadań budżetowych. Zestawienie jest w pełni sparametryzowane. Forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlone obroty są ustalane przez użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać;

4) moduł sprawozdań - zdefiniowane w systemie zestawienia służące w szczególności bieżącej analizie stopnia realizacji planu wydatków budżetowych oraz planu wydatków budżetu środków europejskich. Zestawienia te są w pełni sparametryzowane;

5) zestawienia uniwersalne - zestawienia te umożliwiają analizę dowolnych danych wprowadzanych do systemu. Zestawienia te nie są sparametryzowane. Użytkownik ma możliwość samodzielnego utworzenia zestawienia o różnym stopniu szczegółowości. Zestawienia te umożliwiają zestawianie ze sobą danych finansowych m.in. z opisami pozycji. W ramach zestawień uniwersalnych tworzony jest załącznik do wniosków beneficjenta o płatność w zakresie pomocy technicznej dla Ministerstwa;

6) zestawienia dokumentów - zestawienia te umożliwiają analizę danych rejestrowanych w systemie jednak nie podlegających ewidencji księgowej w szczególności kontrakty wojewódzkie z danymi zaksięgowanymi. Zestawienia te nie są sparametryzowane. Użytkownik ma możliwość samodzielnego utworzenia zestawienia o różnym stopniu szczegółowości;

7) druki Rb - zestawienie to służy do przeglądania, edycji i drukowania druków Rb. Dostępne w programie formularze druków Rb zostały dostosowane do formatu ustalonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564), w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 704 i 1229). Korzystając z funkcji programu oraz z dostarczonych definicji druków można przygotować i wydrukować sprawozdania budżetowe na formularzach oznaczonych symbolami:

W zakresie budżetu państwa:

a) Rb-23 - miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych,

b) Rb-27 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych,

c) Rb-28 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa,

d) Rb-28 NW - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego,

e) Rb-28 Programy - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej,

f) Rb-N - KWartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych,

g) Rb-Z - KWartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,

h) Rb-70 - KWartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.

W zakresie budżetu środków europejskich Rb-28 UE - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej.

W zakresie budżetu państwa i w zakresie budżetu środków europejskich Rb-BZ1- półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym;

8) zestawienia kontowe:

a) karty kontowe - zestawienie to służy do przedstawienia w porządku chronologicznym obrotów na wybranych kontach. Zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych. Dzięki bardzo bogatemu zestawowi filtrów zestawienie to umożliwia analizę obrotów w różnych układach (dla wskazanego kontrahenta, klasyfikacji budżetowej i każdego innego elementu zapisu księgowego),

b) karty obrotów dziennych - zestawienie to służy do przedstawienia stanu kont w rozbiciu na miesiące z uwzględnieniem podziału na poszczególne dni. Również to zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych,

c) zestawienia kosztowe - zestawienie to prezentuje obroty na kontach kosztowych. Zestawienie może być wykonane niezależnie według dwóch kryteriów: rodzaju oraz miejsca powstania. Pierwsze z nich pozwala na wykonanie zestawienia w rozbiciu na poszczególne konta, natomiast drugie grupuje poszczególne pozycje według miejsca powstania, czyli placówki, zdefiniowanej w dekrecie, w którym wystąpiło dane konto,

d) rozrachunki - zestawienie to jest grupą podzleceń, za pomocą których można wykonać zestawienia rozrachunkowe z kontrahentami oraz z osobami fizycznymi. Ponadto można wykonać, a następnie wydrukować zestawienia i potwierdzenia sald kontrahentów oraz osób fizycznych;

9) wystawione dokumenty:

a) noty odsetkowe - program posiada funkcjonalność umożliwiającą przeprowadzanie analizy wystawionych not odsetkowych. Ponieważ informacja o wysłanej nocie może być usunięta z poziomu zestawienia, możliwe jest obliczenie noty odsetkowej,

b) potwierdzenia sald - w tym zestawieniu mogą być analizowane, usuwane i ponownie drukowane potwierdzenia zgodności sald z wybranymi kontrahentami.

II. ZASADY KONTROLI LOGICZNEGO DOSTĘPU DO SYSTEMU

1. Fizyczny dostęp do serwera systemu mają tylko uprawnione osoby z Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej "BDG".

2. Fizyczny dostęp do stanowisk końcowych (stacji roboczych), na których zainstalowane jest oprogramowanie systemu finansowo-księgowego mają tylko uprawnione osoby z DBF, BDG, Departament Bezpieczeństwa i Obsługi Administracyjnej oraz Departamentu Jednostek Nadzorowanych i Podległych.

3. Logiczny dostęp do systemu finansowo-księgowego realizowany jest przez umożliwienie łączności stacji z serwerem systemu finansowo-księgowego.

4. Logiczny dostęp do serwera systemu finansowo-księgowego mają:

1) uprawnione osoby z BDG (administratorzy systemów i sieci);

2) osoby z BDG uprawnione do wykonywania backupów na serwerze.

5. Logiczny dostęp do systemu finansowo-księgowego kontrolowany jest w następujących etapach:

1) logowanie użytkownika do domeny;

2) logowanie użytkownika do systemu finansowo-księgowego.

6. Dla prawidłowego przebiegu operacji logowania do domeny użytkownik logujący musi być wcześniej w niej zarejestrowany i posiadać odpowiednie uprawnienia dostępu do zasobów sieciowych.

7. Dla prawidłowego przebiegu operacji logowania do systemu finansowo-księgowego użytkownik logujący musi być wcześniej zarejestrowany w systemie i posiadać odpowiednie uprawnienia do modułów systemu finansowo-księgowego.

8. Dla większego bezpieczeństwa hasła dostępu są okresowo zmieniane przez użytkownika.

9. Stacje obsługujące system finansowo-księgowy są chronione systemem antywirusowym.

III. ZASADY TWORZENIA KOPII ZAPASOWYCH

1. Tworzenie kopii zapasowych (backup) baz danych systemu finansowo-księgowego przeprowadzane jest automatycznie i codziennie na serwerze. Tworzone są także kopie przez uprawnione osoby (administratorów systemu) w trakcie pracy systemu na stanowiskach końcowych. Przechowywane informacje traktowane są jako kopia zapasowa.

2. Kopie bezpieczeństwa mogą być tworzone:

1) automatycznie przez skrypt do backupu;

2) przez administratora.

3. Administrator tworzy kopie bezpieczeństwa w następujący sposób:

1) uruchamiając odpowiedni skrypt;

2) używając odpowiednich narzędzi.

4. Regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa jest wykonywane według planu i z uwzględnieniem:

1) regularnego tworzenia kopii bezpieczeństwa;

2) określenia czasu wymaganego do backupu/odtworzenia po awarii;

3) tworzenia dokumentacji z przeprowadzanych zadań;

4) śledzenia błędów, notowania nietypowych zachowań.

5. Dla maksymalnego bezpieczeństwa danych znajdujących się w zbiorach baz danych tworzone są codziennie pełne kopie bezpieczeństwa bazy.

6. Operacja tworzenia kopii bezpieczeństwa jest cykliczna i wykonywana automatycznie przez odpowiedni skrypt (program) wykorzystujący narzędzie Dbbackup - uruchamiany codziennie o określonej porze, w czasie gdy użytkownicy nie korzystają z zasobów systemu, a sama operacja jest bezpieczniejsza i mniej obciąża zasoby sieciowe.

7. Skrypt, o którym mowa w ust. 6, wykonujący backup zawiera zaszyfrowaną nazwę i hasło użytkownika uprawnionego do wykonywania backupu. Dbbackup wykonuje kopie plików baz danych w trybie online, czyli przy działającym serwerze, więc nie jest wymagane wyłączenie na ten czas serwera.

8. Kopie są tworzone codziennie.

9. Przed zaimplementowaniem planu kopii zapasowych i po ewentualnych zmianach operacje wykonania backupu podlegają procedurze testowej.

10. Serwer systemu finansowo-księgowego komunikuje się ze stacjami roboczymi poprzez protokół TCP/IP.

11. Kopia bazy umieszczana jest w odpowiednim folderze na wyznaczonym serwerze. Przechowywanych jest 5 wersji plików baz wstecz co pozwala na odzyskanie danych z ostatniego tygodnia.