Załącznik do zarządzenia nr 78 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi
z dnia 8 grudnia 2020 r. (poz. 93)

Regulamin Komitetu Audytu [1]

§ 1.

Komitet Audytu, zwany dalej „Komitetem”, pełni funkcję doradczą na rzecz Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanego dalej „Ministrem”, w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

§ 2.

1. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach w działach;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania rocznych planów audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach;

8) zapewnienie niezależności audytorów wewnętrznych.

2. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, które podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra.

§ 3.

1. Posiedzenia Komitetu odbywają się co najmniej raz na kwartał.

2. Posiedzenie Komitetu zwołuje przewodniczący Komitetu, zwany dalej „przewodniczącym”, z własnej inicjatywy lub na wniosek członków Komitetu.

3. Zawiadomienie o terminie posiedzenia Komitetu wraz z porządkiem obrad oraz niezbędnymi materiałami są przekazywane członkom Komitetu pocztą elektroniczną na wskazany adres, nie później niż 7 dni przed terminem posiedzenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż na 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.

4. W uzasadnionych przypadkach posiedzenie Komitetu może być prowadzone w trybie zdalnym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość.

5. Udział w posiedzeniu Komitetu w trybie zdalnym, o którym mowa w ust. 4, jest równoznaczny z udziałem w posiedzeniu Komitetu w trybie stacjonarnym.

§ 4.

1. Pracami Komitetu kieruje przewodniczący.

2. W razie nieobecności przewodniczącego na posiedzeniu, zastępuje go zastępca przewodniczącego – członek Komitetu.

3. W przypadku nieobecności przewodniczącego i zastępcy przewodniczącego na posiedzeniu, pracami Komitetu kieruje wyznaczony przez przewodniczącego członek Komitetu.

4. Jeżeli członek Komitetu nie może wziąć udziału w posiedzeniu niezwłocznie informuje o tym przewodniczącego.

§ 5.

1. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia Zespół Audytu Wewnętrznego.

2. W posiedzeniach Komitetu uczestniczy audytor wewnętrzny kierujący Zespołem Audytu Wewnętrznego lub wyznaczona przez niego osoba oraz sekretarz Komitetu wyznaczony przez audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego.

3. W posiedzeniach Komitetu mogą uczestniczyć osoby zaproszone przez przewodniczącego, niewchodzące w skład Komitetu.

§ 6.

1. Z posiedzeń Komitetu jest sporządzany protokół, podpisywany przez przewodniczącego lub zastępującego go członka Komitetu.

2. Załącznikiem do protokołu jest lista obecności podpisana przez członków Komitetu i zaproszone osoby.

3. Na posiedzeniu Komitetu prowadzonym w trybie, o którym mowa w § 3 ust. 4, członek Komitetu i zaproszone osoby potwierdzają swoją obecność przez zalogowanie się na platformie wykorzystywanej do przeprowadzenia posiedzenia Komitetu. Wydruk z systemu elektronicznego potwierdzający obecność uznaje się za listę obecności, o której mowa w ust. 2.

§ 7.

1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał.

2. Uchwały Komitetu są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego lub zastępującego go członka Komitetu.

3. Na posiedzeniu Komitetu prowadzonym w trybie, o którym mowa w § 3 ust. 4, głosowanie odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość.

4. Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o podjęciu uchwały w trybie obiegowym, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Projekt uchwały przesyła się członkom Komitetu na wskazane adresy poczty elektronicznej.

5. Uchwała jest przyjęta w trybie obiegowym, jeżeli we wskazanym terminie, nie krótszym niż 3 dni robocze, członkowie Komitetu potwierdzili zapoznanie się z treścią uchwały oraz wyrazili swój głos za pomocą poczty elektronicznej pod wskazany adres.

6. Uchwały przyjęte w trybie obiegowym dołączane są do protokołu z najbliższego posiedzenia.

7. W trybie obiegowym nie mogą być rozpatrywane sprawy dotyczące wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego oraz kierowników audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

8. Uchwały podpisuje przewodniczący lub zastępujący go członek Komitetu.

9. Członek Komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które podlega zaprotokołowaniu.

§ 8.

1. Wynagrodzenie członków niezależnych Komitetu jest wypłacane na wniosek audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego na podstawie listy obecności na posiedzeniach Komitetu bądź wydruku z systemu elektronicznego - w przypadku odbycia posiedzenia w trybie, o którym mowa w § 3 ust. 4, i informacji o liczbie posiedzeń Komitetu w danym kwartale, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu.

2. Wynagrodzenie jest wypłacane nie później niż 14 dni po zakończeniu kwartału.

§ 9.

1. Członkowie Komitetu, w związku z wykonywaniem zadań określonych w § 2 ust. 1, mają prawo dostępu do planów audytu wewnętrznego, sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego oraz innych dokumentów, informacji i materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach, przy zachowaniu przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań wymienionych w § 2 ust. 1, współpracują z audytorem wewnętrznym kierującym Zespołem Audytu Wewnętrznego i pracownikami Zespołu Audytu Wewnętrznego.

3. Pracownicy Ministerstwa oraz pracownicy jednostek w działach są obowiązani współpracować z Komitetem w związku z realizacją zadań wymienionych w § 2 ust. 1.

4. Materiały, o których mowa w ust. 1, są przekazywane członkom Komitetu za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego.

5. Komitet rozpatruje pisemne wnioski audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek w działach, dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego i wspomaga te komórki w usunięciu trudności w realizacji funkcji audytu wewnętrznego.

6. Dostęp do informacji określony w ust. 1 i 2 jest ograniczony przepisami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych.

§ 10.

1. Komitet, na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierowników jednostek w działach, wyraża zgodę na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

2. Postępowanie w sprawach, o którym mowa w ust. 1, prowadzi się z udziałem odpowiednio Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika jednostki oraz audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale, którego sprawa dotyczy.

3. Osoby biorące udział w postępowaniu w sprawach, o których mowa w ust. 1, mają zapewnioną możliwość swobodnego wyrażania opinii oraz przedstawiania stanowiska w sprawie.

4. Członkowie Komitetu, przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, składają przewodniczącemu oświadczenie, o braku konfliktu interesów. Jeżeli uczestniczenie członka Komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów, przewodniczący wyłącza go z głosowania.

5. Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, Komitet bierze pod uwagę, w szczególności opinie lub stanowisko, o którym mowa w ust. 3, oraz oceny, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6, a także inne dokumenty, które mogą wpłynąć na ocenę pracy audytora wewnętrznego kierującego Zespołem Audytu Wewnętrznego lub kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.