Załącznik do zarządzenia nr 5 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 16 lutego 2016 r. (poz. 6)

STATUT
PAŃSTWOWEJ JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ – CENTRUM PERSONALIZACJI DOKUMENTÓW MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI [1]

§ 1. 1. Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwane dalej „Centrum”, jest jednostką organizacyjną nadzorowaną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Siedziba Centrum znajduje się w mieście stołecznym Warszawa.

3. Do zadań Centrum należy:

1) personalizacja:

a) dowodów osobistych,

b) dokumentów paszportowych, z wyłączeniem paszportów tymczasowych,

c) legitymacji służbowych dla funkcjonariuszy Policji oraz Służby Ochrony Państwa,

d) (uchylona);

e) dokumentów wydawanych cudzoziemcom na podstawie odrębnych przepisów, w tym w szczególności:

– dokumentów podróży przewidzianych w Konwencji Genewskiej,

– dokumentów potwierdzających prawo stałego pobytu obywateli Unii Europejskiej,

– Kart Polaka,

– kart pobytu,

– kart pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej,

– kart stałego pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej,

– polskich dokumentów podróży cudzoziemca,

– polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca,

– dokumentu „zgoda na pobyt tolerowany”,

–tymczasowych zaświadczeń tożsamości cudzoziemca wydawanych przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców,

– zezwoleń na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego,

f) innych dokumentów zleconych Centrum do personalizacji na podstawie przepisów aktów prawnych powszechnie obowiązujących, wewnętrznych aktów prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz porozumień zawartych za zgodą Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

2) utrzymywanie, eksploatacja, budowa i rozwój:

a) systemów produkcyjnych dedykowanych dla dokumentów, o których mowa w pkt 1,

b) systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do komunikacji z organami, dla których są personalizowane dokumenty, o których mowa w pkt 1, z wyłączeniem dowodów osobistych;

3) przekazywanie danych z rejestru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, zwanego dalej „rejestrem PESEL”, na wniosek zainteresowanego podmiotu na podstawie art. 46 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

4) zgłaszanie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL, stwierdzonych w związku z realizacją wniosków o udostępnienie danych osobowych, zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

5) utrzymywanie, eksploatacja, budowa i rozwój techniczny Paszportowego Systemu Informacyjnego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, z wyłączeniem zakresu zadań realizowanych przez Departament Teleinformatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

6) współpraca z Ministrem Spraw Zagranicznych w zakresie wdrożenia, rozwoju i funkcjonowania Paszportowego Systemu Obsługi Obywatela (PS20) w polskich urzędach konsularnych;

7) utworzenie, utrzymanie, eksploatacja i rozwój Oddziału Zamiejscowego Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 2. W skład Centrum wchodzą:

1) Kierownictwo Centrum:

a) Dyrektor,

b) Zastępca Dyrektora,

c) Główny Księgowy;

2) Wydział Personalizacji i Dystrybucji Dokumentów;

3) Wydział Rozwoju i Eksploatacji Systemów Teleinformatycznych;

4) Wydział Udostępniania Danych;

5) Wydział Administracyjno-Gospodarczy;

6) Wydział Finansowo-Księgowy;

7) Wydział Ochrony Informacji Niejawnych;

8) (uchylony)

9) Zespół Planowania i Kontroli;

10) Zespół Obsługi Kadrowej i Szkoleń;

11) Zespół Stanowisk Samodzielnych.

§ 3. 1. Dyrektora Centrum oraz jego zastępcę powołuje i odwołuje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Powołanie i odwołanie Zastępcy Dyrektora Centrum następuje na wniosek Dyrektora Centrum.

3. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy wskutek długotrwałej niezdolności do pracy lub innych przypadków losowych Dyrektor Centrum nie może pełnić swojej funkcji, powołanie lub odwołanie Zastępcy Dyrektora może nastąpić bez wniosku, o którym mowa w ust. 2.

§ 4. 1. Centrum kieruje Dyrektor.

2. Dyrektor Centrum może upoważnić pracowników Centrum do podejmowania w jego imieniu decyzji w określonych przez niego sprawach.

3. Podczas nieobecności Dyrektora lub w razie nieobsadzenia stanowiska Dyrektora, pracą Centrum kieruje Zastępca Dyrektora. Podczas nieobecności Dyrektora i Zastępcy Dyrektora pracą Centrum kieruje inny upoważniony przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora pracownik Centrum. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji może upoważnić pracownika Centrum do działania w określonym zakresie.

4. Dyrektor może wydawać decyzje i wytyczne w sprawach związanych z zakresem działania Centrum.

5. Dyrektor Centrum może powoływać zespoły o charakterze stałym lub doraźnym w celu realizacji określonych zadań.

§ 5. 1. Do zadań Dyrektora Centrum należy w szczególności:

1) kierowanie Centrum, planowanie, organizowanie i koordynowanie oraz nadzór nad wykonywaniem zadań przez komórki organizacyjne i podległe stanowiska służbowe;

2) wypełnianie obowiązków dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia, podległego dysponentowi części;

3) realizowanie zadań kierownika państwowej jednostki budżetowej wynikających z przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

4) realizowanie zadań kierownika zamawiającego wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;

5) prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych w zakresie zadań Centrum, o których mowa w § 1 ust. 3;

6) prowadzenie polityki kadrowej Centrum oraz nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy;

7) podejmowanie działań na rzecz rozwoju jednostki, podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnienia wyposażenia technicznego oraz właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy;

8) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

2. Dyrektor reprezentuje Centrum na zewnątrz w sprawach dotyczących zakresu jego działania, a także na podstawie upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

3. Dyrektor Centrum określa w regulaminie organizacyjnym:

1) zakres zadań Zastępcy Dyrektora Centrum;

2) podział kompetencji pomiędzy Dyrektorem a Zastępcą Dyrektora Centrum;

3) szczegółową strukturę organizacyjną i szczegółowy zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Centrum.

§ 6. Do zadań Głównego Księgowego Centrum należy w szczególności:

1) prowadzenie rachunkowości jednostki;

2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) sprawowanie nadzoru i kontroli nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez Wydział Finansowo-Księgowy zgodnie z obowiązującymi przepisami;

4) sprawowanie nadzoru i koordynowanie prac związanych ze sporządzaniem analiz i sprawozdawczości z wykorzystania środków będących w dyspozycji Centrum;

5) sprawowanie nadzoru i koordynowanie prac związanych z opracowywaniem planów finansowych dochodów i wydatków budżetowych Centrum, ich korekt oraz kontrola ich realizacji;

6) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Wydziałem Finansowo-Księgowym.

§ 7. Do zakresu działania Wydziału Personalizacji i Dystrybucji Dokumentów należy:

1) weryfikacja ilościowa i jakościowa blankietów dokumentów;

2) personalizacja dokumentów;

3) weryfikacja ilościowa i jakościowa spersonalizowanych dokumentów, w tym ich warstwy graficznej i elektronicznej;

4) prowadzenie ewidencji rozliczeniowej spersonalizowanych dokumentów oraz dokumentów wybrakowanych w trakcie procesu personalizacji;

5) sporządzanie protokołów dystrybucyjnych dokumentów oraz dokonywanie protokolarnych zwrotów do magazynu Centrum dokumentów wybrakowanych w procesie personalizacji;

6) spedycja spersonalizowanych dokumentów do właściwych organów lub podmiotów za pomocą m.in. właściwych jednostek organizacyjnych Poczty Specjalnej Policji i Poczty Specjalnej Straży Granicznej;

7) realizacja zadań związanych z rozwojem parku maszynowego, nadzorem i wsparciem jego serwisu, w tym uczestnictwo we wdrażaniu nowych urządzeń związanych z procesem personalizacji i dystrybucji dokumentów;

8) udział w pracach związanych z rozwojem systemów teleinformatycznych zapewniających funkcjonowanie systemów produkcyjnych dedykowanych dla realizacji zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1.

§ 8. Do zakresu działania Wydziału Rozwoju i Eksploatacji Systemów Teleinformatycznych należy:

1) przygotowywanie i kierowanie w postaci elektronicznej danych do procesu personalizacji dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1 oraz archiwizacja przetwarzanych danych technicznych dotyczących przebiegu procesu personalizacji;

2) administrowanie urządzeniami, systemami i sieciami teleinformatycznymi służącymi do procesu personalizacji dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, oraz w zakresie infrastruktury biurowej Centrum;

3) realizacja zadań związanych ze wsparciem merytorycznym użytkowników, budową, eksploatacją i utrzymaniem w sprawności technicznej i funkcjonalnej urządzeń oraz systemów teleinformatycznych zapewniających funkcjonowanie systemów produkcyjnych dedykowanych dla dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, oraz systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do komunikacji z organami, dla których są personalizowane dokumenty wymienione w § 1 ust. 3 pkt 1, z wyłączeniem dowodów osobistych;

4) realizacja zadań związanych ze wsparciem merytorycznym użytkowników, budową, rozwojem, eksploatacją i utrzymaniem w sprawności technicznej i funkcjonalnej urządzeń oraz systemów teleinformatycznych zapewniających funkcjonowanie systemów biurowych będących w posiadaniu Centrum;

5) realizacja zadań związanych ze wsparciem merytorycznym użytkowników, rozwojem, eksploatacją i utrzymywaniem w sprawności technicznej i funkcjonalnej urządzeń oraz systemów teleinformatycznych zapewniających funkcjonowanie Paszportowego Systemu Informacyjnego, z wyłączeniem zakresu zadań realizowanych przez Departament Teleinformatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

6) realizacja zadań związanych z wdrożeniem, rozwojem i funkcjonowaniem Paszportowego Systemu Obsługi Obywatela (PS20) w polskich urzędach konsularnych;

6a) realizacja zadań związanych z rozwojem systemów teleinformatycznych zapewniających funkcjonowanie systemów produkcyjnych dedykowanych dla dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, oraz nadzór nad wprowadzonymi rozwiązaniami;

7) wdrażanie nowych rozwiązań, systemów i sieci teleinformatycznych niezbędnych do realizacji zadań Centrum;

8) określanie parametrów funkcjonalnych i użytkowych urządzeń, systemów i sieci teleinformatycznych wymaganych dla zapewnienia prawidłowej realizacji zadań Centrum.

§ 9. Do zakresu działania Wydziału Udostępniania Danych należy:

1) realizacja czynności materialno-technicznych związanych z przekazywaniem danych z rejestru PESEL na wniosek zainteresowanego podmiotu na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

2) realizacja czynności materialno-technicznych związanych z przekazywaniem danych z rejestru PESEL na wniosek zainteresowanego podmiotu na podstawie art. 46 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

3) zgłaszanie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL, stwierdzonych w związku z realizacją wniosków o udostępnienie danych osobowych, zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

4) formalno-prawna ocena wniosków o udostępnienie danych oraz przygotowywanie i kierowanie korespondencji do podmiotów zainteresowanych;

5) przekazywanie wniosków, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie należą do właściwości Centrum.

§ 10. Do zakresu działania Wydziału Administracyjno-Gospodarczego należy:

1) realizacja zadań w zakresie logistyki i obsługi administracyjnej Centrum;

2) gospodarowanie mieniem, prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, wyposażenia oraz gospodarki magazynowej;

3) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z zadaniami Centrum;

4) zakup blankietów dokumentów i blankietów wzorcowych dokumentów przewidzianych do personalizacji i dystrybucji przez Centrum;

5) zakup blankietów paszportów tymczasowych i naklejek personalizacyjnych dla potrzeb organów paszportowych w kraju oraz polskich placówek konsularnych;

6) prowadzenie archiwum zakładowego Centrum oraz prowadzenie archiwum dokumentacji wytworzonej w Centrum w związku z obsługą wniosków o udostępnianie danych z rejestru PESEL;

7) realizacja zadań dotyczących nieruchomości będącej w dyspozycji Centrum, w szczególności polegająca na zarządzaniu nieruchomością, prowadzeniu remontów oraz eksploatacji nieruchomości;

8) przygotowanie i realizacja działań promocyjnych i informacyjnych w zakresie zadań Centrum, o których mowa w § 1 ust. 3.

§ 11. Do zakresu działania Wydziału Finansowo-Księgowego należy:

1) realizacja zadań związanych z wykonywaniem przez Dyrektora Centrum funkcji dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia, podległego dysponentowi części oraz bieżąca obsługa finansowo-księgowa Centrum;

2) sporządzanie planu finansowego, dokonywanie bieżących korekt w planie oraz prowadzenie sprawozdawczości budżetowej i finansowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie informacji ekonomicznych.

§ 12. Do zakresu działania Wydziału Ochrony Informacji Niejawnych należy:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) planowanie i koordynacja działań oraz nadzór nad realizacją zadań obronnych Centrum.

§ 13. (uchylony)

§ 14 Do zakresu działania Zespołu Planowania i Kontroli należy:

1) weryfikacja blankietów dokumentów pod względem zgodności z obowiązującymi wzorami dokumentów, kierowanie ich do personalizacji oraz brakowanie dokumentów posiadających wady fabryczne;

2) kontrola ilości i jakości przed i po personalizacji dokumentów, w tym ich warstwy graficznej i elektronicznej;

3) nadzór nad funkcjonowaniem procesów produkcyjnych;

4) optymalizacja i kontrola jakości procesu personalizacji;

5) planowanie i monitorowanie zapasów magazynowych dla zapewnienia ciągłości procesu personalizacji;

6) planowanie i współpraca w zakresie badań blankietów dokumentów;

7) monitorowanie współczesnych kierunków rozwoju technik i technologii personalizacji dokumentów oraz stosowanych w nich zabezpieczeń;

8) udział w pracach związanych z budową i zabezpieczeniami dokumentów personalizowanych w Centrum;

9) koordynacja działań związanych z utworzeniem i rozwojem Oddziału Zamiejscowego Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

10) koordynacja działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

11) podejmowanie działań mających na celu zapewnienie w szczególności:

a) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

b) zarządzania ryzykiem;

12) planowanie procesu personalizacji i dystrybucji dokumentów;

13) prowadzenie spraw z zakresu współpracy międzynarodowej Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 15. Do zakresu działania Zespołu Obsługi Kadrowej i Szkoleń należy:

1) prowadzenie rejestru pracowników oraz dokumentacji związanej ze szkoleniem pracowników, rozliczaniem wykorzystanych urlopów oraz ewidencji czasu pracy i dyscypliny pracy;

2) sporządzanie umów o pracę oraz świadectw pracy;

3) współpraca z Wydziałem Finansowo-Księgowym w zakresie zmian kadrowych mających wpływ na wysokość wynagrodzenia;

4) opracowanie polityki szkoleniowej jednostki.

§ 16. W skład Zespołu Stanowisk Samodzielnych wchodzą:

1) radcowie prawni, których zadaniem jest obsługa prawna Centrum;

2) audytor wewnętrzny, który realizuje zadania mające na celu uzyskiwanie obiektywnych i niezależnych ocen funkcjonowania Centrum;

3) inspektor do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy, który wykonuje specjalistyczne oceny i analizy zagrożeń w obszarach mających wpływ na bezpieczeństwo pracy oraz prowadzi szkolenia z zakresu BHP;

4) inspektor do spraw przeciwpożarowych, który wykonuje specjalistyczne oceny i analizy zagrożeń w obszarach mających wpływ na ochronę przeciwpożarową oraz prowadzi szkolenia z ochrony przeciwpożarowej;

5) inspektor ochrony danych, który:

a) wykonuje zadania określone w przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w tym w szczególności zadania związane z nadzorem nad bezpieczeństwem danych osobowych przetwarzanych w systemach produkcyjnych dedykowanych dla dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, innych systemach informatycznych i aplikacjach funkcjonujących w Centrum w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych,

b) współpracuje i pełni funkcję punktu kontaktowego z organem nadzorczym w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych oraz z inspektorem ochrony danych baz danych i rejestrów danych osobowych poszukiwanych przy pomocy aplikacji Źródło,

c) przeprowadza ocenę skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych,

d) przeprowadza analizę stosowanych przez Centrum techniczno-organizacyjnych środków ochrony, bezpieczeństwa fizycznego oraz informatycznego związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

§ 17. Do zakresu działania Oddziału Zamiejscowego Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji należy wsparcie Centrum w wykonywaniu zadań, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1-6.

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej – sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1897 i 2088 oraz z 2017 r. poz. 1140).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150.