Interpretacja indywidualna z dnia 14.03.2019, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.73.2019.2.JG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.73.2019.2.JG

prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 lutego 2019 r. (data wpływu 15 lutego 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 lutego 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w głównej mierze w zakresie handlu hurtowego i detalicznego wyposażenia łazienek i szkła budowlanego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności, nabywa i sprzedaje towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami i niedogodnościami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej również rozliczenia podróży służbowych bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które dokumentują wydatki poniesione przez pracowników Spółki m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy kart płatniczych lub gotówką. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Celem minimalizacji kosztów, usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów kosztowych (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i w efekcie przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów). W tym celu dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w formie skanu). Dokumenty te przechowywane byłyby przez Spółkę wyłącznie we wskazanej formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów, a otrzymane wersje papierowe dokumentów byłyby niszczone. Procedura przesyłania i przechowywania dokumentów kosztowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco: