Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników - rozliczenie przychodów i składek, koszty pracodawcy, ewidencja rachunkowa

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności. Należy przez to rozumieć wiedzę ogólną i specjalistyczną, którą pracodawca uzna za przydatną w wykonywaniu obowiązków pracowniczych - zarówno wykonywanych aktualnie przez pracownika, jak i tych, które będzie wykonywał w przyszłości.

Zgoda pracodawcy na kształcenie pracownika

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika może się odbywać albo z inicjatywy pracodawcy, albo za jego zgodą. Ze względów dowodowych warto zadbać o to, żeby przejaw woli pracodawcy miał formę pisemną.

Jeśli pracownik podejmuje naukę za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy, przysługują mu płatny urlop szkoleniowy oraz płatne zwolnienie od pracy w celu punktualnego przybycia na zajęcia.

Urlopu szkoleniowego w wymiarze 6 dni pracodawca udziela pracownikowi przystępującemu do egzaminu eksternistycznego, maturalnego lub potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Dłuższy urlop, w wymiarze 21 dni, przysługuje pracownikowi na ostatnim roku studiów. Jest on przeznaczony na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlop szkoleniowy jest udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Pracodawca udziela urlopu na wniosek pracownika, w okresie poprzedzającym dzień złożenia pracy dyplomowej czy stawienia się na egzamin. Jeżeli więc pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, to urlop powinien przypadać właśnie na te dni.

Z urlopu szkoleniowego nie mogą korzystać:

● osoby uczęszczające na kurs, który nie kończy się egzaminem,

● osoby uczęszczające na kurs, którego organizator samodzielnie decyduje, że kończy się on egzaminem (nawet jeśli nazwie go eksternistycznym lub potwierdzającym kwalifikacje zawodowe),

● studenci studiów podyplomowych - nie kończą się one złożeniem pracy dyplomowej i egzaminem podyplomowym,

● studenci w trakcie sesji, czyli w okresach zdawania egzaminów cząstkowych zaliczających semestry.

Od urlopu szkoleniowego trzeba odróżnić zwolnienie pracownika z całego dnia pracy lub jego części. Takiego zwolnienia pracodawca udziela w dni, w których pracownik ma obowiązek uczestniczyć w zajęciach i potrzebuje czasu, by dotrzeć na nie punktualnie.

Oprócz urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całego dnia pracy lub jego części pracodawca może (ale nie musi) przyznać dodatkowe świadczenia. Najczęściej pokrywa koszt opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie pracownika.

UWAGA!

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Brak zgody pracodawcy na naukę

Pracownik podejmujący naukę z własnej inicjatywy, bez uzyskania zgody pracodawcy, nie nabywa uprawnień związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowniczych. Co najwyżej, strony stosunku pracy mogą uzgodnić, że pracodawca zezwoli na zwolnienie pracownika od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Możliwe jest także udzielanie urlopu bezpłatnego.

Wymiar urlopu bezpłatnego i zwolnienia od pracy, a także ich terminy ustalają pracodawca i pracownik.

UWAGA!

Pracownikowi podejmującemu naukę na innych zasadach niż w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych związanych z wykonywaną pracą nie przysługują żadne dodatkowe uprawnienia.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe i pracodawca powinni zawrzeć umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa musi mieć formę pisemną. Przy zawieraniu umowy o podnoszenie kwalifikacji należy zadbać, aby nie zawierała postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Jej treść może również przewidywać częściową refundację kosztów kształcenia.

Od tego obowiązku jest jeden wyjątek. Zwykle pracodawca, którego podwładny podnosi kwalifikacje zawodowe, zobowiązuje go do pozostania u niego w zatrudnieniu przez pewien okres po ukończeniu nauki. Jeżeli jednak nie ma zamiaru zobowiązywać pracownika do "odpracowania" podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to może zrezygnować z zawarcia umowy.

Zwrot kosztów przez pracownika

W pewnych okolicznościach pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe musi zwrócić pracodawcy koszty poniesione na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń. Jest to konieczne, jeżeli:

1) pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia przez niego kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

3) pracownik w powyższym okresie rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,

4) w terminie określonym w umowie (nie dłuższym niż 3 lata po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych) pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. lub art. 94³ k.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach (np. ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika bądź mobbingu).

Pracownik zwraca koszty w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Zwolnienie od podatku i składek

Często sfinansowanie nauki pracownika może być znacznie korzystniejsze niż przyznanie mu podwyżki. Takie świadczenie dla pracownika z racji zwolnienia od podatku nie jest zaliczane do jego opodatkowanych przychodów ze stosunku pracy. Może to dotyczyć np. kosztów opłat za studia, które nie będą zaliczane do podstawy opodatkowania pracownika.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Ze zwolnienia korzystają świadczenia dla pracownika dotyczące zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Świadczenia te nie będą zaliczane również do podstawy wymiaru składek ZUS. Na podstawie § 2 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, do podstawy wymiaru składek nie zalicza się bowiem wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. A zatem np. od sfinansowanych przez pracodawcę opłat za studia pracownika związanych z wykonywaną przez niego pracą pracodawca nie będzie musiał naliczać składek ZUS.

Przykład

Pracodawca opłaca pracownikowi czesne za studia zaoczne związane z jego pracą w kwocie 500 zł miesięcznie. Pracownik otrzymuje miesięcznie pensję zasadniczą w wysokości 3200 zł, ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej podatek. W kwietniu pracodawca opłacił pracownikowi koszty biletów kolejowych na przejazdy do miejsca kształcenia i z powrotem w wysokości 200 zł. Sfinansował mu też udokumentowane koszty zakwaterowania w mieście akademickim w kwocie 300 zł miesięcznie (za noclegi z soboty na niedzielę - w tych dniach odbywają się zajęcia). Razem przychody pracownika z tytułu jego kształcenia wyniosły za kwiecień 500 zł + 200 zł + 300 zł = 1000 zł. Ponieważ studia pracownika są związane z jego pracą, to cała ta kwota jest zwolniona od podatku oraz od składek i stanowi koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Lista płac za kwiecień powinna wyglądać następująco:

W sytuacji gdy kształcenie pracownika nie ma związku z wykonywaną pracą (aktualnie lub w przyszłości u danego pracodawcy), zwolnienie od podatku nie znajdzie zastosowania. Świadczenia dla pracownika w związku z tym kształceniem będą również oskładkowane. W konsekwencji świadczenia od pracodawcy będą zaliczane do podstawy opodatkowania oraz do podstawy wymiaru składek ZUS.

Koszty uzyskania przychodu

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) w art. 15 ust. 1 określa, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Analogiczne regulacje zawiera art. 22 ust. 1 updof.

Podnoszenie kwalifikacji pracowniczych ma wpływ na osiągane przez podmiot przychody i powinno być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, choć taki wydatek trudno wiązać z konkretnym przychodem. Jest to koszt ogólny działalności podmiotu. Takie stanowisko nie budzi zastrzeżeń organów podatkowych, w sytuacji gdy kształcenie pracownika ma związek z wykonywaną (aktualnie bądź w przyszłości u danego pracodawcy) pracą.

Organy podatkowe mogą stać na stanowisku, że kształcenie powinno mieć związek z działalnością pracodawcy i pracą wykonywaną przez pracownika. Możliwe jest kwestionowanie wydatków na kształcenie pracownika niezwiązane z działalnością pracodawcy lub pracą wykonywaną przez pracownika. Należy jednak przyjąć, że takie stanowisko nie ma uzasadnienia w przepisach, bowiem w takim przypadku pracownikowi nie przysługiwałoby zwolnienie od podatku. Świadczenie to byłoby zatem zaliczane do wynagrodzenia pracownika i jako jego składnik (w tym przypadku opodatkowany) również powinno stanowić koszt uzyskania przychodu jako wydatek na pracownika. Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, zawarty w art. 16 ust. 1 updop (art. 23 ust. 1 updof), nie wyłącza takich wydatków na pracowników z kosztów uzyskania przychodów. Dofinansowanie przez pracodawcę kształcenia pracownika niezwiązanego z wykonywaną przez niego pracą można też traktować jako pozapłacowowe świadczenie mające go motywować bądź jako formę nagrody dla pracownika. W związku z tym należy uznać, że spełniona jest dyspozycja art. 15 ust. 1 updop (art. 22 ust. 1 updof).

Ewidencja w księgach rachunkowych

Wszelkie wydatki firmy związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie zespołu 4 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia":

Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

Ma różne konta (131 "Bieżący rachunek bankowy", ew. 100 "Kasa", ew. 202 "Rozrachunki z dostawcami", ew. 300 "Rozliczenie zakupu").

Jeśli pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy lub zwolnienie z całości lub części dnia pracy (patrz rozdział "Świadczenia przysługujące pracownikowi"), to wynagrodzenie otrzymywane przez niego z tego tytułu jest ujmowane w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych jak wynagrodzenie zasadnicze.

W przypadku gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmuje podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji, to jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych na ten cel (patrz rozdział "Zwrot kosztów przez pracownika"). W księgach rachunkowych zwrot kosztów będzie ewidencjonowany w zależności od daty wypłacenia tego świadczenia przez pracodawcę. I tak:

● jeśli pracodawca wypłacił świadczenie na rzecz pracownika w roku obrotowym, w którym powstało zobowiązanie pracownika do jego zwrotu - wówczas ewidencja polega na pomniejszeniu kosztów na koncie 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia":

Wn konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami",

Ma konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia";

● jeśli natomiast pracodawca wypłacił świadczenie na rzecz pracownika w innym roku obrotowym niż rok powstania zobowiązania pracownika do jego zwrotu - wówczas ewidencja polega na uznaniu konta 760 "Pozostałe przychody operacyjne":

Wn konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami",

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

Fizyczne uregulowanie zobowiązania pracownika na rzecz firmy z tytułu zwrotu świadczeń podnoszących kwalifikacje zawodowe zostanie zaewidencjonowane:

Wn konto 131 "Bieżący rachunek bankowy" ew. konto 100 "Kasa",

Ma konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami".

Czy trzeba zwalniać pracownika na całe zajęcia

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy w każdy piątek bierze udział w obowiązkowych zajęciach, w związku z czym musi wyjść z pracy 2 godziny wcześniej. To duże obciążenie dla pracodawcy. Czy może zwalniać zatrudnionego tylko na część zajęć lub płacić za takie nieobecności tylko w ograniczonym zakresie?