Okazjonalna praca zdalna - co powinien wiedzieć pracodawca

Okazjonalna praca zdalna to najmniej sformalizowana forma pracy zdalnej, ograniczona limitem do 24 dni w roku kalendarzowym. Taki limit dotyczy również pracowników zatrudnionych na niepełny etat. Pracownik może skorzystać z tej formy pracy na podstawie wniosku złożonego papierowo lub elektronicznie. Jednak w dalszym ciągu do wykonywania pracy w formie zdalnej niezbędna jest zgoda pracodawcy.

Kodeks Pracy 2024 - praktyczny komentarz z przykładami - NOWA PUBLIKACJA INFORLEX >>>

Kontrole PIP w zakresie pracy zdalnej i weryfikacji trzeźwości pracowników >>>

Okazjonalna praca zdalna jest szczególnym przypadkiem świadczenia pracy w formie zdalnej dobrowolnie (art. 67³³ Kodeksu pracy). Nie stosuje się do niej procedury uzgodnieniowej, lecz wnioskową, którą zawsze uruchamia pracownik. To właśnie on musi złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca może go uwzględnić lub odrzucić, bez konieczności podawania powodu odmowy.

Odmowa nie może mieć jednak charakteru dyskryminacyjnego (por. odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 23 lutego 2023 r. na interpelację poselską nr 38835 w sprawie zmian w przepisach w kontekście pracy zdalnej – dostępna na stronie www.sejm.gov.pl; dalej: odpowiedź MRiPS na interpelację poselską). W tym przypadku nie ma żadnych wyjątków, w których istnieje obowiązek akceptacji wniosku. To skutek wyłączenia w stosunku do okazjonalnej pracy zdalnej art. 67¹⁸– 67²⁴ oraz art. 67³ § 3 Kodeksu pracy, który nadaje temu rodzajowi pracy zdalnej charakter odformalizowany. Do przyjęcia wniosku może skłonić pracodawcę powód ubiegania się o pracę okazjonalną, lecz pracownik nie musi go podawać.

Nie ma kodeksowego terminu, w którym wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien być złożony. Przyjmuje się – na zasadzie analogii do urlopu na żądanie – że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu korzystania z tej formy świadczenia pracy. Wybierając termin złożenia wniosku, pracownik powinien wziąć pod uwagę swobodę decyzyjną pracodawcy, który może docenić wcześniejsze otrzymanie dokumentu.

O okazjonalną pracę zdalną pracownik wykonujący pracę hybrydowo może wystąpić na dni, w których pracuje w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu przez niego wskazanym.

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej to 24 dni w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). Jak wynika z wyjaśnień MRPiPS, taki wymiar przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na wymiar jego czasu pracy (cały etat lub jego część) i liczbę rozkładowych godzin pracy w dniu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. Ze względu na brak uszczegółowienia pracownik może występować o pojedyncze dni, o kilka łącznie lub o całość jednocześnie. Pracodawca może zaś przystać na jego propozycję lub uzgodnić z nim inny okres.

W razie zmiany pracodawców w roku kalendarzowym nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć wymiar okazjonalnej pracy zdalnej należnej pracownikowi o dni wykorzystane u wcześniejszego pracodawcy. Taki sposób postępowania wskazuje resort pracy, podkreślając jednocześnie, że w razie nieskorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy lub podjęcia pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje pełny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej. Niewykorzystana liczba dni nie przechodzi natomiast na rok kolejny.

W przypadku zakończenia stosunku pracy pracodawca podaje w świadectwie pracy informację o wykonywaniu przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej przewidzianej w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy. W ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy należy podać liczbę dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Pracodawca ustala z pracownikiem:

• zasady kontroli w zakresie: wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, bhp i przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz procedur ochrony danych osobowych,
• inne zagadnienia związane ze świadczeniem okazjonalnej pracy zdalnej (m.in. sposoby porozumiewania się czy ochrona danych osobowych).

Pracodawca może sformalizować proces ubiegania się o okazjonalną pracę zdalną oraz warunki jej wykonywania poprzez uregulowanie tej formy pracy w porozumieniu lub w regulaminie.

Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców >>>

Opracowanie: Katarzyna Bogucka