Interpretacja indywidualna z dnia 24 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM

Przechowywanie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 18 października 2023 r. wpłynął Pani wniosek z 18 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Nieprzerwanie, od 2002 roku do teraz, prowadzi Pani jednoosobowo działalność gospodarczą. Z urzędem skarbowym rozlicza się Pani, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, na zasadach ogólnych. W tej chwili przechowuje Pani podatkowe księgi przychodów i rozchodów począwszy od roku 2017 włącznie.

W 2003 roku zakupiła Pani samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w 2003 roku i figuruje w niej nadal. W dalszym ciągu go Pani użytkuje.

Na podstawie art. 22i ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z powodu niedużych przychodów, corocznie, przez dłuższy czas przyjmowała Pani niską stawkę amortyzacyjną dla tego pojazdu.

Ewidencję środków trwałych, do której wpisała Pani w 2003 roku powyższy samochód osobowy, przechowuje Pani i regularnie, bez przerw, dokonuje Pani w niej corocznych odpisów amortyzacyjnych dla tego samochodu.

Pytanie

Czy Pani postępowanie dotyczące przechowywania podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 (włącznie) do teraz oraz ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne powyższego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 jest prawidłowe?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie – w związku z art. 70 ust. 5 Ordynacji podatkowej dotyczącym przedawnienia zobowiązań podatkowych, przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe (KPiR, faktury, ewidencje itp.) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyższego wynika, że najstarszą księgą podatkową, którą musi Pani przechowywać do końca roku 2023, jest księga z roku 2017.

Uważa więc Pani, że Pani postępowanie polegające na przechowywaniu podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 włącznie do teraz oraz postępowanie polegające na przechowywaniu ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne powyższego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 do teraz jest prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383):

Zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z powyższym – księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 5 Ordynacji podatkowej:

Na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej:

Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie określonego czasu – od momentu powstania zobowiązania podatkowego – zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia.

W praktyce termin ten może ulec wydłużeniu w związku z zawieszeniem lub przerwaniem biegu terminu zawieszenia (art. 70 § 2-7 Ordynacja podatkowa).

Jak wskazałem na wstępie, przepisy ustawy – Ordynacja podatkowa nakładają na podatnika obowiązek przechowania ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. – co do zasady – pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Natomiast obowiązek podatkowy z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych został określony w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.).

Jak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z kolei, w myśl art. 9 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani od 2002 roku do teraz jednoosobowo działalność gospodarczą i prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych. W 2003 roku zakupiła Pani samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej. Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w 2003 roku i figuruje w niej nadal. W dalszym ciągu go Pani użytkuje i dokonuje odpisów amortyzacyjnych.

Zatem jest Pani zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (tj. roku, w którym złożone zostało zeznanie podatkowe za rok poprzedzający).

Ponadto stwierdzam, że dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych winny być przechowywane przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację tego środka trwałego.

Reasumując – Pani postępowanie dotyczące przechowywania podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 (włącznie) do teraz oraz ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne opisanego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).