Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zakup oprogramowania antywirusowego na 12 miesięcy

Jednostka zakupiła program antywirusowy na 10 urządzeń na rok, tj. od 16 sierpnia 2023 r. do 15 sierpnia 2024 r. Kwota całości tego zakupu to nieco powyżej 500 zł za 12 miesięcy. Czy ze względu na niski koszt zakupu oprogramowania antywirusowego można rachunkowo i podatkowo odnieść ten wydatek bezpośrednio w koszty? Czy może należy go rozliczać w czasie? Czy koszt ten należy kwalifikować jako koszty usług obcych czy też jako koszty zużycia materiałów i energii?

Zakupiony program antywirusowy na okres równy lub krótszy niż 12 miesięcy – bez względu na wysokość kosztu związanego z zakupem – nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej zdefiniowanej w ustawie o rachunkowości (ani według przepisów podatkowych). Koszt ten powinien zostać co do zasady ujęty na koncie 64 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” i odnoszony w ciężar kosztów działalności operacyjnej (konto 40-2 „Usługi obce”) poprzez comiesięczne odpisy w wysokości przypadającej na dany okres sprawozdawczy. Jeżeli wydatki na zakup tego oprogramowania są kwotowo nieistotne, to jednostka może stosować uproszczenie polegające na jednorazowym odpisywaniu ich w koszty. 

W świetle przepisów podatkowych wydatek ten jest kosztem pośrednim, który jest potrącalny w dacie poniesienia. Jeśli jednak koszt ten dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy – a tak jest w rozpatrywanym przypadku – wówczas podatnik powinien rozliczyć koszty podatkowe z tego tytułu w części przypadającej proporcjonalnie na poszczególne lata podatkowe. Szczegóły – w uzasadnieniu.