Interpretacja indywidualna z dnia 4 lipca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.9.S.KW

Dotyczy ustalenia, czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 17 marca 2021 r. (data wpływu 23 marca 2021 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 kwietnia 2022 r., sygn. III SA/Wa 2102/21 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 stycznia 2023 r., sygn. akt II FSK 1162/22,

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 marca 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 marca 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej m. in. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczył ustalenia, czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką zależną, należącą do grupy B, zajmującą się przede wszystkim tworzeniem innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych, produkcją urządzeń medycznych oraz produktów i wyrobów medycznych. Spółka jest polskim podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Wydatki ponoszone na nabycie towarów oraz usług, Spółka zalicza do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

W chwili obecnej Spółka w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od dostawców faktury, które mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną. Spółka jako odbiorca faktur elektronicznych wyraża oraz będzie wyrażała zgodę na ich stosowanie.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych i wystawianych pierwotnie w formie papierowej obecnie obowiązuje procedura polegająca na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie pdf. W tym celu Wnioskodawca korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów. Jednocześnie każdorazowo wersja papierowa faktury jest przesyłana i przechowywana w oryginalnej postaci w archiwum Spółki.

W przyszłości Spółka chciałaby przekazać faktury źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, co ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

• Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczone osoby.
• Dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji merytorycznej (tj. po sprawdzeniu, czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne).
• Proces przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, paragonów.
• Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, tak aby zachować jego autentyczność, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem tego dokumentu.
• Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie pdf, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej.
• Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Wnioskodawcę na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktury.
• Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
• System będzie pozwalał na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu. Dodatkowo wykorzystywane oprogramowanie będzie pozwalać na wyszukiwanie dokumentów po okresach do celów rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych.
• Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów.
• Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Pytanie

Czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 updop prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej?

Państwa stanowisko w sprawie

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej: updop) w związku z art. 9 ust. 1 updop działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich zeskanowaniu w formie papierowej, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, będzie prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 uodop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art 16 ust. 1 uodop, tzn. ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Aby dany wydatek lub koszt uznać za poniesiony racjonalnie, jego przydatność należy oceniać pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy jednak wskazać, iż przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki/ koszty ponoszone przez podatnika powinny być dokumentowane.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 uodop, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy o rachunkowości, do której odsyła polski ustawodawca w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U.2019.351 t.j; dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto, w art. 20 ust. 2 wymienione zostały enumeratywnie dowody księgowe potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych.

Co istotne, art. 20 ust. 5 UoR zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Co więcej, zgodnie z art. 73 ust. 2 UoR, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Powyższe wskazuje, że przepisy pozwalają na przechowywanie dowodów źródłowych, z wyłączeniem dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach UoR, w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem. Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, iż dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ujęcia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Zdaniem Spółki, w przypadku zeskanowania faktur papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, Spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Spółka pragnie podkreślić, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument to celów podatkowych.

Wnioskodawca pragnie również zauważyć, że zgodnie z art. 180 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U.2020 poz. 1325 t.j.; dalej: „op”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 op ma charakter katalogu otwartego. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty. Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód należy także uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej, jeśli potwierdzają one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych.

W tym kontekście, w ocenie Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w linii interpretacyjnej organów podatkowych wypowiadających się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organów, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 roku, sygn. 0111- KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 października 2016 roku, sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 7 lipca 2016 roku, sygn. IBPB-1-1/4510-150/16/BK.

Ponadto, Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż uzyskał pozytywną interpretację indywidualną prawa podatkowego dotyczącą podatku od towarów i usług w odniesieniu do faktur otrzymywanych i wystawianych pierwotnie w formie papierowej, potwierdzającą prawo Wnioskodawcy do przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej, po zeskanowaniu ich treści i zapisaniu każdego dokumentu w formie nieedytowalnego pliku oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego, wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 7 kwietnia 2020 roku, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postepowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – 18 maja 2021 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.4.KW o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 17 marca 2021 r. (data wpływu 23 marca 2021 r.).

Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 24 maja 2021 r.

Pismem z 24 maja 2021 r. (data wpływu 25 maja 2021 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem 1 lipca 2021 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.2.KW/JC utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 15 lipca 2021 r.

Skarga na postanowienie

13 sierpnia 2021 r. (data wpływu 17 sierpnia 2021 r.) wnieśli Państwo skargę na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia i poprzedzającego go postanowienia.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 20 kwietnia 2022 r. sygn. akt III SA/Wa 2102/21.

Pismem z 15 czerwca 2022 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 19 stycznia 2023 r., sygn. akt II FSK 1062/22 oddalił skargę kasacyjną.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wpłynął do mnie 26 maja 2023 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;
• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych –stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny na podstawie art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Wskazać należy, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania, bowiem niniejsza interpretacja stanowi ponowne rozstrzygnięcie tej samej sprawy w wyniku orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 kwietnia 2022 r. sygn. akt III SA/Wa 2102/21 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 stycznia 2023 r. sygn. akt II FSK 1062/22.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszlego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Podstawą prawną do odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.