Interpretacja indywidualna z dnia 27 marca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL3.4012.535.2022.1.MS

Prawo Wnioskodawcy do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o: kwotę błędnie zaewidencjonowanej transakcji wynikającą z anulowanego paragonu w przypadku oczywistej pomyłki oraz w przypadku przyjęcia reklamacji lub zwrotu towaru o kwotę zwracanej płatności, w sytuacji gromadzenia oraz przechowywania protokołów/ewidencji wyłącznie w wersji elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 grudnia 2022 r. wpłynął Pana wniosek z 27 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa Wnioskodawcy do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o:

·kwotę błędnie zaewidencjonowanej transakcji wynikającą z anulowanego paragonu w przypadku oczywistej pomyłki oraz

·w przypadku przyjęcia reklamacji lub zwrotu towaru o kwotę zwracanej płatności,

w sytuacji gromadzenia oraz przechowywania protokołów/ewidencji wyłącznie w wersji elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług, prowadzi indywidualną pozarolniczą działalność gospodarczą, zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wnioskodawca posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy.

Wnioskodawca jest podmiotem działającym na rynku meblarskim, zajmuje się produkcją mebli (PKD 31.09.Z). Wnioskodawca nie posiada obecnie sklepów stacjonarnych. Sprzedaż towarów prowadzona jest wyłącznie za pośrednictwem sklepów internetowych. Towary dostarczane są do klientów przez Wnioskodawcę, przy wykorzystaniu floty samochodów dostawczych. Wnioskodawca zapewnia również odbiór towarów, w sytuacji, w której towary są zwracane bądź reklamowane.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż zarówno na rzecz klientów biznesowych - podatników VAT, jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (sprzedaż konsumencka).

Przedmiotowy wniosek dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tego rodzaju sprzedaż ewidencjonowana jest przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wnioskodawca akceptuje płatności gotówkowe oraz bezgotówkowe.

W związku z prowadzoną sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (ewidencjonowaną na kasie rejestrującej) zdarzają się sytuacje powodujące konieczność dokonania korekty podstawy opodatkowania. Na potrzeby przedmiotowego wniosku Wnioskodawca wyróżnia następujące sytuację:

1)sprzedaż została błędnie zaewidencjonowana na kasie rejestrującej (z uwagi na oczywistą pomyłkę),

2)Klienci składają reklamację dotyczącą nabytego towaru i Wnioskodawca zwraca część lub całość otrzymanej zapłaty,

3)Klienci rezygnują z transakcji na podstawie art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. 2020 r. poz. 287), dokonują zwrotu niewadliwego towaru i Wnioskodawca zwraca całość otrzymanej zapłaty.

W przypadku, w którym sprzedaż została błędnie zaewidencjonowana na kasie rejestrującej Wnioskodawca sporządza protokół anulowania paragonu fiskalnego, do którego dołącza:

a)krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz

b)oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Protokoły ujmowane są w ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia.

Każdy przypadek uznania reklamacji oraz przyjęcia zwrotu towaru dokumentowany jest przez Wnioskodawcę odpowiednim protokołem sporządzanym na podstawie § 3 ust. 3 pkt 7 Rozporządzenia. Protokoły zawierają wszystkie informacje, które Wnioskodawca powinien gromadzić zgodnie z powołanym przepisem: data sprzedaży, dane identyfikujące jednoznacznie towar, termin zwrotu, wartość brutto zwracanego towaru, i wartość zwracanej ceny. W protokołach są zawarte co do zasady dane identyfikujące osoby zwracającej towar (imię i nazwisko) oraz przyczyna dokonania zwrotu. Protokoły są podpisywane przez sprzedawcę oraz nabywcę.

Protokoły dołączane są do ewidencji, prowadzonej zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia zawierającej:

1)datę sprzedaży;

2)nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3)termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4)wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5)zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6)dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7)protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Zarówno ewidencje o których mowa powyżej, jak i protokoły, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 7 oraz ust. 4 Rozporządzenia są obecnie sporządzane i przechowywane wyłącznie w formie papierowej.

Sporządzanie oraz gromadzenie ww. dokumentów w formie papierowej generuje coraz większe koszty obciążające Wnioskodawcę. W związku z tym, w ramach obowiązującego prawa, w celu minimalizacji kosztów, związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w tym zakresie.

1.W przypadku, w którym w wyniku oczywistej pomyłki sprzedaż zostanie błędnie zaewidencjonowana na kasie rejestrującej Wnioskodawca planuje prowadzić elektroniczną ewidencję tego typu zdarzeń. Do ewidencji dołączane będą skany błędnie wystawionych paragonów fiskalnych potwierdzające dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka oraz opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki.

2.Przypadki uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu towaru od klientów będą dokumentowane w prowadzonej wyłącznie w formie elektronicznej ewidencji zawierającej wszystkie niezbędne elementy wymienione w § 3 ust. 3 Rozporządzenia. Do ewidencji dołączane będą odpowiednie protokoły przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru.

Wszystkie protokoły będą sporządzane zarówno:

a)elektronicznie - w tym wypadku klienci składaliby podpisy za pomocą urządzenia elektronicznego typu tablet (odręczny podpis za pomocą specjalnego rysika; ewentualnie za pomocą podpisu elektronicznego), a następnie podpisany w ten sposób dokument umieszczany byłby w elektronicznym archiwum dokumentów po jednoczesnym jego zaewidencjonowaniu;

b)papierowo - w sporadycznych przypadkach (np. awaria urządzenia, brak możliwości pobrania podpisu elektronicznego, brak zasięgu itp.) protokoły byłyby sporządzane papierowo z odręcznym podpisem klienta. W takim wypadku po kompletnym uzupełnieniu protokołu dokument będzie skanowany i bez jakiejkolwiek modyfikacji treści wprowadzony przez Wnioskodawcę do elektronicznego archiwum dokumentów oraz ewidencji. W każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem.

Wnioskodawca planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju jednocześnie zapewniając ich łatwe odnalezienie i przedstawienie organom podatkowym np. na potrzeby ewentualnych czynności sprawdzających. Wszystkie dokumenty otrzymane uprzednio w formie papierowej, zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Wnioskodawca opracuje również procedury przechowywania tego typu dokumentów w formie elektronicznej, które po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi na zadane we wniosku pytania, zamierza wdrożyć w bieżącej działalności gospodarczej.

Użytkowane elektroniczne archiwum dokumentów, w którym przechowywane będą w przyszłości gromadzone opisane we wniosku dokumenty w formie elektronicznej, pozwoli na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione ani pominięte, skan/pdf natomiast będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na dokumencie.

Pytania

1)Czy w opisanym stanie faktycznym dotyczącym anulowania paragonu fiskalnego gromadzenie oraz przechowywanie protokołów/ewidencji oraz błędnych paragonów wyłącznie w wersji elektronicznej będzie uprawniało Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę błędnie zaewidencjonowanej transakcji wynikającą z anulowanego paragonu?

2)Czy w opisanym stanie faktycznym dotyczącym przyjęcia reklamacji, zwrotu (rezygnacji) towaru gromadzenie oraz przechowywanie protokołów/ewidencji wyłącznie w wersji elektronicznej będzie uprawniało Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy podatkowe nie uzależniają prawa do pomniejszenia podstawy opodatkowania od formy (pisemna/elektroniczna) gromadzonych protokołów oraz ewidencji. Żadne przepisy podatkowe nie ograniczają możliwości prowadzenia oraz przechowywania ewidencji oraz protokołów anulowania paragonów fiskalnych w formie elektronicznej.

Uzasadnienie Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 29a ustawy o VAT podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a- 30c. art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Zgodnie z art. 29a ustawy o VAT podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 10 ustawy o VAT Podstawę opodatkowania obniża się o:

1)kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;

3)zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4)wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W myśl art. 111 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z ww. przepisu wynika, że podatnicy, wobec których powstał obowiązek w zakresie stosowania kas rejestrujących, są obowiązani za pośrednictwem tych urządzeń ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego.

Stosownie do przepisu z art. 111 ust. 1b ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 maja 2019 r., w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji został określony w Rozporządzeniu. Zgodnie § 3 Rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji. W myśl § 3 ust. 2 Rozporządzenia na kasie rejestrującej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Dopuszczalne jest ich skorygowanie poprzez prowadzenie odrębnej ewidencji, o której mowa § 3 ust. 3 Rozporządzenia.

Ewidencja dokumentująca zwrot towarów lub uznaną reklamację towarów i usług powinna zawierać:

1)datę sprzedaży;

2)nazwę towaru lub usługi, pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi, stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3)termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4)wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5)zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6)dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7)protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości zwróconych towarów lub reklamowanych towarów. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Dodatkowo, w myśl § 3 ust. 4 Rozporządzenia w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1)błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

2)krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Zgodnie z § 3 ust. 5 Rozporządzenia w powyższym przypadku podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Należy zauważyć, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi albo jeżeli paragon został błędnie wystawiony na podstawie oczywistej pomyłki.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to anulowania paragonów błędnie wystawionych, zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 i 4 Rozporządzenia. Jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność. Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi.

Tym samym, Wnioskodawca powinien posiadać dokumentację wskazującą na anulowanie błędnie wystawionego paragonu fiskalnego, dokonanie przez klienta zwrotu towaru, która pozwala uznać, że zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru został faktycznie dokonany.

W ocenie Wnioskodawcy analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie gromadzenia i przechowywania protokołów i ewidencji, o których mowa powyżej, prowadzi do wniosku, że z literalnego ich brzmienia nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości gromadzenia i przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (w tym protokołów zwrotów lub reklamacji towaru podpisanych elektronicznie, bądź odręcznie a następnie skanowanych).

Tym samym w ocenie Wnioskodawcy podstawa opodatkowania może być obniżona w oparciu o gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej protokoły oraz ewidencje, o których mowa w wyżej cytowanych przepisach, zawierające wszystkie wymagane przepisami prawa elementy.

Końcowo Wnioskodawca wskazuje, że opisywane zdarzenie przyszłe wpisuje się w szeroki proces cyfryzacji prowadzony obecnie w firmie. Pierwszy etap dotyczył możliwości gromadzenia i przechowywania faktur i innych dokumentów wymaganych przepisami ustawy o VAT (dotyczących sprzedaży na rzecz innych podatników VAT) wyłącznie w formie elektronicznej. W tym zakresie Wnioskodawca otrzymał 22 listopada 2022 r. indywidualną interpretację wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (znak: (...)), w której Organ uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe. Obecny wniosek dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Intencją Wnioskodawcy jest przeprowadzenie cyfryzacji dokumentów dotyczących całej działalności.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ustawy:

Stosownie do art. 29a ust. 10 ustawy:

Z treści ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwrot ten zostały udokumentowany. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości.

Należy zauważyć, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowanej na kasie rejestrującej (właściwej do opisanej we wniosku), paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednakże paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać to, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

Szczegółowe zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących zostały określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 i 8 ustawy.

I tak, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

W myśl natomiast art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Jak stanowi § 2 pkt 14 rozporządzenia:

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co zostało również potwierdzone zapisem § 3 ust. 2 rozporządzenia, który mówi, że:

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 3-5 rozporządzenia.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia, a zapisy widniejące w ewidencji pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

W myśl § 3 ust. 4 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 5 rozporządzenia:

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

W myśl art. 112 ustawy:

Na podstawie art. 71 przepisów ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t. j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.):

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych on-line.

Z opisu sprawy wynika, że w przypadku, w którym sprzedaż została błędnie zaewidencjonowana na kasie rejestrującej Wnioskodawca sporządza protokół anulowania paragonu fiskalnego, do którego dołącza:

a)krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz

b)oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Protokoły ujmowane są w ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 Rozporządzenia. Obecnie powyższa dokumentacja przez Wnioskodawcę sporządzana i przechowywana jest wyłącznie w formie papierowej.

W związku z prowadzoną sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (ewidencjonowaną na kasie rejestrującej) zdarzają się u Wnioskodawcy również sytuacje, w których:

1)Klienci składają reklamację dotyczącą nabytego towaru i Wnioskodawca zwraca część lub całość otrzymanej zapłaty,

2)Klienci rezygnują z transakcji na podstawie art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, dokonują zwrotu niewadliwego towaru i Wnioskodawca zwraca całość otrzymanej zapłaty.

Każdy przypadek uznania reklamacji oraz przyjęcia zwrotu towaru dokumentowany jest przez Wnioskodawcę odpowiednim protokołem sporządzanym na podstawie § 3 ust. 3 pkt 7 Rozporządzenia. Protokoły dołączane są do ewidencji, prowadzonej zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia zawierającej:

1)datę sprzedaży;

2)nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3)termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4)wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5)zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6)dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7)protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Zarówno ewidencje o których mowa powyżej, jak i protokoły, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 7 Rozporządzenia są obecnie sporządzane i przechowywane u Wnioskodawcy również wyłącznie w formie papierowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o:

·kwotę błędnie zaewidencjonowanej transakcji z uwagi na oczywistą omyłkę i anulowania paragonu oraz

·kwotę zwróconej płatności za towar w sytuacji przyjęcia reklamacji, zwrotu (rezygnacji) towaru,

w przypadku gromadzenia oraz przechowywanie protokołów/ewidencji wyłącznie w wersji elektronicznej.

Wcześniej powołany § 3 ust. 5 rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było – np. klient kupuje pomidory, gruszki, i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.

Oczywista omyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a „oczywistość” omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów. Ewidencja ta odnosi się do oczywistych omyłek, które odnoszą się do wartości i przedmiotu sprzedaży.

Z wniosku wynika, że w przypadku oczywistej pomyłki, jeżeli sprzedaż zostanie błędnie zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, Wnioskodawca planując prowadzić elektroniczną ewidencję tego typu zdarzeń. Zamierza on do ewidencji dołączać skany błędnie wystawionych paragonów fiskalnych potwierdzające dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka oraz opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki.

Zgodnie z wcześniej powołanym § 3 ust. 4 rozporządzenia, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego), krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. W tym przypadku, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia).

Powołane wyżej przepisy określają w jaki sposób należy dokonać korekty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej w sytuacji wystąpienia oczywistej omyłki. Ze względu na to, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), anulowanie błędnie wystawionych paragonów powinno być ujmowane w odrębnej ewidencji, która musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 4 rozporządzenia, przy czym jednym z tych warunków jest dołączenie do prowadzanej ewidencji oryginału paragonu zawierającego oczywistą omyłkę.

Ponadto podatnik zobowiązany jest w takim przypadku do zaewidencjonowania ponownie sprzedaży w prawidłowej wysokości. Oznacza to, że transakcja jest zaewidencjonowana dwukrotnie - po raz pierwszy błędnie, a po dokonaniu korekty w odrębnej ewidencji - ponownie, tym razem w poprawny sposób.

Należy zaznaczyć, że przepisy nie narzucają w jakiej formie ma być prowadzona i przechowywana tzw. „ewidencja oczywistych omyłek”. Przepisy zobowiązują natomiast podatników, zgodnie z treścią art. 112 ustawy, do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy ponadto odróżnić sposób prowadzenia „ewidencji oczywistych pomyłek” od sposobu samego prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, który został doprecyzowany w § 6 ww. rozporządzenia. W § 6 pkt 7 wskazano, że podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zapewniają do nich dostęp. Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy oraz § 6 pkt 7 rozporządzania podatnik powinien zatem przechowywać kopię błędnego paragonu zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Nie można natomiast przyjąć, że sama „ewidencja oczywistych omyłek" stanowi dokument fiskalny (kasowy), który musiałby być przechowywany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, gdyż w definicji „dokumentu fiskalnego” określonej w § 2 pkt 1 rozporządzania nie zawiera się pojęcie ww. ewidencji. Jednocześnie integralną częścią tej ewidencji jest dołączony do niej oryginał paragonu fiskalnego zawierający oczywista omyłkę. Skoro sama ewidencja będzie prowadzona i przechowywana elektronicznie nie ma przeszkód aby integralną częścią takiej ewidencji był skan, tj. nieedytowalny obraz (odwzorowanie) oryginału paragonu wydrukowanego w wersji papierowej.

W związku z powyższym zasadnym jest przyjęcie – zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, że dopuszczalne jest gromadzenie oraz przechowywanie „ewidencji oczywistych pomyłek” wyłącznie w formie elektronicznej. Za dopuszczalne należy uznać również dołączenie do tak prowadzonej ewidencji skanów błędnie wystawionych paragonów fiskalnych. W konsekwencji na podstawie tak prowadzonej ewidencji Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę błędnie zaewidencjonowanej transakcji.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Z opisu sprawy wynika, że przypadki uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu towaru od klientów, Wnioskodawca zamierza dokumentować wyłącznie w formie elektronicznej zawierającej wszystkie elementy wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia. Do ewidencji dołączone będą odpowiednie protokoły przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru. Co do zasady protokoły będą sporządzane elektronicznie, natomiast w sporadycznych przypadkach będą sporządzane papierowo z odręcznym podpisem klienta - w takim wypadku dokument będzie skanowany i wprowadzony do elektronicznego archiwum dokumentów oraz ewidencji.

Z treści wyżej powołanego przepisu art. 29a ust. 10 ustawy wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwrot ten zostały udokumentowany. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru oraz jego wartości.

Tak jak wskazano powyżej, zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, natomiast ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7.

Jednocześnie ww. przepisy nie określają formy w jakiej ma być prowadzona ww. „ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji”. Podobnie jak w przypadku „ewidencji oczywistych pomyłek” nie można przyjąć, że stanowi ona dokument fiskalny (kasowy), który musiałby być przechowywany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jednocześnie integralną częścią tej ewidencji jest dołączony do niej protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę oraz dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (co do zasady oryginał paragonu fiskalnego).

Z opisu sprawy wynika, że protokół będzie co do zasady sporządzany elektronicznie w ten sposób, że klienci będą składali za pomocą urządzenia elektronicznego typu tablet odręczny podpis za pomocą specjalnego rysika lub podpis elektroniczny. Podpisany w ten sposób protokół będzie umieszczany w elektronicznym archiwum dokumentów. Oznacza to, że protokoły będą sporządzane jak również przechowywane w wersji elektronicznej. Tylko w sporadycznych przypadkach protokół zostanie sporządzony papierowo, opatrzony odręcznym podpisem klienta, a następnie zeskanowany i w tej formie bez jakiejkolwiek modyfikacji wprowadzony do elektronicznego archiwum dokumentów. Jednocześnie Wnioskodawca planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej - jak wskazano w opisie sprawy jako skan/pdf. Ww. protokoły będą zatem przechowywane wyłącznie w nieedytowanej wersji elektronicznej.

Należy podkreślić, że w opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, że w każdym przypadku obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do elektronicznego archiwum dokumentów będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ponadto żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione ani pominięte, skan/pdf natomiast będzie miał odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na dokumencie.

W związku z powyższym, na podstawie art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług należy przyjąć, że dopuszczalne jest prowadzenie „ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji” wyłącznie w formie elektronicznej. Za dopuszczalne należy również uznać przechowywanie wyłącznie w wersji elektronicznej protokołu przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru zarówno w sytuacji gdy ww. protokoły zostały sporządzone elektroniczne, jak i w sytuacji gdy zostały sporządzone papierowo i będą przechowywane w formie skanu tych dokumentów. W konsekwencji na podstawie tak prowadzonej ewidencji Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy również uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).