Samochód firmowy – jak najkorzystniej uregulować sposób jego użytkowania

Według organów podatkowych parkowanie powierzonego samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika nie powoduje konieczności rozpoznania nieodpłatnego świadczenia w podatku PIT. Natomiast w podatku VAT takie parkowanie spowoduje negatywne konsekwencje w postaci ograniczenia prawa do odliczenia podatku VAT (według limitu 50%, a nie 100%). Warto wiedzieć, że w 2017 r. zapadły wyroki sądów administracyjnych, które pozwalają na pełne odliczenie VAT w sytuacji, gdy charakter pracy pracownika (np. przedstawiciela handlowego) uzasadnia parkowanie obok jego miejsca zamieszkania.

Faktyczne używanie samochodu służbowego na cele prywatne decyduje o konieczności zastosowania ryczałtu od świadczeń nieodpłatnych. W zakresie VAT organy podatkowe skupiają się nie tylko na faktycznym sposobie wykorzystania samochodu służbowego przez pracownika na jego cele prywatne, lecz także na analizie hipotetycznego prawdopodobieństwa użytku prywatnego. Ograniczenie odliczenia w podatku VAT wystąpi, gdy zaistnieje możliwość wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych – nawet jeżeli pracownik tego nie zrobił i mimo zakazu użytku prywatnego określonego w regulaminie korzystania z tego pojazdu.

Powierzenie mienia – odpowiedzialność pracownika

Artykuł 124 ustawy – Kodeks pracy (dalej: k.p.) jest podstawą do nałożenia na pracownika, któremu powierzono samochód służbowy, odpowiedzialności w pełnej wysokości za szkodę powstałą w związku z używaniem tego samochodu na cele służbowe. Od odpowiedzialności tej pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Pracodawca ma więc do wyboru 2 warianty odpowiedzialności materialnej pracownika:

● odpowiedzialność ograniczoną (za szkodę wyrządzoną pracodawcy) – stosowaną, gdy pracownik wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził zakładowi pracy szkodę; odszkodowanie wówczas jest ograniczone do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika (art. 119 i art. 114 k.p.),

● odpowiedzialność nieograniczoną (za mienie powierzone) – pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w powierzonym mieniu (art. 124 k.p.).