Wersja obowiązująca od 2023-09-07

Rozdział 12

Procedura udostępniania informacji z KSIP

§ 82. 1. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w zbiorach danych KSIP lub w zbiorach danych określonych w § 4 ust. 1 i 2 oraz informacje o wynikach operacji przetwarzania wykonanych w Systemie Analitycznym udostępnia się w formie wydruku stanowiącego:

1) potwierdzenie wykonania operacji przetwarzania, zawierające datę i godzinę wykonania operacji przetwarzania, rodzaj operacji oraz jej treść w przypadku rejestracji, sprawdzenia, modyfikacji oraz usunięcia;

2) wynik wykonanych w KSIP operacji przetwarzania w celach typowania i analizy;

3) wynik czynności nadzoru nad jakością i aktualnością informacji przetwarzanych w KSIP, o których mowa w § 7, będący odpowiedzią na sprawdzenie osoby, podmiotu lub rzeczy – zawierającego w zależności od zakresu sprawdzenia i kryteriów zapytania, informacje obejmujące:

a) rejestracje dotyczące sprawdzanej osoby, podmiotu lub rzeczy,

b) rejestracje wyłącznie czynne dotyczące sprawdzanej osoby, podmiotu lub rzeczy,

c) wybrane rodzajowo informacje dotyczące sprawdzanej osoby, podmiotu lub rzeczy;

4) wynik sprawdzenia w zbiorach danych KSIP oraz w zbiorach danych określonych w § 4 ust. 1 i 2, zawierający informacje odpowiadające zakresowi sprawdzenia, zgodne z treścią zapytania i jego kryteriami oraz wskazujący rodzajowe informacje nieobjęte wydrukiem;

5) wynik przeprowadzonej kontroli i nadzoru służbowego zawierający informacje odpowiadające zakresowi informacji określonemu w § 87;

6) wynik przetwarzania informacji w Systemie Analitycznym, w zakresie wykonanego typowania, analizy, statystyki lub raportu, odpowiadający kryteriom stanowiącym podstawę do ich wykonania.

2. Wydruki, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, zawierają:

1) wskazanie zbiorów danych KSIP, w których dokonano rejestracji, modyfikacji, sprawdzenia, usunięcia, analizy, typowania lub innych operacji przetwarzania informacji oraz wskazanie zbiorów danych określonych w § 4 ust. 1 i 2, w których dokonano sprawdzenia;

2) identyfikator kadrowy policjanta lub pracownika Policji wykonującego wydruk w związku z realizowaniem własnych czynności służbowych, a w przypadku wydruków wykonywanych na zlecenie również identyfikator kadrowy policjanta lub pracownika Policji zlecającego operację przetwarzania;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której wykonano wydruk;

4) kryteria zadanego zapytania;

5) cel lub powód sprawdzenia.

3. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, zawiera informacje określone w ust. 2 pkt 1-3 oraz, w miarę możliwości, informacje określone w ust. 2 pkt 4 i 5.

4. Udostępnienie informacji przetwarzanych w KSIP w formie wydruków odbywa się tylko w ramach struktury organizacyjnej Policji, z zastrzeżeniem ust. 9, 10, 13 oraz 15 pkt 1 i 2.

5. Wydruki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, uzyskane w związku z prowadzeniem postępowania przygotowawczego, przechowuje w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego policjant dokonujący operacji przetwarzania w zbiorach KSIP lub zlecający dokonanie takiej operacji.

6. Wydruki, sporządzone zgodnie z ust. 1 pkt 1 w związku z wykonywaniem czynności operacyjno-rozpoznawczych, przechowuje się we właściwych teczkach spraw operacyjnych policjant dokonujący operacji przetwarzania w zbiorach danych KSIP lub zlecający dokonanie takiej operacji.

7. Formularz rejestracyjny, przy pomocy którego dokonano operacji przetwarzania w KSIP, przechowuje się w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego. Kierownicy komórek lub jednostek organizacyjnych Policji właściwych do dokonywania operacji przetwarzania informacji w KSIP mogą określić inny sposób przechowywania formularzy rejestracyjnych zapewniając dostęp do formularzy w celu przeprowadzenia kontroli poprawności ich wprowadzenia oraz zapewniając przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, a także przepisów o ochronie informacji niejawnych.

8. Od sporządzenia wydruku można odstąpić, zgodnie z § 42 ust. 14, w szczególności w przypadku dokumentowania czynności służbowych w sposób przewidziany dla tych czynności, jeżeli w ramach tych czynności niezbędne jest wykonanie operacji przetwarzania lub uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych KSIP lub zbiorów danych określonych w § 4 ust. 1 i 2 lub w przypadku utrwalenia informacji lub operacji przetwarzania na innym nośniku umożliwiającym odczyt informacji w niezmienionej postaci.

9. Informacje przetwarzane w KSIP są udostępniane:

1) w formie wydruków lub zapisu na innym nośniku informacji sądom, prokuratorom lub innym podmiotom, w zakresie i trybie wynikającym z odrębnych przepisów prawa określających uprawnienia tych podmiotów do otrzymywania informacji źródłowych dotyczących informacji przetwarzanych w KSIP, lub za zgodą dyrektora biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego;

2) w formie zapisu na innym nośniku informacji kierownikom jednostek i komórek organizacyjnych Policji za zgodą komendantów wojewódzkich Policji (Komendanta Stołecznego Policji);

3) w formie wydruków lub zapisu na innym nośniku informacji w przypadkach określonych w ust. 1 pkt 6 – podmiotom uprawnionym do otrzymywania takich informacji bez konieczności uzyskiwania zgody, o której mowa w pkt 1 i 2;

4) [9] w formie wydruków lub zapisu na innym nośniku informacji w przypadku dokonywania sprawdzeń i uzyskiwania informacji przez SWP z pozapolicyjnych zbiorów danych, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 3, 5-7, 10, 14, 16, 17, 20 i 21, w przypadku gdy udostępnienie przez Policję informacji z tych zbiorów dla określonych celów wynika z przepisów prawa.

10. Informacje o zdarzeniach drogowych przetwarzane w SEWiK zawierające informacje niezbędne do ustalenia okoliczności tych zdarzeń oraz wysokości odszkodowania lub świadczenia mogą być udostępnianie zakładom ubezpieczeń lub innym uprawnionym ustawowo w tym zakresie instytucjom ubezpieczeniowym, w formie wydruku z KSIP stanowiącego opracowaną w tym celu „notatkę informacyjną o zdarzeniu drogowym”.

11. Informacje przetwarzane w zbiorach danych KSIP, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-4, lub policyjnych zbiorach danych, o których mowa w § 4 ust. 1, udostępnia się podmiotom pozapolicyjnym lub osobom, których dane dotyczą, w formie pisemnej odpowiedzi na wniosek, sporządzonej na podstawie informacji zawartych w wydruku lub w systemie KSIP, zawierającej wyłącznie informacje określone w odrębnych przepisach jako podlegające udostępnieniu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

12. Przepisu ust. 11 nie stosuje się do przekazywania informacji w sposób określony w § 5 ust. 1 oraz w przypadku udostępniania informacji przetwarzanych w zbiorach KSIP podmiotom pozapolicyjnym w trybie teletransmisji danych, za pomocą aplikacji do Sprawdzeń i Rejestracji w KSIP dla Podmiotów Pozapolicyjnych.

13. Dla celów wynikających z art. 213 § 1b Kodeksu postępowania karnego informacje udostępnia się:

1) ze zbioru danych, o którym mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, w formie wydruku uzyskanego w wyniku sprawdzenia informacji w tym zbiorze przez SPP;

2) z Ewidencji w formie wydruku zawierającego:

a) dane osobowe osoby, której dotyczy informacja z Ewidencji: imię, nazwisko, numer PESEL, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania,

b) informacje o naruszeniach przepisów ruchu drogowego, których dopuściła się osoba określona w lit. a, w zakresie wpisów ostatecznych, w tym opis czynu, datę i miejsce czynu, rodzaj rozstrzygnięcia, rodzaj i wysokość kary,

c) cele wydania informacji oraz nazwę jednostki organizacyjnej Policji, miejscowość i datę sporządzenia informacji,

d) własnoręczny podpis oraz pieczęć organu udzielającego informacji z Ewidencji.

14. Przed udzieleniem informacji z Ewidencji dla celów, o których mowa w ust. 13, jednostka organizacyjna Policji udzielająca informacji dokonuje weryfikacji informacji przetwarzanych w Ewidencji w zakresie ich aktualności.

15. Informacje o osobie przetwarzane w rejestrze wykroczeń udostępnia się:

1) zgodnie ze wzorem informacji o osobie, określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń w przypadku udzielania informacji o osobie z rejestru wykroczeń na podstawie:

a) art. 54 § 10 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, art. 20f ust. 7-8 ustawy o Policji oraz zgodnie z § 17 rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń,

b) art. 20f ust. 9 ustawy o Policji lub na podstawie przepisów rozdziału 4 ustawy ODO przetwarzanych w związku zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz zgodnie z § 18 rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, wyłącznie gdy udzielane informacje o osobie dotyczą czynów stwierdzonych prawomocnym rozstrzygnięciem, a informacje dotyczące takich czynów stwierdzonych prawomocnym rozstrzygnięciem są przetwarzane w rejestrze wykroczeń na dzień złożenia wniosku o udzielenie informacji;

2) w formie wydruku lub zapisu na innym nośniku informacji, w przypadkach określonych w pkt 1, jeżeli wydruk lub zapis odpowiada zakresowi informacji zawartemu we wzorze informacji o osobie, określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń oraz zakresowi informacji podlegających udostępnieniu;

3) w formie pisemnej odpowiedzi na wnioski osób, których dane dotyczą złożone na podstawie art. 20f ust. 9 ustawy o Policji lub przepisów rozdziału 4 ustawy ODO przetwarzanych w związku zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości w przypadku, gdy występuje podstawa do odmowy udostępnienia informacji z rejestru wykroczeń osobie, której dane dotyczą, w szczególności ze względu na fakt, iż informacje o osobie są przetwarzane w rejestrze wykroczeń bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą oraz w zakresie czynów, które nie zostały stwierdzone prawomocnym rozstrzygnięciem.

16. Wzoru informacji o osobie określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, nie stosuje się w przypadku, o którym mowa w ust. 15 pkt 3.

17. Wzór informacji o osobie określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia MSWiA w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, stosuje się również do udzielania informacji, iż osoba nie figuruje w rejestrze wykroczeń w przypadku, gdy informacje o osobie nie są przetwarzane w rejestrze wykroczeń.

[9] § 82 ust. 9 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 46 Komendanta Głównego Policji z dnia 6 września 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 83). Zmiana weszła w życie 7 września 2023 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2022-11-17 do 2023-09-06