§ 42. 1. W zbiorach danych KSIP należy rejestrować informacje zgodnie z rodzajami oraz zakresem informacji określonym w rozdziałach 5-9, dokonując przyporządkowania informacji do właściwych zbiorów danych oraz zestawów informacji, a także dokonując rejestracji informacji we właściwej formie.

2. Rejestracji informacji w zbiorach danych KSIP można dokonywać bezpośrednio na podstawie dokumentów lub materiałów źródłowych, w tym zawartych w aktach postępowań lub czynności, zawierających informacje niezbędne do dokonania określonej formy rejestracji lub z wykorzystaniem formularzy rejestracyjnych. Przy rejestrowaniu informacji na formularzach rejestracyjnych korzysta się z informacji i opisów zawartych w wykazie.

3. Policjant lub pracownik Policji przetwarzający informacje w KSIP na zlecenie, w przypadku stwierdzenia oczywistych błędów pisarskich na formularzu rejestracyjnym, jest uprawniony do jego poprawienia. W przypadku wystąpienia innych błędów lub braków formalnych zwraca się formularz celem uzupełnienia do jednostki lub komórki organizacyjnej Policji przekazującej formularz do rejestracji.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki właściwe w sprawach rejestracji i realizacji zadań w zakresie wykonywania wszystkich lub poszczególnych operacji przetwarzania informacji w KSIP na zlecenie policjantów lub pracowników Policji nieposiadających bezpośredniego dostępu do systemów teleinformatycznych KSIP.

5. Modyfikowania informacji zawartych w już istniejącej w KSIP rejestracji dokonuje się poprzez zmianę lub uzupełnienie tej rejestracji niezwłocznie po zebraniu, uzyskaniu, pobraniu lub otrzymaniu niezbędnych informacji albo powzięciu istotnych informacji uzasadniających zmianę lub uzupełnienie informacji zawartych w KSIP, nie później jednak niż w terminach określonych dla rejestracji poszczególnych informacji w odpowiednich zbiorach danych KSIP.

6. Komendant BSWP w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o odroczeniu terminu rejestrowania w KSIP informacji uzyskanych przez podległych mu policjantów.

7. Określa się wzory formularzy wykorzystywanych do wykonywania operacji przetwarzania informacji w KSIP:

1) KSIP Osoba – rejestracja osoby lub sprawdzenie osoby, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia

2) KSIP Osoba A – rejestracja rysopisu, zdjęcia, daktyloskopowania lub pobrania danych DNA, stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia;

3) [64] KSIP OSOBA B – rejestracja dodatkowych informacji o adresach, numerach, dokumentach, pojazdach, rzeczach, kontenerach, statkach powietrznych oraz statkach wodnych osoby lub związkach osoby, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia;

4) KSIP Osoba C – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji osoby, stanowiący załącznik nr 7 do zarządzenia;

5) KSIP Osoba 1 – rejestracja procesowa osoby, stanowiący załącznik nr 8 do zarządzenia;

6) KSIP Osoba 1.1 – rejestracja do KSIP Osoba 1 w zakresie informacji o czynach osoby, stanowiący załącznik nr 9 do zarządzenia:

7) KSIP Osoba 1.2 – rejestracja zakończenia lub zawieszenia przez Policję oraz prokuraturę rejestracji procesowej osoby, stanowiący załącznik nr 10 do zarządzenia;

8) KSIP Osoba 2 – rejestracja środka zapobiegawczego lub karnego, nakazu lub zakazu, stanowiący załącznik nr 11 do zarządzenia;

9) KSIP Osoba 3 – rejestracja notowania kryminalnego osoby lub sprawcy o nieustalonej tożsamości, stanowiący załącznik nr 12 do zarządzenia;

10) KSIP Osoba 4 – rejestracja wszczęcia oraz zakończenia poszukiwania osoby, stanowiący załącznik nr 13 do zarządzenia;

11) KSIP Osoba 5 – rejestracja poszukiwania osoby zaginionej lub okoliczności ujawnienia NN osoby lub NN zwłok, stanowiący załącznik nr 14 do zarządzenia;

12) KSIP Postępowanie – rejestracja zakończenia, podjęcia, wznowienia lub zwrotu akt postępowania, stanowiący załącznik nr 15 do zarządzenia;

13) KSIP Postępowanie A – rejestracja do KSIP Postępowanie w zakresie informacji o zakończeniu postępowania, stanowiący załącznik nr 16 do zarządzenia;

14) KSIP Przestępstwa – rejestracja przestępstwa, stanowiący załącznik nr 17 do zarządzenia;

15) KSIP Przestępstwa A – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o osobach lub podmiotach pokrzywdzonych przestępstwem, stanowiący załącznik nr 18 do zarządzenia;

16) KSIP Przestępstwa B – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o śladach kryminalistycznych stanowiący załącznik nr 19 do zarządzenia;

17) KSIP Przestępstwa C – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o fałszywych środkach pieniężnych, stanowiący załącznik nr 20 do zarządzenia;

18) KSIP Przestępstwa D – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji przestępstwa, stanowiący załącznik nr 21 do zarządzenia;

19) KSIP Samobójstwa – rejestracja zgłoszenia zamachu lub zachowania samobójczego, stanowiący załącznik nr 22 do zarządzenia;

20) KSIP Tonięcia – rejestracja zgłoszenia wypadku tonięcia lub ratowania tonącego, stanowiący załącznik nr 23 do zarządzenia;

21) KSIP Podmiot – rejestracja procesowa podmiotu, notowania podmiotu, modyfikacja rejestracji oraz sprawdzenie podmiotu, stanowiący załącznik nr 24 do zarządzenia;

22) KSIP Rzecz 1 – rejestracja rzeczy, stanowiący załącznik nr 25 do zarządzenia;

23) KSIP Rzecz 2 – rejestracja dokumentu, stanowiący załącznik nr 26 do zarządzenia;

24) [65] KSIP Rzecz 3 – rejestracja pojazdu, części pojazdu oraz tablicy rejestracyjnej, stanowiący załącznik nr 27 do zarządzenia;

25) KSIP Rzecz 4 – rejestracja papierów wartościowych lub środków płatniczych, stanowiący załącznik nr 28 do zarządzenia;

26) KSIP Rzecz 5 – rejestracja banknotu, stanowiący załącznik nr 29 do zarządzenia;

27) KSIP Rzecz 6 – rejestracja kontenera, stanowiący załącznik nr 30 do zarządzenia;

28) KSIP Rzecz 7 – rejestracja statku wodnego, stanowiący załącznik nr 31 do zarządzenia;

29) KSIP Rzecz 8 – rejestracja silnika statku wodnego, stanowiący załącznik nr 32 do zarządzenia;

30) [66] KSIP Rzecz 9 – rejestracja statku powietrznego lub silnika statku powietrznego, stanowiący załącznik nr 33 do zarządzenia;

31) [67] KSIP Rzecz 10 – rejestracja urządzenia przemysłowego lub części urządzenia przemysłowego, stanowiący załącznik nr 34 do zarządzenia;

32) KSIP Rzecz 11 – rejestracja rachunku bankowego lub innego rachunku, stanowiący załącznik nr 35 do zarządzenia;

33) KSIP Rejestr wykroczeń 1 – rejestracja lub sprawdzenie sprawcy wykroczenia, stanowiący załącznik nr 36 do zarządzenia;

34) KSIP Rejestr wykroczeń 2 – rejestracja wykroczenia, stanowiący załącznik nr 37 do zarządzenia;

35) KSIP Osoba pokrzywdzona – rejestracja osoby pokrzywdzonej czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 38 do zarządzenia;

36) KSIP Podmiot pokrzywdzony – rejestracja podmiotu pokrzywdzonego czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 39 do zarządzenia;

37) KSIP Przekazanie (przejęcie) – rejestracja przekazania lub przejęcia innej rejestracji, stanowiący załącznik nr 40 do zarządzenia;

8. Formularze mogą być sporządzone w postaci papierowej lub elektronicznej.

9. Formularz sporządzony w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej wydrukowany i podpisany przez sporządzającego sprawdza i zatwierdza w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, bezpośredni przełożony policjanta lub pracownika Policji sporządzającego formularz.

10. Formularze określone odpowiednio w ust. 7 pkt 1 i 21 można wykorzystywać do sprawdzenia osoby lub podmiotu w zbiorach KSIP oraz w zbiorach PSI w toku realizacji innych czynności niż czynności operacyjno-rozpoznawczych i dla celów tych czynności.

11. Przy sprawdzeniu osoby lub podmiotu na formularzach określonych w ust. 7 pkt 1 i 21, należy wskazać zbiory danych KSIP lub zbiory PSI, których sprawdzenie ma dotyczyć. Na jednym formularzu można zlecić dokonanie sprawdzenia jednocześnie w zbiorach KSIP i PSI w zależności od decyzji w tym zakresie zlecającego sprawdzenie oraz z uwzględnieniem zakresu sprawdzeń uwarunkowanych powodami sprawdzeń i nadanymi uprawnieniami do przetwarzania informacji w KSIP oraz w PSI.

12. Udokumentowaniem zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdzeniem ich zarejestrowania w zbiorach danych KSIP lub potwierdzeniem wykonania innej operacji ich przetwarzania w systemach teleinformatycznych KSIP jest wydruk lub raport zawierający zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych informacji, formularz rejestracyjny z identyfikatorem określonego zbioru danych lub inna forma zapisu przetwarzanych informacji w postaci papierowej lub elektronicznej.

13. W przypadku dokonania rejestracji lub modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, w KSIP bez sporządzania formularza, rejestrujący lub modyfikujący sporządza wydruk, jako potwierdzenie dokonanej operacji przetwarzania oraz przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji. Bezpośredni przełożony, w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, sprawdza poprawność zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, oraz w przypadku akceptacji nanosi na wydruk adnotację o treści „Akceptuję”, zamieszcza datę, swój czytelny podpis i pieczęć. Wydruk z rejestracji lub modyfikacji informacji przetwarzanych w KSIP włącza się do akt kontrolnych sprawy bądź przechowuje w innym miejscu wskazanym przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Policji.

14. Sprawdzanie, analizowanie, typowanie lub weryfikowanie informacji, w tym danych osobowych, w systemach teleinformatycznych KSIP, które jest niezbędne dla realizacji czynności służbowych lub stanowi integralną część tych czynności, może być dokumentowane lub potwierdzane przez wykonanie i udokumentowanie tych operacji przetwarzania we właściwej formie i w sposób właściwy dla zrealizowanej czynności służbowej.

§ 42. 1. W zbiorach danych KSIP należy rejestrować informacje zgodnie z rodzajami oraz zakresem informacji określonym w rozdziałach 5-9, dokonując przyporządkowania informacji do właściwych zbiorów danych oraz zestawów informacji, a także dokonując rejestracji informacji we właściwej formie.

2. Rejestracji informacji w zbiorach danych KSIP można dokonywać bezpośrednio na podstawie dokumentów lub materiałów źródłowych, w tym zawartych w aktach postępowań lub czynności, zawierających informacje niezbędne do dokonania określonej formy rejestracji lub z wykorzystaniem formularzy rejestracyjnych. Przy rejestrowaniu informacji na formularzach rejestracyjnych korzysta się z informacji i opisów zawartych w wykazie.

3. Policjant lub pracownik Policji przetwarzający informacje w KSIP na zlecenie, w przypadku stwierdzenia oczywistych błędów pisarskich na formularzu rejestracyjnym, jest uprawniony do jego poprawienia. W przypadku wystąpienia innych błędów lub braków formalnych zwraca się formularz celem uzupełnienia do jednostki lub komórki organizacyjnej Policji przekazującej formularz do rejestracji.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki właściwe w sprawach rejestracji i realizacji zadań w zakresie wykonywania wszystkich lub poszczególnych operacji przetwarzania informacji w KSIP na zlecenie policjantów lub pracowników Policji nieposiadających bezpośredniego dostępu do systemów teleinformatycznych KSIP.

5. Modyfikowania informacji zawartych w już istniejącej w KSIP rejestracji dokonuje się poprzez zmianę lub uzupełnienie tej rejestracji niezwłocznie po zebraniu, uzyskaniu, pobraniu lub otrzymaniu niezbędnych informacji albo powzięciu istotnych informacji uzasadniających zmianę lub uzupełnienie informacji zawartych w KSIP, nie później jednak niż w terminach określonych dla rejestracji poszczególnych informacji w odpowiednich zbiorach danych KSIP.

6. Komendant BSWP w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o odroczeniu terminu rejestrowania w KSIP informacji uzyskanych przez podległych mu policjantów.

7. Określa się wzory formularzy wykorzystywanych do wykonywania operacji przetwarzania informacji w KSIP:

1) KSIP Osoba – rejestracja osoby lub sprawdzenie osoby, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia

2) KSIP Osoba A – rejestracja rysopisu, zdjęcia, daktyloskopowania lub pobrania danych DNA, stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia;

3) KSIP Osoba B – rejestracja dodatkowych informacji o adresach, numerach, dokumentach, pojazdach, rzeczach lub związkach osoby, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia;

4) KSIP Osoba C – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji osoby, stanowiący załącznik nr 7 do zarządzenia;

5) KSIP Osoba 1 – rejestracja procesowa osoby, stanowiący załącznik nr 8 do zarządzenia;

6) KSIP Osoba 1.1 – rejestracja do KSIP Osoba 1 w zakresie informacji o czynach osoby, stanowiący załącznik nr 9 do zarządzenia:

7) KSIP Osoba 1.2 – rejestracja zakończenia lub zawieszenia przez Policję oraz prokuraturę rejestracji procesowej osoby, stanowiący załącznik nr 10 do zarządzenia;

8) KSIP Osoba 2 – rejestracja środka zapobiegawczego lub karnego, nakazu lub zakazu, [17] stanowiący załącznik nr 11 do zarządzenia;

9) KSIP Osoba 3 – rejestracja notowania kryminalnego osoby lub sprawcy o nieustalonej tożsamości, stanowiący załącznik nr 12 do zarządzenia;

10) KSIP Osoba 4 – rejestracja wszczęcia oraz zakończenia poszukiwania osoby, stanowiący załącznik nr 13 do zarządzenia;

11) KSIP Osoba 5 – rejestracja poszukiwania osoby zaginionej lub okoliczności ujawnienia NN osoby lub NN zwłok, stanowiący załącznik nr 14 do zarządzenia;

12) KSIP Postępowanie – rejestracja zakończenia, podjęcia, wznowienia lub zwrotu akt postępowania, stanowiący załącznik nr 15 do zarządzenia;

13) KSIP Postępowanie A – rejestracja do KSIP Postępowanie w zakresie informacji o zakończeniu postępowania, stanowiący załącznik nr 16 do zarządzenia;

14) KSIP Przestępstwa – rejestracja przestępstwa, stanowiący załącznik nr 17 do zarządzenia;

15) KSIP Przestępstwa A – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o osobach lub podmiotach pokrzywdzonych przestępstwem, stanowiący załącznik nr 18 do zarządzenia;

16) KSIP Przestępstwa B – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o śladach kryminalistycznych stanowiący załącznik nr 19 do zarządzenia;

17) KSIP Przestępstwa C – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o fałszywych środkach pieniężnych, stanowiący załącznik nr 20 do zarządzenia;

18) KSIP Przestępstwa D – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji przestępstwa, stanowiący załącznik nr 21 do zarządzenia;

19) KSIP Samobójstwa – rejestracja zgłoszenia zamachu lub zachowania samobójczego, stanowiący załącznik nr 22 do zarządzenia;

20) KSIP Tonięcia – rejestracja zgłoszenia wypadku tonięcia lub ratowania tonącego, stanowiący załącznik nr 23 do zarządzenia;

21) KSIP Podmiot – rejestracja procesowa podmiotu, notowania podmiotu, modyfikacja rejestracji oraz sprawdzenie podmiotu, stanowiący załącznik nr 24 do zarządzenia;

22) KSIP Rzecz 1 – rejestracja rzeczy, stanowiący załącznik nr 25 do zarządzenia;

23) KSIP Rzecz 2 – rejestracja dokumentu, stanowiący załącznik nr 26 do zarządzenia;

24) KSIP Rzecz 3 – rejestracja pojazdu oraz tablicy rejestracyjnej, stanowiący załącznik nr 27 do zarządzenia;

25) KSIP Rzecz 4 – rejestracja papierów wartościowych lub środków płatniczych, stanowiący załącznik nr 28 do zarządzenia;

26) KSIP Rzecz 5 – rejestracja banknotu, stanowiący załącznik nr 29 do zarządzenia;

27) KSIP Rzecz 6 – rejestracja kontenera, stanowiący załącznik nr 30 do zarządzenia;

28) KSIP Rzecz 7 – rejestracja statku wodnego, stanowiący załącznik nr 31 do zarządzenia;

29) KSIP Rzecz 8 – rejestracja silnika statku wodnego, stanowiący załącznik nr 32 do zarządzenia;

30) KSIP Rzecz 9 – rejestracja statku powietrznego, stanowiący załącznik nr 33 do zarządzenia;

31) KSIP Rzecz 10 – rejestracja urządzenia przemysłowego, stanowiący załącznik nr 34 do zarządzenia;

32) KSIP Rzecz 11 – rejestracja rachunku bankowego lub innego rachunku, stanowiący załącznik nr 35 do zarządzenia;

33) KSIP Rejestr wykroczeń 1 – rejestracja lub sprawdzenie sprawcy wykroczenia, stanowiący załącznik nr 36 do zarządzenia;

34) KSIP Rejestr wykroczeń 2 – rejestracja wykroczenia, stanowiący załącznik nr 37 do zarządzenia;

35) KSIP Osoba pokrzywdzona – rejestracja osoby pokrzywdzonej czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 38 do zarządzenia;

36) KSIP Podmiot pokrzywdzony – rejestracja podmiotu pokrzywdzonego czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 39 do zarządzenia;

37) KSIP Przekazanie (przejęcie) – rejestracja przekazania lub przejęcia innej rejestracji, stanowiący załącznik nr 40 do zarządzenia;

8. Formularze mogą być sporządzone w postaci papierowej lub elektronicznej.

9. Formularz sporządzony w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej wydrukowany i podpisany przez sporządzającego sprawdza i zatwierdza w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, bezpośredni przełożony policjanta lub pracownika Policji sporządzającego formularz.

10. Formularze określone odpowiednio w ust. 7 pkt 1 i 21 można wykorzystywać do sprawdzenia osoby lub podmiotu w zbiorach KSIP oraz w zbiorach PSI w toku realizacji innych czynności niż czynności operacyjno-rozpoznawczych i dla celów tych czynności.

11. Przy sprawdzeniu osoby lub podmiotu na formularzach określonych w ust. 7 pkt 1 i 21, należy wskazać zbiory danych KSIP lub zbiory PSI, których sprawdzenie ma dotyczyć. Na jednym formularzu można zlecić dokonanie sprawdzenia jednocześnie w zbiorach KSIP i PSI w zależności od decyzji w tym zakresie zlecającego sprawdzenie oraz z uwzględnieniem zakresu sprawdzeń uwarunkowanych powodami sprawdzeń i nadanymi uprawnieniami do przetwarzania informacji w KSIP oraz w PSI.

12. Udokumentowaniem zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdzeniem ich zarejestrowania w zbiorach danych KSIP lub potwierdzeniem wykonania innej operacji ich przetwarzania w systemach teleinformatycznych KSIP jest wydruk lub raport zawierający zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych informacji, formularz rejestracyjny z identyfikatorem określonego zbioru danych lub inna forma zapisu przetwarzanych informacji w postaci papierowej lub elektronicznej.

13. W przypadku dokonania rejestracji lub modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, w KSIP bez sporządzania formularza, rejestrujący lub modyfikujący sporządza wydruk, jako potwierdzenie dokonanej operacji przetwarzania oraz przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji. Bezpośredni przełożony, w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, sprawdza poprawność zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, oraz w przypadku akceptacji nanosi na wydruk adnotację o treści „Akceptuję”, zamieszcza datę, swój czytelny podpis i pieczęć. Wydruk z rejestracji lub modyfikacji informacji przetwarzanych w KSIP włącza się do akt kontrolnych sprawy bądź przechowuje w innym miejscu wskazanym przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Policji.

14. Sprawdzanie, analizowanie, typowanie lub weryfikowanie informacji, w tym danych osobowych, w systemach teleinformatycznych KSIP, które jest niezbędne dla realizacji czynności służbowych lub stanowi integralną część tych czynności, może być dokumentowane lub potwierdzane przez wykonanie i udokumentowanie tych operacji przetwarzania we właściwej formie i w sposób właściwy dla zrealizowanej czynności służbowej.

§ 42. 1. W zbiorach danych KSIP należy rejestrować informacje zgodnie z rodzajami oraz zakresem informacji określonym w rozdziałach 5-9, dokonując przyporządkowania informacji do właściwych zbiorów danych oraz zestawów informacji, a także dokonując rejestracji informacji we właściwej formie.

2. Rejestracji informacji w zbiorach danych KSIP można dokonywać bezpośrednio na podstawie dokumentów lub materiałów źródłowych, w tym zawartych w aktach postępowań lub czynności, zawierających informacje niezbędne do dokonania określonej formy rejestracji lub z wykorzystaniem formularzy rejestracyjnych. Przy rejestrowaniu informacji na formularzach rejestracyjnych korzysta się z informacji i opisów zawartych w wykazie.

3. Policjant lub pracownik Policji przetwarzający informacje w KSIP na zlecenie, w przypadku stwierdzenia oczywistych błędów pisarskich na formularzu rejestracyjnym, jest uprawniony do jego poprawienia. W przypadku wystąpienia innych błędów lub braków formalnych zwraca się formularz celem uzupełnienia do jednostki lub komórki organizacyjnej Policji przekazującej formularz do rejestracji.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki właściwe w sprawach rejestracji i realizacji zadań w zakresie wykonywania wszystkich lub poszczególnych operacji przetwarzania informacji w KSIP na zlecenie policjantów lub pracowników Policji nieposiadających bezpośredniego dostępu do systemów teleinformatycznych KSIP.

5. Modyfikowania informacji zawartych w już istniejącej w KSIP rejestracji dokonuje się poprzez zmianę lub uzupełnienie tej rejestracji niezwłocznie po zebraniu, uzyskaniu, pobraniu lub otrzymaniu niezbędnych informacji albo powzięciu istotnych informacji uzasadniających zmianę lub uzupełnienie informacji zawartych w KSIP, nie później jednak niż w terminach określonych dla rejestracji poszczególnych informacji w odpowiednich zbiorach danych KSIP.

6. Komendant BSWP w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o odroczeniu terminu rejestrowania w KSIP informacji uzyskanych przez podległych mu policjantów.

7. Określa się wzory formularzy wykorzystywanych do wykonywania operacji przetwarzania informacji w KSIP:

1) KSIP Osoba – rejestracja osoby lub sprawdzenie osoby, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia

2) KSIP Osoba A – rejestracja rysopisu, zdjęcia, daktyloskopowania lub pobrania danych DNA, stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia;

3) KSIP Osoba B – rejestracja dodatkowych informacji o adresach, numerach, dokumentach, pojazdach, rzeczach lub związkach osoby, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia;

4) KSIP Osoba C – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji osoby, stanowiący załącznik nr 7 do zarządzenia;

5) KSIP Osoba 1 – rejestracja procesowa osoby, stanowiący załącznik nr 8 do zarządzenia;

6) KSIP Osoba 1.1 – rejestracja do KSIP Osoba 1 w zakresie informacji o czynach osoby, stanowiący załącznik nr 9 do zarządzenia:

7) KSIP Osoba 1.2 – rejestracja zakończenia lub zawieszenia przez Policję oraz prokuraturę rejestracji procesowej osoby, stanowiący załącznik nr 10 do zarządzenia;

8) KSIP Osoba 2 – rejestracja środka zapobiegawczego lub karnego, stanowiący załącznik nr 11 do zarządzenia;

9) KSIP Osoba 3 – rejestracja notowania kryminalnego osoby lub sprawcy o nieustalonej tożsamości, stanowiący załącznik nr 12 do zarządzenia;

10) KSIP Osoba 4 – rejestracja wszczęcia oraz zakończenia poszukiwania osoby, stanowiący załącznik nr 13 do zarządzenia;

11) KSIP Osoba 5 – rejestracja poszukiwania osoby zaginionej lub okoliczności ujawnienia NN osoby lub NN zwłok, stanowiący załącznik nr 14 do zarządzenia;

12) KSIP Postępowanie – rejestracja zakończenia, podjęcia, wznowienia lub zwrotu akt postępowania, stanowiący załącznik nr 15 do zarządzenia;

13) KSIP Postępowanie A – rejestracja do KSIP Postępowanie w zakresie informacji o zakończeniu postępowania, stanowiący załącznik nr 16 do zarządzenia;

14) KSIP Przestępstwa – rejestracja przestępstwa, stanowiący załącznik nr 17 do zarządzenia;

15) KSIP Przestępstwa A – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o osobach lub podmiotach pokrzywdzonych przestępstwem, stanowiący załącznik nr 18 do zarządzenia;

16) KSIP Przestępstwa B – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o śladach kryminalistycznych stanowiący załącznik nr 19 do zarządzenia;

17) KSIP Przestępstwa C – rejestracja do KSIP Przestępstwa w zakresie informacji o fałszywych środkach pieniężnych, stanowiący załącznik nr 20 do zarządzenia;

18) KSIP Przestępstwa D – rejestracja przekazania, przejęcia lub wyłączenia rejestracji przestępstwa, stanowiący załącznik nr 21 do zarządzenia;

19) KSIP Samobójstwa – rejestracja zgłoszenia zamachu lub zachowania samobójczego, stanowiący załącznik nr 22 do zarządzenia;

20) KSIP Tonięcia – rejestracja zgłoszenia wypadku tonięcia lub ratowania tonącego, stanowiący załącznik nr 23 do zarządzenia;

21) KSIP Podmiot – rejestracja procesowa podmiotu, notowania podmiotu, modyfikacja rejestracji oraz sprawdzenie podmiotu, stanowiący załącznik nr 24 do zarządzenia;

22) KSIP Rzecz 1 – rejestracja rzeczy, stanowiący załącznik nr 25 do zarządzenia;

23) KSIP Rzecz 2 – rejestracja dokumentu, stanowiący załącznik nr 26 do zarządzenia;

24) KSIP Rzecz 3 – rejestracja pojazdu oraz tablicy rejestracyjnej, stanowiący załącznik nr 27 do zarządzenia;

25) KSIP Rzecz 4 – rejestracja papierów wartościowych lub środków płatniczych, stanowiący załącznik nr 28 do zarządzenia;

26) KSIP Rzecz 5 – rejestracja banknotu, stanowiący załącznik nr 29 do zarządzenia;

27) KSIP Rzecz 6 – rejestracja kontenera, stanowiący załącznik nr 30 do zarządzenia;

28) KSIP Rzecz 7 – rejestracja statku wodnego, stanowiący załącznik nr 31 do zarządzenia;

29) KSIP Rzecz 8 – rejestracja silnika statku wodnego, stanowiący załącznik nr 32 do zarządzenia;

30) KSIP Rzecz 9 – rejestracja statku powietrznego, stanowiący załącznik nr 33 do zarządzenia;

31) KSIP Rzecz 10 – rejestracja urządzenia przemysłowego, stanowiący załącznik nr 34 do zarządzenia;

32) KSIP Rzecz 11 – rejestracja rachunku bankowego lub innego rachunku, stanowiący załącznik nr 35 do zarządzenia;

33) KSIP Rejestr wykroczeń 1 – rejestracja lub sprawdzenie sprawcy wykroczenia, stanowiący załącznik nr 36 do zarządzenia;

34) KSIP Rejestr wykroczeń 2 – rejestracja wykroczenia, stanowiący załącznik nr 37 do zarządzenia;

35) KSIP Osoba pokrzywdzona – rejestracja osoby pokrzywdzonej czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 38 do zarządzenia;

36) KSIP Podmiot pokrzywdzony – rejestracja podmiotu pokrzywdzonego czynem zabronionym, stanowiący załącznik nr 39 do zarządzenia;

37) KSIP Przekazanie (przejęcie) – rejestracja przekazania lub przejęcia innej rejestracji, stanowiący załącznik nr 40 do zarządzenia;

8. Formularze mogą być sporządzone w postaci papierowej lub elektronicznej.

9. Formularz sporządzony w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej wydrukowany i podpisany przez sporządzającego sprawdza i zatwierdza w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, bezpośredni przełożony policjanta lub pracownika Policji sporządzającego formularz.

10. Formularze określone odpowiednio w ust. 7 pkt 1 i 21 można wykorzystywać do sprawdzenia osoby lub podmiotu w zbiorach KSIP oraz w zbiorach PSI w toku realizacji innych czynności niż czynności operacyjno-rozpoznawczych i dla celów tych czynności.

11. Przy sprawdzeniu osoby lub podmiotu na formularzach określonych w ust. 7 pkt 1 i 21, należy wskazać zbiory danych KSIP lub zbiory PSI, których sprawdzenie ma dotyczyć. Na jednym formularzu można zlecić dokonanie sprawdzenia jednocześnie w zbiorach KSIP i PSI w zależności od decyzji w tym zakresie zlecającego sprawdzenie oraz z uwzględnieniem zakresu sprawdzeń uwarunkowanych powodami sprawdzeń i nadanymi uprawnieniami do przetwarzania informacji w KSIP oraz w PSI.

12. Udokumentowaniem zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdzeniem ich zarejestrowania w zbiorach danych KSIP lub potwierdzeniem wykonania innej operacji ich przetwarzania w systemach teleinformatycznych KSIP jest wydruk lub raport zawierający zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych informacji, formularz rejestracyjny z identyfikatorem określonego zbioru danych lub inna forma zapisu przetwarzanych informacji w postaci papierowej lub elektronicznej.

13. W przypadku dokonania rejestracji lub modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, w KSIP bez sporządzania formularza, rejestrujący lub modyfikujący sporządza wydruk, jako potwierdzenie dokonanej operacji przetwarzania oraz przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji. Bezpośredni przełożony, w ramach nadzoru oraz w zakresie, o którym mowa w § 8 ust. 3, sprawdza poprawność zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, oraz w przypadku akceptacji nanosi na wydruk adnotację o treści „Akceptuję”, zamieszcza datę, swój czytelny podpis i pieczęć. Wydruk z rejestracji lub modyfikacji informacji przetwarzanych w KSIP włącza się do akt kontrolnych sprawy bądź przechowuje w innym miejscu wskazanym przez kierownika danej jednostki organizacyjnej Policji.

14. Sprawdzanie, analizowanie, typowanie lub weryfikowanie informacji, w tym danych osobowych, w systemach teleinformatycznych KSIP, które jest niezbędne dla realizacji czynności służbowych lub stanowi integralną część tych czynności, może być dokumentowane lub potwierdzane przez wykonanie i udokumentowanie tych operacji przetwarzania we właściwej formie i w sposób właściwy dla zrealizowanej czynności służbowej.