Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa:

1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru Biura Spraw Wewnętrznych Policji, zwanego dalej „WZI BSWP", wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie WZI BSWP;

2) procedury przetwarzania informacji w WZI BSWP;

3) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień do przetwarzania informacji w WZI BSWP oraz osoby upoważnione do działania w tym zakresie w imieniu Komendanta Głównego Policji.

§ 2. Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) administrator informacji - osobę realizującą zadania związane z zapewnieniem bezpiecznej eksploatacji WZI BSWP, w zakresie funkcjonalnym oraz przetwarzanych informacji, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

2) administrator lokalny - osobę wykonującą czynności pomocniczo-nadzorcze związane z zapewnieniem prawidłowej obsługi stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

3) administrator techniczny - osobę wykonującą czynności techniczne związane z obsługą stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;

4) BOA - Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji „BOA";

5) BSWP - Biuro Spraw Wewnętrznych Policji;

6) CBŚP - Centralne Biuro Śledcze Policji;

6a) CBZC - Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości;

7) CLKP - Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji;

8) identyfikator WZI BSWP - niepowtarzalny numer nadawany automatycznie przez system teleinformatyczny WZI BSWP informacjom wprowadzanym;

9) komórka rejestrująca - komórkę organizacyjną BSWP, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, rejestrujący daną informację w WZI BSWP;

10) operacja przetwarzania informacji - przetwarzanie informacji w sposób i na zasadach określonych w art. 20 ust. 1-1d ustawy o Policji;

11) operator stanowiska dostępowego - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP w imieniu własnym lub na zlecenie innych osób upoważnionych w tym zakresie, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne" lub wyższą;

12) osoba upoważniona - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne" lub wyższą;

13) PBE - opracowane w Komendzie Głównej Policji „Procedury Bezpiecznej Eksploatacji System Niejawny Policji (SNP)";

14) (uchylony)

15) SWB - opracowany w Komendzie Głównej Policji dokument „Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa dla Systemu Niejawnego Policji (SNP)".

Rozdział 2

Zakres informacyjny i przeznaczenie WZI BSWP

§ 3. 1. W BSWP prowadzi się WZI BSWP obejmujący zakresem informacyjnym terytorium całego kraju, w którym przetwarza się informacje o:

1) przestępstwach ściganych z oskarżenia publicznego, co do których zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że zostały popełnione przez policjantów lub pracowników Policji lub z ich udziałem;

2) policjantach lub pracownikach Policji podejrzanych o popełnienie przestępstw, o których mowa w pkt 1;

3) czynnościach operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wykonywanych w związku z przestępstwami, o których mowa w pkt 1;

4) przedsięwzięciach zapobiegających popełnianiu przestępstw przez policjantów i pracowników Policji.

2. W WZI BSWP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 14 ust. 4 oraz art. 20 ust. 1-1d i 2b ustawy o Policji, w trybie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

3. Do przetwarzania informacji w WZI BSWP stosuje się system teleinformatyczny SNP akredytowany przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, dla którego zostało wydane świadectwo akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, w trybie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Szczegółowy sposób funkcjonowania tego systemu został opisany w dokumentacji bezpieczeństwa systemu SNP.

§ 4. 1. WZI BSWP prowadzi się w celu:

1) zwalczania przestępczości popełnianej przez policjantów i pracowników Policji, poprzez wykorzystywanie informacji w nim przetwarzanych do realizacji czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych;

2) podejmowania, między innymi na podstawie analizy statystycznej informacji w nim przetwarzanych, przedsięwzięć zapobiegających przestępczości w Policji.

2. Analizę statystyczną, o której mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzi się na polecenie Komendanta BSWP lub jego zastępcy albo na wniosek kierownika komórki organizacyjnej BSWP.

3. Zakres i formę analizy statystycznej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, określa Komendant BSWP.

Rozdział 3

Sposób administrowania WZI BSWP i udostępniania informacji w nim przetwarzanych

§ 5. 1. Komendant BSWP wykonuje czynności wchodzące w zakres funkcji administratora WZI BSWP.

2. Komendant BSWP i jego zastępcy:

1) zatwierdzają, w imieniu Komendanta Głównego Policji, wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP przez policjantów lub pracowników BSWP, którego wzór określa załącznik nr 11 do PBE;

2) udostępniają informacje z WZI BSWP podmiotom, osobom i organom, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP udostępniają informacje z WZI BSWP podmiotom, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 3, na zapytania skierowane do tych komórek, zgodnie z ich właściwością miejscową.

4. Komendant BSWP, jego zastępcy oraz kierownicy komórek organizacyjnych BSWP wyznaczają komisje do usunięcia informacji z WZI BSWP.

5. Komendant BSWP w drodze decyzji określi i wprowadzi do użytku służbowego formularze wykorzystywane do przetwarzania informacji w WZI BSWP.

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP występują do Komendanta BSWP o zatwierdzenie wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

2. Zatwierdzony wniosek przekazuje się dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP, zgodnie z trybem określonym w PBE.

3. W przypadku zmiany zakresu czynności służbowych realizowanych przez policjanta lub pracownika BSWP, upoważnionego do przetwarzania informacji w WZI BSWP, kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie sporządza wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

4. W razie zaistnienia okoliczności uzasadniających odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP, kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie kieruje do Komendanta BSWP stosowny wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1, w szczególności w przypadku:

1) zawieszenia policjanta BSWP w czynnościach służbowych;

2) zawieszenia pracownika BSWP w pełnieniu obowiązków albo zawieszenia stosunku pracy tego pracownika;

3) przeniesienia policjanta BSWP do innej jednostki organizacyjnej Policji;

4) zmiany warunków zatrudnienia pracownika BSWP, polegającej na świadczeniu pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji;

5) zwolnienia policjanta BSWP ze służby w Policji albo rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem BSWP.

§ 7. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji w zbiorze WZI BSWP wyznaczeni przez Komendanta BSWP administratorzy lokalni:

1) zapoznają policjantów lub pracowników BSWP z PBE;

2) prowadzą i aktualizują lokalną ewidencję operatorów, o której mowa w PBE;

3) udzielają merytorycznej pomocy policjantom lub pracownikom BSWP posiadającym dostęp do WZI BSWP.

§ 9. Nadzór nad jakością przetwarzania informacji w WZI BSWP, sprawowany przez administratora informacji, polega na:

1) stałej analizie wykonywanych operacji przetwarzanych informacji;

2) monitorowaniu poprawności dokonywanych rejestracji.

Rozdział 4

Wprowadzanie informacji do WZI BSWP

§ 10. 1. Policjant lub pracownik BSWP wykonujący czynności służbowe, podczas lub w związku z którymi zaistniały okoliczności uzasadniające rejestrację, zwany dalej „rejestrującym", wprowadza te informacje do WZI BSWP albo, w przypadku braku możliwości technicznych dokonania rejestracji osobiście, przekazuje odpowiednio wypełniony formularz rejestracyjny operatorowi stanowiska dostępowego.

2. Rejestrujący jest odpowiedzialny za poprawność rejestracji dokonanej osobiście oraz za poprawność wypełnienia formularza rejestracyjnego w przypadku rejestracji dokonanej za pośrednictwem operatora stanowiska dostępowego.

3. Operator stanowiska dostępowego jest odpowiedzialny za zgodność informacji wprowadzonych do zbioru WZI BSWP z informacjami zawartymi w otrzymanym formularzu rejestracyjnym.

4. Nadzór nad jakością i aktualnością informacji zawartych w formularzach rejestracyjnych i wprowadzonych do WZI BSWP sprawują bezpośredni przełożeni rejestrujących, niezależnie od nadzoru sprawowanego przez administratora informacji.

§ 11. 1. Rejestracji osoby lub sprawy w WZI BSWP dokonuje się na podstawie:

1) informacji uzyskanych przez BSWP w trakcie wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych;

2) informacji sporządzanych w jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych Policji w ramach rozpoznania przestępczości i przesyłanych do właściwych miejscowo wydziałów BSWP;

3) informacji uzyskanych z prokuratury w związku z czynnościami prowadzonymi wobec policjantów lub pracowników Policji.

2. Przed rejestracją osoby lub sprawy w WZI BSWP, rejestrujący lub operator stanowiska dostępowego jest obowiązany sprawdzić, czy w WZI BSWP znajduje się rejestracja dotycząca tej samej osoby lub sprawy.

3. Każdej rejestracji jest nadawany odrębny identyfikator WZI BSWP.

4. Dowodem dokonania rejestracji jest odpowiedni wydruk z WZI BSWP albo formularz lub dokument będący podstawą rejestracji z wpisanym identyfikatorem, o którym mowa w ust. 3.

5. (uchylony)

§ 12. 1. Informacje w WZI BSWP rejestruje się w ciągu 3 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających rejestrację, w szczególności od:

1) otrzymania przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o:

a) wydaniu przez prokuratora postanowienia o wszczęciu postępowania przygotowawczego zainicjowanego na wniosek BSWP lub na podstawie materiałów przekazanych przez BSWP do jednostki organizacyjnej prokuratury,

b) wydaniu przez prokuratora postanowienia o przedstawieniu zarzutów policjantowi lub pracownikowi Policji, przedstawieniu przez prokuratora zarzutu popełnienia przestępstwa przez policjanta lub pracownika Policji, przesłuchania policjanta lub pracownika Policji w charakterze podejrzanego, a w przypadku przeprowadzenia tych czynności przez funkcjonariusza BSWP - po ich wykonaniu;

2) sporządzenia protokołu zatrzymania policjanta lub pracownika Policji lub otrzymania przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o takim zatrzymaniu;

3) podjęcia czynności operacyjno-rozpoznawczych wobec policjanta lub pracownika Policji.

2. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub uzupełnienie dokonanej wcześniej rejestracji, rejestrujący po zebraniu niezbędnych danych, dokonuje w WZI BSWP uzupełnienia lub zmiany dotychczasowej rejestracji.

§ 13. Rejestracji sprawy lub osoby w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza lub innego dokumentu zawierającego dane niezbędne do rejestracji.

Rozdział 5

Sprawdzanie i koordynowanie informacji w WZI BSWP

§ 14. 1. Sprawdzenia informacji w WZI BSWP dokonuje się:

1) w sytuacji, o której mowa w § 11 ust. 2;

2) na zlecenie uprawnionych osób, organów i podmiotów, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.

2. Sprawdzenia w WZI BSWP informacji o osobie dokonuje się przed podjęciem oraz podczas wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wobec osoby lub z udziałem tej osoby.

§ 15. 1. Sprawdzeń w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiednich formularzy zapytań, określonych i wprowadzonych do użytku odrębną decyzją Komendanta BSWP.

2. Sprawdzeń w WZI BSWP może dokonać:

1) osoba upoważniona bezpośrednio ze stanowiska dostępowego;

2) operator stanowiska dostępowego wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego - na zlecenie osoby upoważnionej nieposiadającej technicznych możliwości sprawdzenia.

3. (uchylony)

§ 16. 1. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1, zlecają Komendantowi BSWP sprawdzenie osoby w WZI BSWP ustnie lub pisemnie, bądź przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza zapytania.

2. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2-7, w celu dokonania sprawdzenia w WZI BSWP przesyłają odpowiedni formularz lub pismo do Komendanta BSWP lub właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSWP.

3. Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust.1, otrzymują wyniki sprawdzenia osoby w WZI BSWP, w formie adnotacji umieszczonej na formularzu zapytania lub w formie odrębnego pisma albo w formie ustnej, w przypadku sprawdzenia na podstawie zlecenia ustnego.

§ 17. 1. Koordynowanie w WZI BSWP polega na:

1) monitorowaniu operacji przetwarzania danych w WZI BSWP dotyczących określonej osoby lub osób;

2) informowaniu komórek organizacyjnych BSWP prowadzących działania wobec określonej osoby lub osób, o dokonywanych w WZI BSWP operacjach przetwarzania informacji dotyczących tej osoby lub osób.

2. W wyniku koordynowania, o którym mowa w ust. 1, w WZI BSWP jest tworzona informacja koordynacyjna, zawierająca:

1) datę zlecenia sprawdzenia;

2) dane identyfikujące operatora stanowiska dostępowego dokonującego sprawdzenia w WZI BSWP;

3) identyfikator WZI BSWP nadany koordynowanej rejestracji;

4) zestaw kryteriów użyty w zapytaniu.

3. Informacja koordynacyjna jest dostarczana do właściwej komórki organizacyjnej BSWP, o której mowa w ust. 1 pkt 2.

4. Nie tworzy się informacji koordynacyjnej w przypadku gdy:

1) rejestracji oraz monitorowanej operacji przetwarzania danych dokonano w tej samej komórce organizacyjnej BSWP;

2) sprawdzenia w WZI BSWP dokonuje administrator informacji.

Rozdział 6

Weryfikowanie i usuwanie informacji z WZI BSWP

§ 18. 1. Weryfikacji informacji zgromadzonych w WZI BSWP dokonują kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, które zarejestrowały te informacje.

2. Weryfikacji i usuwania informacji z WZI BSWP dokonuje się poprzez ocenę przydatności przetwarzanych danych, mając na względzie następujące przesłanki:

1) rodzaj i charakter popełnionego czynu wyczerpującego znamiona przestępstwa;

2) rodzaj i charakter dobra chronionego prawem naruszonego popełnionym przestępstwem;

3) formy sprawstwa i umyślności popełnienia przestępstwa;

4) postaci zamiaru i skutki czynu, w tym rodzaj i rozmiar wyrządzonej lub grożącej szkody;

5) zagrożenie sankcją karną za popełnione przestępstwo;

6) liczbę popełnionych przestępstw;

7) czas, który upłynął od momentu wprowadzenia danych do zbioru danych do momentu dokonywania oceny;

8) inne zgromadzone informacje o osobie;

9) podstawy uzyskania, pobrania lub zgromadzenia danych oraz ich prawdziwość;

10) aktualność przesłanek legalności oraz niezbędności dalszego przetwarzania danych do wykonania zadań ustawowych Policji;

11) przedawnienie karalności czynu będącego podstawą zgromadzenia danych;

12) ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych do zbioru danych;

13) powzięcie przez funkcjonariusza BSWP wiarygodnej informacji, że:

a) czynu stanowiącego podstawę wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do WZI BSWP nie popełniono albo brak jest danych dostatecznie uzasadniających podejrzenie jego popełnienia,

b) zdarzenie lub okoliczność, w związku z którymi wprowadzono informacje, w tym dane osobowe, do WZI BSWP nie ma znamion czynu zabronionego,

c) osoba, której dane dotyczą, została uniewinniona prawomocnym wyrokiem sądu.

3. Oceny przydatności dokonuje się z wykorzystaniem informacji:

1) zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Policji, powiązanych z informacjami wytypowanymi do oceny;

2) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

4. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku administrator informacji przekazuje do weryfikacji właściwym kierownikom komórek organizacyjnych BSWP wykazy rejestracji dokonanych w WZI BSWP - nie później niż 10 lat od dnia wprowadzenia lub zgłoszenia informacji.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, w terminie do dnia 31 maja każdego roku, przekazują Komendantowi BSWP wyniki weryfikacji, ze wskazaniem ilości informacji, w tym danych osobowych, usuniętych z WZI BSWP.

6. W przypadku likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej BSWP, która zarejestrowała informacje w WZI BSWP, weryfikacji i usunięcia dokonuje komórka organizacyjna BSWP, będąca następcą prawnym komórki rejestrującej.

§ 19. 1. Informacje podlegające usunięciu usuwa się ze zbioru WZI BSWP w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych informacji.

2. Równocześnie z usunięciem informacji o osobie usuwa się z WZI BSWP informacje o przestępstwach, wprowadzone do zbioru danych w związku z rejestracją osoby.

3. Potwierdzeniem usunięcia informacji z WZI BSWP jest protokół usunięcia ze zbioru danych, sporządzony zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do decyzji.

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 20. Uprawnienia dostępu do WZI BSWP wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji zachowują ważność do czasu ich uchylenia.

§ 21. Dotychczasowy zbiór informacji utworzony na mocy decyzji nr 27 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 stycznia 2018 r. w sprawie zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Policji (Dz. Urz. KGP poz. 25) staje się zbiorem danych na podstawie przepisów niniejszej decyzji.

§ 22 . Decyzja wchodzi w życie z dniem 27 sierpnia 2019 r.¹⁾