Dokumentacja kadrowa w 2017 r. - jak ją prowadzić bez błędów

Wstęp

Zatrudniając przynajmniej jednego pracownika, pracodawca musi założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Niektóre dokumenty pracownicze powinny być sporządzane w określonej przepisami formie, inne pracodawca może stworzyć samodzielnie.

W niniejszym opracowaniu zostały omówione najważniejsze kwestie związane z prowadzeniem przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Książka uwzględnia najnowsze zmiany w przepisach, w wyniku których zmianie uległy niektóre dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników. Przedstawiamy m.in., jak wypełnić świadectwo pracy po zmianach od 1 stycznia 2017 r. Nie zabrakło też informacji o dokumentowaniu kwestii związanych z innymi aspektami zatrudnienia, np. zawieraniem umów o pracę, ewidencjonowaniem czasu pracy, odpowiedzialnością porządkową czy badaniami profilaktycznymi pracowników.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne, pozwala bowiem ustalić uprawnienia pracownicze pracowników. W przypadku sporu ze stosunku pracy brak właściwej dokumentacji jest okolicznością obciążającą pracodawcę.

Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji są naruszeniem praw pracowniczych. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Język polski w dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest co do zasady zobowiązany do tworzenia oraz gromadzenia wszelkiej dokumentacji pracowniczej w języku polskim.

Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby dokumenty pracownicze były jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim).

Natomiast umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, jeżeli: