Coraz droższe podróże to coraz większe skutki w podatku dochodowym i w składkach na ZUS

Pracownik pojechał w podróż służbową swoim prywatnym samochodem. Przejechał 400 km (w tym autostradą) i wydał na paliwo 360 zł. Było to więcej niż zwrot wynikający z tzw. kilometrówki, bo jeżeli przeliczyć obowiązującą stawkę za jeden kilometr (0,8358 zł) przez liczbę przejechanych kilometrów, to pracownikowi przysługiwałoby tylko 334,32 zł. Czy należy zwrócić pracownikowi całość wydatków na paliwo i opłaty za autostradę, czy tylko do wysokości 334,32 zł? Jeżeli całość, to czy różnica będzie opodatkowana i oskładkowana? Czy pracodawca może zaliczyć całość tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu?

TEMAT: Świadczenia z tytułu podróży służbowej

PROBLEM: Jakie są skutki wypłacenia pracownikowi należności przekraczającej limit określony w rozporządzeniu

Pracownikowi należy się pełen zwrot wydatków na paliwo, które poniósł w związku z podróżą służbową. Różnica pomiędzy kwotą faktycznie poniesionych wydatków a tzw. kilometrówką jest zarówno opodatkowana, jak i oskładkowana, chyba że pracownik odbył podróż samochodem elektrycznym. O zwrocie za przejazdy autostradą oraz o zaliczaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu piszemy dalej.

Zwrot pełny…

Obowiązek zwrotu pełnych kosztów podróży służbowej wynika z art. 775 par. 1 kodeksu pracy. Przepis ten mówi, że „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Oblicza się je zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie to stosuje się również - dla celów podatkowych i składkowych - do pracodawców spoza sfery budżetowej. Zgodnie z par. 3 ust. 4 tego aktu, jeżeli pracodawca zgodzi się na przejazd w podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) prywatnym, czyli należącym do pracownika, samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, to pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.