Korekta dokumentów zgłoszeniowych ZUS i konsekwencje w zakresie rozliczeń składkowych – część I

Płatnicy dość często korygują dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych. Powodem są błędy zarówno zidentyfikowane przez płatnika, jak i wynikłe podczas kontroli ZUS. Korekty dokumentów zgłoszeniowych co do zasady dokonuje się w programie Płatnik lub przez PUE ZUS (aplikacja e-płatnik). Niektórzy płatnicy mogą zrobić to w formie papierowej. Konsekwencją przeprowadzonej korekty są często zmiany w zakresie wynagrodzeń, zasiłków i podatków.

Korekty dokumentów zgłoszeniowych w formie elektronicznej w programie Płatnik co do zasady płatnik może dokonać nie tylko za okres ostatniego roku tak jak w przypadku dokumentów rozliczeniowych (dokumenty te są udostępniane automatycznie po wykonaniu aktualizacji danych płatnika bez potrzeby zamawiania kompletów rozliczeniowych), ale również za wcześniejsze okresy. Pięcioletni termin korygowania dokumentów ZUS (obowiązujący od 1 stycznia 2022 r.) dotyczy wyłącznie dokumentów rozliczeniowych.

1. Zasady dokonywania korekty dokumentacji ubezpieczeniowej

Uprawnienie do korekty dokumentów zgłoszeniowych (jak też rozliczeniowych) posiada ZUS i jest to korekta z urzędu. Natomiast płatnik składek ma obowiązek korygowania dokumentów w każdym przypadku, gdy nie jest to możliwe do przeprowadzenia przez organ rentowy, lub w wyniku zmiany okoliczności faktycznych, o której wiedzę ma zasadniczo tylko płatnik składek, np. niezgłoszenie zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego czy nienaliczenie składek ubezpieczeniowych od przychodów, w stosunku do których istnieje obowiązek ich oskładkowania.

W zakresie dokumentacji ubezpieczeniowej ZUS może:

• sporządzać z urzędu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące tę dokumentację,
• korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, określonych w ustawie systemowej,