Wyszukaj według identyfikatora
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
book

Książka

Dokumentacja kadrowa 2022. Zasady prowadzenia i przechowywania

KUP WYDANIE PAPIEROWE>>>

Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

1.1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r.

Ponadto 10 grudnia2018 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia2019 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Zmieniło ono zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej.

1.2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Na dokumentację pracowniczą składają się:

1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy:

a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia2019 r. zyskały czteroczęściowy kształt (do 31 grudnia2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawartość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Układ akt osobowych) - rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu) - ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej,

b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej);

2) dokumenty płacowe - imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno.

1.2.1. Akta osobowe w zmienionym kształcie

Pracodawca prowadzący od 1 stycznia2019 r. akta osobowe w wersji papierowej - tak jak przed tą datą - powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów - umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym.

Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być gromadzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i numerowane. Jeśli będą powiązane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery.

Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli będzie ono dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych celów niż te, dla których dane zostały przekazane przez pracowników.

W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji).

Tabela 1. Układ akt osobowych

Część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich

(art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12k.p.)

Część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

Część C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

Część D - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

1

2

3

4

Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części - według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumentacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko danych osobowych wymienionych w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych - wyłącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bardziej rygorystycznych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO)

Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy

Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę

Brak oficjalnego szczegółowego wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części

Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.)

Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy

Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę

Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)

Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych

Kopia wydanego świadectwa pracy

Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.),

Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

- z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 k.p.),

- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji

Potwierdzenie poinformowania pracownika:

- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291§ 4 k.p.),

- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),

- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.)

Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 k.p.)

Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201
§ 3 k.p.)

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.)

Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp

Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie

Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 k.p.)

Dokumenty związane z pod­noszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.)

Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego

Dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e k.p.)

Dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.)

Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 k.p.)

Dokumenty dotyczące udzie­lania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 k.p.)

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

- wstępnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.)

- okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.)

Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 k.p.)

Wniosek pracownika o po­informowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 k.p.)

Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w spra­wach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania

Dokumenty dotyczące wy­ko­nywania pracy w formie telepracy

1.2.2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Na dokumentację pracowniczą od 1 stycznia2019 r. - zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji - składają się także:

· dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy,

· dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

· karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz

· karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Do powyższej listy należy również dołączyć ewidencje, wykazy i rejestry, których obowiązek posiadania wynika z innych przepisów niż rozporządzenie o dokumentacji - patrz tabela 3.

Tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

Karta czasu pracy

Wnioski pracownika

Dokumenty różne

Zgoda

1

2

3

4

Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i za­kończenia pracy

O udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych

Związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.)

Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.)

Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej

W sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wie­ku do 14 lat (art. 188 k.p.)

Dotyczące uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu prze­ciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513k.p.)

Pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.)

Liczba godzin nadliczbowych

O ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.)

Dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

Dni wolne od pracy - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia

O stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)

Liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia

O stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.)

Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy

O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 k.p.)

Czas pracy pracow­nika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 k.p.)

Tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej

Ewidencje

Rejestry

Wykazy

1

2

3

Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924 ze zm.)

Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 k.p.)

Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych (art. 2001 § 3 k.p.)

Ewidencja pracowników młodocianych (art. 193 k.p.)

Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń
o takie choroby (art. 235 § 4 k.p.)

Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 k.p.)

Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy (art. 227 ust. 2 k.p. i § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy - Dz.U. Nr 33, poz. 166 ze zm.)

Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 4 k.p.)

Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych; pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy ww. pracach (art. 222 § 2 i art. 2221 § 2 k.p.)

Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych)

Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (art. 225
§ 2 k.p.)

Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 k.p.)

1.2.3. Przepisy przejściowe

Dokumentację pracowniczą zgodną z wprowadzonymi w 2019 r. przepisami pracodawca musi prowadzić dla osób, z którymi nawiązuje stosunki pracy od 1 stycznia2019 r. (§ 19 rozporządzenia o dokumentacji). W stosunku do dokumentacji osób pozostających w stosunkach pracy tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, również może, choć nie musi, zastosować nową strukturę (§ 21 rozporządzenia o dokumentacji). Ma bowiem prawo przechowywać te dokumenty (w tym karty ewidencji czasu pracy) w kształcie zgodnym z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji. Jednak dokumenty gromadzone od 1 stycznia2019 r. musi utrzymywać już w porządku przewidzianym nowym rozporządzeniem (§ 20 rozporządzenia o dokumentacji).

UWAGA! Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później.

1.3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana

Od 1 stycznia2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 948 § 1 k.p.). Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia2019 r. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty

Jeśli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).

Odwzorowanie cyfrowe (także skan) musi spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia o dokumentacji. Chodzi o rozdzielczość ­e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną ilość bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego), przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku wszystkich zgromadzonych e-dokumentów.

PRZYKŁAD 1

Do końca 2021 r. pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) - jej zdigitalizowaną wersję. Od 1 stycznia2022 r. zdecydował o pozostaniu wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, musi - po pierwsze - sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu osobowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi przygotować skan (lub inną formę odwzorowania cyfrowego) każdego brakującego dokumentu. Jeśli w przyszłości chciałby powrócić do wersji papierowej, jego obowiązkiem będzie dokonanie wydruku każdego e-dokumentu znajdującego się w dokumentacji obecnych i byłych pracowników.

Krok. 2. Podpisz przygotowane e-dokumenty lub wydruki

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba musi następnie opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 k.p.). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma bowiem moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej: eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

W razie przechodzenia z cyfrowego na papierowy wariant dokumentacji pracowniczej przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Krok 3. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty, a byłym pracownikom wysyła ją na papierze albo elektronicznie, przy czym w tym przypadku treść zawiadomienia powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. W każdym przypadku powinien uzyskać pokwitowanie odbierającego (§ 15 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji).

Pracodawca ma doręczyć informację lub zawiadomienie osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). W razie niemożności doręczenia przesyłki przez operatora zadziała zasada podwójnego awizowania. Oznacza to, że najpierw operator pozostawi wiadomość o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Natomiast gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta w tym terminie, wówczas operator zostawia drugie awizo z terminem odbioru nie dłuższym niż 14 dni od pozostawienia pierwszej wiadomości. Z upływem ostatniego dnia tego terminu pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną, a informację albo zawiadomienie włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 ust. 3-5 rozporządzenia o dokumentacji).

Powyższe zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej zostały zawieszone od 18 kwietnia2020 r. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie pandemii COVID-19 nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu.

Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

infoRgrafika

Krok 4. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, którzy udokumentują swoje uprawnienie do odbioru, tj.:

· dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,

· przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

· małżonka (wdowy i wdowca),

· rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma następować osobiście i za pokwitowaniem - w formie, w jakiej była przechowywana (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). W ten sam sposób powinna być odbierana e-dokumentacja, którą pracodawca wydaje na nośniku danych, wcześniej uporządkowana zgodnie z wymogami dotyczącymi przenoszenia danych między systemami teleinformatycznymi określonymi w rozdziale 4 rozporządzenia o dokumentacji. Jeśli natomiast pracodawca będzie wydawał e-dokumentację za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw jednoznacznie zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

PRZYKŁAD 2

Pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale od 1 stycznia2022 r. zdecydował się wyłącznie na wersję cyfrową. W związku z tym wysłał do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika informacje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci do 31 stycznia2022 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji, będzie musiał wydać dokumenty w takiej formie, w jakiej je przechowywał. Upływ terminu wydania dokumentacji w konkretnym przypadku zależy od terminu doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji.

Krok 5. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli dokumentacja pracownicza w poprzedniej formie nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 k.p.).

PRZYKŁAD 3

Kontynuując poprzedni przykład - pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wersję dokumentacji pracowniczej nawet w dzień po upływie terminu dla danego obecnego lub byłego pracownika. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów, nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby pracodawca wydał je tej osobie.

1.4. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Artykuł 94 pkt 9b k.p. określa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie:

· poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych,

· integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad,

· kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej,

· dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego,

w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej.

1.4.1. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej

Jeśli pracodawca prowadzi od 1 stycznia2019 r. dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji). Takie zasady należy stosować do dokumentacji wszystkich pracowników aktualnie pozostających w stosunkach pracy, a wobec byłych pracowników należało je wdrożyć najdalej do 1 stycznia2020 r. (§ 22 rozporządzenia o dokumentacji).

1.4.2. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Gdy pracodawca zdecydował od 1 stycznia2019 r. o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni:

· zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,

· integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),

· stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,

· skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,

· wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,

· funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 ...

okładka
Zobacz także
close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00