Dokumentacja kadrowa 2022. Zasady prowadzenia i przechowywania

Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

1.1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r.

Ponadto 10 grudnia2018 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia2019 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Zmieniło ono zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej.

1.2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Na dokumentację pracowniczą składają się:

1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy:

a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia2019 r. zyskały czteroczęściowy kształt (do 31 grudnia2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawartość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Układ akt osobowych) - rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu) - ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej,

b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej);